Czy praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem?

utworzone przez | Maj 5, 2020 | Organizacja Pracy | 2 Komentarze

W wielu firmach praca zdalna jest dziś koniecznością. Nie oznacza to jednak, że tego rodzaju rozwiązanie wymyślono dopiero teraz, choć faktycznie jego skala jest większa niż kiedykolwiek. Czy ta popularyzacja sprawia zatem, że praca w trybie home office jest powszechnie docenianym lekiem na całe zło, przyjmowanym zupełnie bezkrytycznie? Czy ma szansę zostać z nami na dłużej, szczególnie w organizacjach, które dopiero teraz ją poznały? Myślę, że za wcześnie na takie oceny, jednak już teraz można zauważyć kilka interesujących prawidłowości, czekających tylko na poskromienie towarzyszącego im chaosu. Czego mogą one dokładnie dotyczyć? Przekonajmy się!

 

Kilka słów o zaletach pracy zdalnej

 

Chciałabym na moment przenieść się z Tobą do niedalekiej przeszłości, nawet jeśli wydaje Ci się teraz dość odległa. Nikt nie wpadł wtedy (o dziwo) na pomysł pracy zdalnej, ponieważ taka jej forma istniała zdecydowanie wcześniej. W ostatnim czasie jednak mocno narastały głosy wskazujące na niezaprzeczalne zalety oraz możliwości, które stwarza home office. Zarówno dla szeregowego pracownika, jak i całej organizacji, która zdecydowała się wdrożyć to rozwiązanie, chociażby częściowo. Przyjrzyjmy się im zatem bliżej.

Jedną z pierwszych i niezaprzeczalnych zalet, wynikających z pracy zdalnej jest możliwość pracy w dowolnym miejscu. W obecnej sytuacji będzie to raczej oznaczało trudną sztukę wyboru między biurkiem, kanapą w salonie czy ukwieconym tarasem. Aktualną rzeczywistość trzeba oczywiście rozpatrywać w kategoriach rozwiązań tymczasowych, co nie zmienia faktu, że decyzja o lokalizacji pozostaje po Twojej stronie. To znaczne udogodnienie 😊

Dużą dozą elastyczności obdarowuje Cię praca zdalna również w kontekście samego czasu pracy. W wielu przypadkach nie musisz pracować w określonych godzinach, a jedynie dostarczać poszczególne zadania na czas. Można ją wtedy łatwo pogodzić z innymi obowiązkami czy dodatkowymi zajęciami, które (pracując w biurze) były wcześniej zaniedbywane.

 

Organizacja czasu w trakcie pracy zdalnej to podstawa

 

Z czasem wiąże się jeszcze jedna kwestia, przemawiająca na korzyść pracy w trybie home office. Pozwala on bowiem poczynić ogromne oszczędności w tym zakresie! Nie tracisz go przecież na codzienne dojazdy do pracy (nie wspominając o staniu w korkach).

Przytoczone argumenty są być może nieco przerysowane, jednak doskonale oddają powszechnie panujące przekonania na temat pracy zdalnej. Jeśli dołożyć jeszcze do tego wyniki ciekawego eksperymentu, który przeprowadziło jedno z najbardziej rozpoznawalnych przedsiębiorstw na świecie, to otrzymamy jednoznaczne potwierdzenie postulatów zredukowania czasu pracy.

W sierpniu ubiegłego roku, japoński oddział Microsoftu wprowadził czterodniowy dzień pracy, przyznając wszystkim pełnoetatowym pracownikom wolne piątki. Jednocześnie zachowali oni dotychczasowe wynagrodzenie. Co się wtedy okazało? Otóż zwiększenie przychodu na pracownika wzrosło aż o 40%, w porównaniu do analogicznego okresu w ubiegłym roku. Nie powinien Cię zdziwić również fakt, że aż 92% uczestników tego testu wyraziło zadowolenie z wprowadzonego tymczasowo rozwiązania. Jak widzisz, znacząco podniosło ono efektywność pracowników, co pozwala zakładać, że mogłoby się sprawdzić również w innych firmach. W Polsce jednak nikt nie podjął się takiego eksperymentu 😊

 

Oczywisty sceptycyzm

 

W tym miejscu mogłabym poddać pod wątpliwość wcześniejsze rozważania, nie ignorując oczywiście siły ich argumentacji, z którą trudno się nie zgodzić. Dlatego też wtrącę tylko maleńkie „ale”, które być może wywróci Twoją perspektywę do góry nogami. Albo chociaż da Ci nieco szerszy ogląd na rzeczywistość pracy zdalnej, daleką od ideału. Otóż nie jest ona rozwiązaniem dla wszystkich. Dlaczego o tym mówię? Rzecz jasna nie po to, żeby pozbywać Cię złudzeń, ponieważ pewne wnioski najlepiej wyciąga się w oparciu o własne doświadczenia, o czym sama nie raz się przekonałam. Tak więc uświadomienie sobie realnego obrazu sytuacji, pozwala w dużej mierze przejąć kontrolę nad tym, co dzieje się wokół Ciebie. W końcu praca w trybie home office nie jest taką sielanką, za jaką próbuje uchodzić. Przyszedł czas, żeby ją zdemaskować i poświęcić nieco uwagi pułapkom, które czyhają tuż za rogiem.

 

Różnice indywidualne

 

Okazuje się m.in., że typ Twojej osobowości determinuje fakt, czy poradzisz sobie, pracując zdalnie. W domu to Ty musisz być swoim szefem, co z jest trudniejsze, niż może się początkowo wydawać. Niecodzienna rzeczywistość, z którą się obecnie mierzymy – jeszcze mocniej obnażyła istniejące w tym zakresie dysproporcje. Będą one w dużej mierze zależały od preferencji zawodowych, które dotychczas w sobie ukształtowałaś, często zupełnie nieświadomie. Jakie sylwetki pracowników można zatem wyróżnić? Jest ich aż 4 i przedstawiają się następująco:

  1. Praktyczny Inicjator

Nadrzędną wartość stanowią dla niego stałe godziny pracy, w połączeniu z brakiem nadgodzin. Stawia jasne granice między życiem prywatnym a zawodowym. Dlatego tak ważne dla Praktycznego Inicjatora jest stabilne wynagrodzenie. W biurze ceni sobie własną przestrzeń, która pozwala mu w pełni oddać się powierzonym obowiązkom. Od przełożonego oczekuje wsparcia i pomocy w wykonywaniu zadań.

 

  1. Zwinny Profesjonalista

Ceni sobie elastyczność, dlatego jego życie prywatne i zawodowe płynnie się przenikają. Dużą wartość stanowią dla niego benefity pozapłacowe, podnoszące komfort pracy. Zwinny Profesjonalista lubi swobodną atmosferę w zespole, która sprzyja integracji.

 

  1. Bezpieczny Tradycjonalista

Swoje obowiązki wykonuje w biurze i ma jasno sprecyzowane oczekiwania finansowe. Preferuje formalny ubiór i takie same relacje ze współpracownikami. Oczekuje konkretnych informacji, a szef powinien być dla niego mobilizacją do działania.

 

  1. Zdystansowany Zawodowiec

Zależy mu na dużej elastyczności. Oczekuje benefitów pozapłacowych, jednak nie stara się ich zbyt mocno kalkulować. Zdystansowany Zawodowiec nie czuje potrzeby integrowania się ze współpracownikami, choć ceni sobie formalny charakter pracy. Przełożony powinien być (jego zdaniem) przede wszystkim autorytetem.

 

Poszczególne typy osobowości mają zatem bezpośredni wpływ na efektywność pracowników w sytuacji, kiedy przenieśli się w tryb home office. Będzie to więc wymagało od przełożonych odpowiednich sposobów motywowania poszczególnych członków zespołu, z uwzględnieniem wspomnianym sylwetek pracowników.

 

 

Różne ypy osobowości mają zatem bezpośredni wpływ na efektywność pracowników

 

Co z tego wynika dla Ciebie? Przede wszystkim fakt, że nie musisz z radością przyjmować konieczności pracy zdalnej! Twoja adaptacja do nowych warunków jest kwestią bardzo indywidualną, która nie zawsze wpisuje się w oczekiwania organizacji, w jakiej funkcjonujesz. Można oczywiście wypracować pewne rozwiązania, ułatwiające wykonywanie swoich codziennych obowiązków. Będą one niwelowały nieprzyjemne skutki towarzyszącego Ci spadku efektywności. Ale o tym za chwilę 😊

 

 

Zmiana planu dnia

 

Typowi pracownicy biurowi są przyzwyczajeni do ramowych godzin pracy, między 8 – a 16. Mówię o tym oczywiście w dużym uproszczeniu. Nie chodzi wcale o podaną porę, ale konkretne ramy, które porządkują Twój dzień i pozwalają oddzielić pracę od życia prywatnego. W takim układzie zdecydowanie łatwiej wygospodarować czas na domowe obowiązki, uprawianie sportu czy inne pasje, prawda?

Wyobraź sobie teraz, że do tego względnie uporządkowanego planu dnia – wkracza praca zdalna, która mocno zaciera wyznaczone wcześniej granice. Bardzo łatwo przecież odkładać poszczególne zadania na później, rozciągając Twój dzień pracy w nieskończoność. Obecna sytuacja bardzo mocno pokazuje więc, jak wiele osób nie radzi sobie z pracą zdalną i zupełnie nowym sposobem funkcjonowania, który został im narzucony. Również brak codziennych rytuałów, związanych z faktycznym wyjściem do pracy – może burzyć Twoją poukładaną rzeczywistość. Możesz czuć się z tym źle i to jest zupełnie normalne!

 

Różnice pokoleniowe

 

Zauważyłaś pewien dysonans, jaki nam się wyłania w tych rozważaniach? Z jednej strony mamy mocne lobby zwolenników pracy zdalnej, jako idealnej opcji w dosłownie każdej organizacji. Z drugiej jednak – nie do końca jesteśmy w stanie pracować równie efektywnie w trybie home office. Można nawet zaobserwować ciekawe zależności, pojawiające się między przedstawicielami poszczególnych pokoleń a etosem pracy, jako swego rodzaju wartości. Nie wszyscy bowiem są zdolni do rozliczania się przed samym sobą z efektów własnej pracy.

Jak zapewne wiesz, na rynku pracy funkcjonuje obecnie kilka pokoleń. Znajdziemy tam Baby Boomersów (stopniowo odchodzących na emeryturę), a także pokolenia X, Y oraz Z. Jakie są podstawowe różnice między nimi? Czy równie dobrze poradzą sobie z transformacją trybu pracy? Odpowiemy sobie na to pytanie, przybliżając sylwetki każdej z tych generacji.

 

Otóż Baby Boomersi (rocznik ’46-‘65) rzadko zmieniają miejsce pracy czy zajmowane przez siebie stanowisko. Chętnie dzielą się wiedzą, jednak słabo radzą sobie w sytuacjach konfliktu. Podobne trudności sprawia im przyjmowanie informacji zwrotnej. Liczy się dla nich proces, a nie rezultat.

 

Pokolenie X (rocznik ’65-’79) jest lojalne wobec pracodawcy i godne zaufania. Ci pracownicy cenią sobie rozwój i różnorodność, a poszczególne działania ukierunkowują przede wszystkim na rezultat. Dobrze radzą sobie z technologią, jednak wolą tradycyjny sposób komunikacji i papierowe archiwa 😊

 

Przedstawiciele pokolenia Y (rocznik ’80-’89), określani też mianem Milenialsów – są pracownikami wielozadaniowymi, chętnie przyjmującymi nowe wyzwania. Angażują się w obowiązki, które wydają im się interesujące, jednak elastycznie podchodząc do samego miejsca i godzin pracy. Trudno stać się autorytetem dla Milenialsów, ponieważ kompetencje mają dla nich większe znaczenie, niż wewnętrzna hierarchia firmy. Chętnie oddają się dyskusjom, a własną wygodę cenią bardziej od oczekiwań pracodawcy.

 

Pokolenie Z (od rocznika ’90) praktycznie nie pamięta czasów przed pojawieniem się Internetu. To osoby twórcze, otwarte na nowe rozwiązania. Świat wirtualny i realny mocno się u nich przenika, dlatego mają problemy z koncentracją i doprowadzaniem projektów od początku do końca. Pracownicy z pokolenia Z są niepewni swojej przyszłości, przez co często analizują sytuację i rentowność swoich działań.

 

 

Podobnie jak przytaczane wcześniej typy osobowości, również różnice pokoleniowe mają wpływ na to, jak poszczególni członkowie zespołu poradzą sobie z pracą zdalną. Nasuwa się nawet dość śmiały wniosek, że im młodsi pracownicy, tym szybciej odnajdą się w nowej rzeczywistości. Coraz częściej docierają do mnie jednak głosy, że home office mocno rozluźnia biurową dyscyplinę, która była mocnym gwarantem współpracy w organizacji. Znacznie trudnej jest teraz budować swój autorytet na odległość i egzekwować wywiązywanie się z powierzonych obowiązków. A bez tego nie możemy mówić o efektywnej pracy, która jest gwarantem utrzymania się firmy na powierzchni, mimo trwającego kryzysu.

 

 

Wyidealizowany w mediach społecznościowych obraz home office

 

 

Patrząc na komentarze, pojawiające w grupie Biurowych Rewolucjonistek na Facebooku mogę potwierdzić moje własne obserwacje, że praca zdalna nie jest rozwiązaniem dla wszystkich. Dlatego tak ważne jest przeanalizowanie, w jaki sposób firma może zrewidować swoją typową pracę biurową i wprowadzić pewne rozwiązania, pozwalające na pracę w trybie home office. Sytuacja, w której musimy obecnie funkcjonować – prędzej czy później się skończy, a wyniesione z niej doświadczenia można przecież wykorzystać w przyszłości! Szczególnie że nie mamy teraz do czynienia z klasycznym home office’m. Nasz wybór został mocno ograniczony, a większość rozwiązań niemal narzucona z zewnątrz. Trudno więc mówić o niewykorzystanym dotąd potencjale, ponieważ poznajemy pracę zdalną z nieco innej perspektywy, która nie jest idealna.

 

 

Jak usprawnić pracę zdalną?

 

Obraz, jaki nam się do tej pory wyłonił, jest dość klarowny. Nie poprzestaniemy jednak na teorii, która bez konkretnych środków jest przecież bezużyteczna. Przyszła zatem pora na to, co lubię w swojej pracy najbardziej! W dodatku staram się przemycać Ci na to różne sposoby i mam tutaj na myśli rozwiązania systemowe. W takim ujęciu każdy proces składa się z powtarzalnych części, które dają spójną całość. A skoro są powtarzalne, to wystarczy je zebrać, uporządkować, nadać im przejrzystą formę i działać! Proste, prawda? 😊

 

 

 

 

Żeby było jeszcze łatwiej, przygotowałam dla Ciebie praktyczne narzędzie, pomocne podczas wchodzenia w tryb „normalnej pracy”, nawet jeżeli odbywa się ona w zaciszu Twojego domu. Wspomniane narzędzie pozwoli Ci przejść przez każdy dzień tak, jak gdybyś była w biurze. Aby się tak jednak stało, w mojej checkliście znalazło się kilka ważnych elementów.

 

Kluczem do powodzenia całego przedsięwzięcia jest zebranie wszystkich zadań do wykonania w jednym miejscu oraz systematyczne raportowanie postępów członkom zespołu lub Twojemu przełożonemu. Musisz również przyjąć, że w trakcie pracy nie zajmujesz się dziećmi czy domem (o ile jest to możliwe),  tylko koncentrujesz się na realizowaniu poszczególnych elementów z opracowanej przeze mnie checklisty. Bardzo łatwo o tym zapomnieć, a tylko w ten sposób utrzymasz kontrolę nad tym, co dzieje się wokół Ciebie. Chcesz przecież działać w oderwaniu od biurowej rzeczywistości, do której przywykłaś, prawda? Stosując zaproponowane przeze mnie rozwiązania, Twoja praca będzie miała dużą szansę zakończenia faktycznie o 16, a nie znacznie później, co pewnie nie raz Ci się zdarzyło w ostatnich tygodniach.

 

Rozwiązania tymczasowe mogą nas wspierać w biznesie czy pracy, jednak to podejście systemowe pozwala się dobrze zorganizować w różnych okolicznościach. To samo dotyczy pracy zdalnej, do której warto podejść w sposób systemowy, z pomocą konkretnych narzędzi porządkujących Twój dzień. Traktując obecną sytuację w ten sposób, poradzisz sobie z rozmaitymi obowiązkami zawodowymi, nawet jeśli kryzys się przedłuży czy wróci do nas ze zdwojoną siłą. Nigdy do końca nie wiemy, kiedy takie narzędzia będą nam ponownie potrzebne, ponieważ nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć. Dlatego często podkreślam, że organizacja to ciągłe balansowanie, do którego lepiej się przyzwyczaić 😊

 

 

Praca zdalna? Sprawdź czy jesteś gotowa! Pobierz checklistę.

 

Czym prędzej pobierz bezpłatną checklistę i zapanuj nad chaosem, który być może wkradł się do Twojego domowego biura. Zapanuj nad zadaniami i zorganizuj się nad nowo, odzyskując kontrolę. Będzie mi niezmiernie miło, jeśli podzielisz się efektami swojej pracy z tym narzędziem w grupie Biurowych Rewolucjonistek, do której już teraz Cię zapraszam!

Znajdź odpowiedzi na pytania w trakcie indywidualnej rozmowy. Umów się na konsultację!

2 komentarze

  1. Karolina

    Osobiście pracuję zdalnie już 1,5 roku, więc w czasach koronawirusa niewiele się dla mnie zmieniło 🙂 w moim przypadku praca zdalna to świetne rozwiązanie

  2. Urszula

    Karolina, super. Tylko Ci zazdrościć. Niestety, w większości polskich firm praca zdalna była dotąd hasłem z gazet.

Funkcja trackback/Funkcja pingback

  1. Biurowe trendy: na co warto zwrócić uwagę? | UrsaGO - […] analizę każdego z tych typów pracowników zamieściłam w artykule: Czy praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem? W tym miejscu chciałabym tylko podzielić się konkluzją, że typy…

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O MNIE

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!