Jakie Twoje umiejętności są dla Twojego szefa kluczowe? Co jest dla niego ważne? Co ceni w Tobie i Twojej pracy? Znasz odpowiedzi na te pytania? We współpracy pomiędzy Tobą a szefem chodzi przede wszystkim o synergię, zrozumienie i partnerstwo. A to duże uproszczenie, bo na te trzy czynniki składa się jeszcze wiele wątków pobocznych. Wszystkie tak samo ważne i nie należy ich bagatelizować. Zresztą sama możesz sprawdzić. Zebrałam je wszystkie dla Ciebie.

 

Tylko jeszcze jedno małe ćwiczenie zanim…

 

z czymkolwiek się zgodzisz lub nie, najpierw zobrazuj sobie swojego szefa. W marketingu stosuje się ćwiczenie, mające na celu stworzenie sobie avatara klienta. Możesz je również wykorzystać do stworzenia sobie avatara szefa. Po co? By bardziej zobrazować sobie swojego przyszłego, potencjalnego szefa, z którym chciałabyś pracować.

 

A jeśli masz już swojego szefa, bo już pracujesz to na pewno mówiąc słowo szef, masz już przed oczami jego twarz, mimikę, zachowanie. Na pewno pojawiają się także jakieś emocje. Nawet nie pytam czy są pozytywne czy negatywne. Aż boję się przeprowadzać jakiekolwiek badanie. Kiedyś zapytałam o to na grupie Biurowych Rewolucjonistek i odpowiedzi były niestety mieszane.

 

Niezależnie jednak, czy ten wspomniany szef jest dobry czy zły to chodzi mi oto, byś ustaliła przede wszystkim, że jest człowiekiem. Pewnie kącik ust podniósł Ci się lekko ze śmiechu. Ulka, ja to wiem, przestań bełkotać. 😉

 

Moim celem jest byś zaakceptowała, że tak jak ja, Ty, także Twój szef ma swoje uczucia, emocje i nawet gorsze dni.

 

Mimo, że syndrom „miesiąca” u niego nie występuje. On tak samo może mieć czasem wszystkiego dosyć. Takie urealnienie osoby szefa zdecydowanie ułatwi Ci analizę wszystkich tych elementów, o których będę pisać dalej. Pozwoli Ci to także na lepsze otwarcie się niego, a przede wszystkim Twoje otwarcie się na waszą wzajemną współpracę. A idąc dalej, wdrożenie tych wszystkich rzeczy, o których piszę niżej, z jeszcze lepszym efektem.

 

Często, to my same jesteśmy tak potwornie zablokowane na osobę szefa, że nie potrafimy wyjść poza własne przekonania, emocje czy nawet ocenę jego samego. Wiąże się to z naszymi poprzednimi doświadczeniami, historiami czytanymi w internecie czy choćby naszą własną frustracją na pracę.

 

Może Cię dziwić takie moje podejście do tego tematu. Możesz się nawet z nim nie zgadzać. Ale myślę sobie, że moja próba namówienia Cię na taką małą zmianę w podejściu ma wymiar znaczący. Zwłaszcza, że dziś kiedy ten artykuł ma swoją publikację, jest:

 

  • Wiedziałaś, że w ogóle taki dzień istnieje?
  • Powiedziałaś dziś, jakieś miłe słowo swojemu szefowi?
  • Potrafisz wymienić choć, jedną rzecz, za którą cenisz swojego szefa? Nawet, jeśli nie do końca się z nim zgadzasz.

 

Dobrze. Myślę, że zostawię te refleksje do tzw. przetrawienia dla Ciebie samej. Oczywiście zrobisz z tym co będziesz chciała.

 

To co cenią szefowie?

 

Przygotowałam dla Ciebie spis 10 rzeczy, które szefowie cenią sobie w administratorkach biura, niezależnie czy nazwiemy je asystentki, sekretarki czy office manager. Są to rzeczy, umiejętności i podejście, które jest dla nich szczególnie ważne ze względu na łączącą szefa i asystentkę odpowiedzialność za budowanie firmy. W tym procesie uczestniczą oboje. On głowa, ona szyja. Dwie połączone ze sobą połówki organizacyjne firmy.

 

1. TERMINOWOŚĆ.

Zostałaś zatrudniona w administracji, by być prawą ręką swojego szefa. W zakresie obowiązków masz rozpisane, czym się zajmujesz i wiesz na kiedy powinny być dostarczane. Bomba. Choć z rozmów z Biurowymi Rewolucjonistkami, wiem, że idealność tego obrazu bywa często zaburzona. Bo rozpiski zadań nie posiadacie, najczęściej z własnego niedopilnowania. Cóż mogę rzec, pretensje należy mieć do siebie.

Biorąc na siebie wykonanie zadań niejako zobowiązujesz się, że wykonasz je w terminie, który wyznaczył Ci szef lub sama zadeklarowałaś, że je zrobisz. Terminowość jest miarą Ciebie, jako pracownika i osoby, która rzetelnie dotrzymuje słowa. Szef chce mieć pewność, że zlecone zadanie będzie na czas, bo na to się umówiliście. Proste.

 

2. ZAUFANIE.

Sama pewnie już dostrzegasz, że wspomniana w pierwszym punkcie terminowość łączy się samoistnie z zaufaniem. Nie zrealizowane w konkretnej dacie zadanie jest oznaką, że szef nie może na Ciebie liczyć. A jak nie może liczyć to przestaje Ci ufać.

Oczywiście zaufanie buduje się na różnych poziomach. Ale w przypadku tego stanowiska, to czy wykonujesz swoją pracę należycie czy nie, jest jego największym znakiem rozpoznawczym.

Zaufanie w relacji szef – asystentka ma także odbicie w całej palecie biurowego savoir vivre, z którym polecam Ci się zapoznać. Plotkowanie, nie dotrzymywanie słowa, zdradzanie tajemnic czy kłamanie to elementy wpływające na ocenę Ciebie przez szefa. Być może bagatelizujesz to, bo swojego szefa nie lubisz. A może właśnie nie zdajesz sobie sprawy, jak te wszystkie kwestie przekładają się na choćby Twoją podwyżkę czy awans. A mając zaufanie swojego szefa możesz tak wiele osiągnąć.

 

3. PRZEWIDYWALNOŚĆ.

Oj, jakże szefowie nie lubią być zaskakiwani przez swoje asystentki. Oczywiście pozytywnie, zawsze! Jeśli jednak zaskoczenie jest wynikiem zawodu na nieterminowe wykonanie zadania lub gdy szef złapie cię na obgadywaniu go, to już nie jest mu do śmiechu.

Szefowie z założenia lubią trzymać rękę na pulsie i mieć rzeczy pod kontrolą. Odpowiadają za firmę i nie należy mieć im tego za złe. Dlatego właśnie wolą znać swoich pracowników. Wiedzą, że odpowiedzialność, która na nich spoczywa zobowiązuje ich do znania swoich pracowników. A znajomość swojego pracownika to nic innego, jak umiejętność przewidywania, jak zachowa się w sytuacjach zawodowych. W tych codziennych, za które odpowiada. Warto zatem nie robić niespodzianek, które mogą przełożyć się na jego „atak serca”.

 

4. BEZPIECZEŃSTWO.

W swojej pracy często masz dostęp do danych, informacji, do których zwykły pracownik nie ma. Logiczna sprawa, myślę, że dla Ciebie nie wymagająca zbyt dużego tłumaczenia. Jednak czy masz świadomość, jaka na Tobie spoczywa odpowiedzialność? Często najtrudniej zdać sobie sprawę z rzeczy prostych. Twój przełożony chciałby spać spokojnie wiedząc, że wszystko to, do czego dał Ci dostęp nie wypłynie na zewnątrz i do tego nie zostanie użyte przeciwko jemu czy firmie. To oczywiście skrajny przypadek. Ale jak potwierdzają doniesienia, bardzo realny.

Z jednej strony mamy dostęp do wszystkiego co tajne. Z drugiej jednak nie zapala nam się lampka, że trzeba tego podwójnie chronić i odpowiadać za to. Pokaż szefowi, że może Ci nie tylko zaufać, ale także może czuć się bezpiecznie dając Ci wgląd do materiałów, danych i sekretów typu tajne przez poufne.

 

5. ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW.

Ostatnio na szkoleniu usłyszałam poradę, że dobrze jest angażować szefa w każdą sprawę. Usłyszałam to od pani uczącej marketingu, która nigdy nie miała do czynienia z zarządzaniem administracją. I wcale nie musi mieć. Jednak zezłościł mnie fakt, że uczy tego kobiety, które chcą być liderkami. A to bujda na resorach!

Po pierwsze w administracji szef zatrudnia sobie asystentkę po to, by ona zdjęła z niego wszystko to co:

  • czego on nie lubi,
  • czym nie chce się zajmować
  • i na co po prostu nie ma czasu.

Dlatego szef nie chce zawracania mu …… 😉 głupotami i każdą nawet najdrobniejszą sprawą.

Po drugie w administracji szef ceni sobie samodzielność. On uwielbia, gdy rzeczy dzieją się poza jego plecami i nie musi temu poświęcać swojej uwagi. Czuje się wtedy bezpiecznie, że pani asystentka załatwi to, jeszcze zanim on zdąży o tym pomyśleć.

Dlatego wspomniana wyżej Pani od marketingu może i ma rację, że warto angażować szefa w zadania. Ale nie zgodzę się, że w każde!

 

6. SZCZEROŚĆ.

Czy wiesz, że według badania PARP, aż 59% szefów w Polsce docenia korzyść z tego, że pracownik polemizuje z jego pomysłami i decyzjami?

Ha, pewnie nie sądziłaś, że to aż taki duży procent. Szczerze to sama myślałam, że to będzie około 25-30%. Miło się zdziwiłam. Choć sama cenię w ludziach szczerość, nawet gdy im się coś nie podoba, to z moich osobistych doświadczeń wiem, że ludzie mają problem ze szczerością innych.

Jednak pomijając własne subiektywne wrażenia, warto być szczerą wobec szefa i mówić mu wprost (choć dobrze dobranymi słowami) co sądzisz o sytuacji, zadaniu czy innych współpracownikach. To buduje nie tylko zaufanie, o którym pisałam już wcześniej. Ale tworzy wartość nie liczoną w procentach. Czyli szef jeszcze chętniej będzie chciał poznać Twoją opinię w wybranym temacie. Wręcz sam będzie o nią zabiegał, bo wie, że będzie mógł liczyć nie na lizusostwo, tylko uczciwą opinię.

Nie mogę też nie wspomnieć w tym przypadku o umiejętności przyznawania się do błędu. Ideałów nie ma, a błędy zdarzają się każdemu. O tych błędach możesz też przeczytać w artykule o 10 błędach sekretarek. Na pewno znajdziesz w nim jakiś przykład do analizy dla siebie 😉

 

7. WSPÓŁPRACA.

Często namawiam cię do analizy, bo uważam, że to bardzo dobrze narzędzie do pracy. Może i po przeczytaniu tego punktu zastanowisz się, jak Ty współpracujesz. Potrafisz tak zanalizować sama siebie? To nie lada wyczyn. Taka umiejętność popatrzenia na siebie z boku. Dla mnie to wręcz niesamowity talent. Niestety nadal mało jest ludzi, którzy to potrafią.

Jak jednak to odnieść w kontekście współpracy z szefem? O elementach tej współpracy miałaś już okazję przeczytać we wcześniejszych punktach. Widzisz już pewnie sama ogrom zależności między nimi. Jednak szef ceni w Tobie nie tylko tę współpracę z nim, bo z nim z pewnością będziesz starać się współpracować, głównie dlatego, że jest twoim szefem. Nie czarujmy się, od tego zależy Twoje wynagrodzenie.

Ważne jest także to, jak budujesz relację z pozostałymi ludźmi i oczywiście z klientami. Pytałaś kiedyś (to apropos analizy siebie), jak oceniają Cię inni. Typową reakcją jest teraz szyderczy uśmieszek w kąciku ust i myśl, ale głupia ta Ula. Ja mam pytać innych..

Twój szef na pewno zapyta! I do tego wyciągnie sobie wnioski, które z pewnością usłyszysz, gdy będziesz zabiegać o awans lub podwyżkę. Wystarczająco Cię przekonałam do chęci współpracy z innymi?

 

8. ZAANGAŻOWANIE.

Znów zacznę akapit badaniami. Czy wiesz, że według badania przeprowadzonego przez Instytut Gallupa w 142 krajach, zaledwie 13% pracowników jest zaangażowanych w pracę?

Mnie ten wynik przeraża. Może dlatego, że ja zawsze, ale to zawsze (i nie boję się użyć tego słowa), nawet kiedy z szefem mi było mentalnie nie po drodze to dawałam z siebie więcej niż musiałam. Ten wynik świadczy o tym, że ludzie nie przykładają do swojej pracy większej wagi i pracują z myślą: „zrobię swoje i wychodzę, po co się wysilać”.  Nie potrafię tego zrozumieć.

Ciebie namawiam do porzucenia tego podejścia. Szefowie, a przynajmniej te wspomniane wcześniej 59% szefów w Polsce chce pracowników zaangażowanych i dzięki stosowanej przez nich polityce otwartych drzwi, motywują pracowników do takiego właśnie działania. Wykorzystaj to. Być może Twoim kontrargumentem jest teraz: mój szef i tak tego nie doceni. Zastanów się zatem, czy Ty doceniasz samą siebie wiedząc, że robisz wszystko, co trzeba i jak trzeba. A przecież pracujesz dla siebie, prawda?

 

9. UŚMIECH I BŁYSK W OKU.

Tę cechę lubię chyba najbardziej. Ostatnio współpracowałam z firmą, w której szef bardzo lubi swoją specjalistkę ds. administracji. Wręcz jest w nią zapatrzony (bez podtekstów proszę!). Współpracują już ze sobą ponad 3 lata i na moje pytanie: co takiego fajnego jest w Kasi (imię celowo zmieniłam), odpowiada: ten błysk w oku do działania i uśmiech na każdy mój pomysł. Nawet, jeśli coś jej nie pasuje.

Rozumiesz już teraz, dlaczego to wszystko ma takie znaczenie? Dlaczego ja tyle czasu poświęcam, by przekonać Cię na docenianie swojej pracy, na działanie i budowanie wizerunku?

Gdy spotkasz takiego właśnie szefa, jak Kasia, zatopisz się w jego łaskach, a wasza współpraca wzniesie się ponad poziomy. Ludzie, którym błyszczą oczy lub/i uśmiechają się, gdy opowiadają o tym co robią osiągają znacznie więcej niż przeciętny czy statystyczny człowiek. Popatrz na tych z pierwszych stron gazet, jeśli mnie nie wierzysz.

 

10. ROZWÓJ.

Wiesz co, mówców motywacyjnych mówiących o rozwoju jest w chwili obecnej pod dostatkiem. Właściwie możesz wybrać sobie takiego, jaki najbardziej Ci pasuje. Do wyboru, do koloru. O rozwoju powstało wiele książek i sama czytam obecnie jedną z nich: Obudź  w sobie olbrzyma Anthony Robbinsa.

O wnioskach z niej trudno mi tu pisać jeszcze cokolwiek, ale wiesz mam jedną nasuwającą się myśl. Szukaj w każdej rzeczy, którą robisz czegoś co przybliża Cię do rozwijania własnych umiejętności. Jak to się przekłada na docenienie Twojej osoby przez szefa?

Bardzo prosto. Każdy szef poza tym, że chce mieć uczciwą, zaufaną i zaangażowaną administratorkę biura. To chce także, by szukała pola do zmian w każdym obszarze, na każdym kroku, także na swoim stanowisku. Choć pojawia się tu druga strona medalu. Strach u szefa. Dotyczy on tego, czy firma zapewni jej ten rozwój w sposób zadowalający, a jeśli nie to czy dziewczyna nie odejdzie. To akurat wątek poboczny. Nadal duma z posiadania takiej pracownicy jest tym bardziej większa i referencje dla Ciebie będą wyglądały jeszcze lepiej 😉

 

 

 

 

Nie wiem, jak Tobie się czytało ten artykuł, ale mnie pisało się go z dużą przyjemnością. Pisząc materiały dla Ciebie, mam poczucie, że piszę je także dla siebie. Bo ja, jako szef teraz, powinnam stale szukać i przypominać sobie o wartościach, jakie chcę przekazać teraz swojemu zespołowi. Czy mi się to uda? Czas i zespół to pokaże. Ale jedno czego jestem pewna to, że podejmę rękawice i pokażę zespołowi, że warto szukać obszarów wzajemnego docenienia. To działa w obie strony, pamiętaj.

 

A Ty bierzesz rękawice czy rzucasz je w kąt?

 

 

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Szkolenie Organizacja, optymalizacja pracy i pewność siebie