Pewnie gdyby istniało idealne lekarstwo na perfekcyjną organizację pracy, wszystkie zapłaciłybyśmy za nie każdą sumę. Nie ma się jednak co oszukiwać. Takiego specyfiku nie ma i nie będzie. I by stać się mistrzynią organizacji pracy, trzeba samodzielnie przepracować i wypracować sobie wiele dobrych i efektywnych nawyków, które ułatwią zarządzanie biurem. Dlatego zamiast szukać magicznej różdżki w internecie pośród tysięcy poradników, spróbuj zwrócić uwagę na kilka czynników, których analiza przybliży Cię do własnego złotego rozwiązania.

Skoro już wiesz, że wróżka nie powie Ci, co należy zrobić, weź proszę kartkę papieru, długopis, zamknij się w cichym pokoju i kolejno bazgraj (celowo jest takie słowo, nie czepiaj się!) wszystko, co w danym obszarze przyjdzie Ci do głowy.

Jeśli jesteś już tu dłużej, to wiesz, jakie mam podejście i jakiego szukam w osobach ze mną działających. Otwartości i uważności. Otwartości, bo to ważne, by czasem posłuchać innych, poddać się samemu refleksji i popatrzeć na siebie z tzw. boku. Uważności, bo zamiast wyłapywać, że ktoś Ci wytyka błędy (o ile nie robi tego w sposób chamski i arogancki), to skup się na chęci pomocy bardziej niż na strzelaniu przysłowiowego focha.

I już jak te dwa elementy posiadasz, to zaufaj mi, jesteś w połowie drogi.

A teraz przyjrzyj się tym 7 obszarom i spróbuj poddać je własnej analizie. Spisuj każdą myśl, jaka wpadnie Ci do głowy. Kreśl mapę myśli jaka się dzięki temu tworzy, a gwarantuję Ci, że organizacja pracy, którą dzięki temu sobie stworzysz, będzie efektywna i na miarę Ciebie i Twojej pracy.

To co do dzieła?

  1. ANALIZUJ – popatrz na swoje zlecone zadania i przyjrzyj się im. Czy widzisz w nich te, których wykonanie zależy od tego jak je ustawisz, zorganizujesz czy zaplanujesz? Pewnie sama wiesz, że w biurze jest sporo zadań mechanicznych: skanowanie, kserowanie, przybijanie pieczątki, pakowanie paczek itp. Ale jest też sporo zadań, których planowanie wymaga czasu, głębszej analizy i zastanowienia się, od czego w ogóle je ugryźć. Zgadasz się?

Wiem, że tak. Dlatego to, co najlepszego dla swojej organizacji pracy możesz zrobić: zanim zaczniesz tworzyć jakiekolwiek listy TO DO, zrób analizę. Rozpisz zadania na czynniki pierwsze, przejdź i pomyśl nad każdym krokiem, wypisz kolejno działania.

To świetna analiza i rozkładanie w czasie zadań dużych, a szybkie działanie w sprawach małych, mechanicznych. Planując ich równoważną ilość, dajesz sobie przestrzeń na wszystko, co wpada nagle, na wczoraj.
  1. ORGANIZUJ – poruszyłyśmy już planowanie dnia. Są osoby, które tego nie robią. Z jednej strony podziwiam je za odwagę, z drugiej widzę, że w przypadku dużej ilości pracy, ich dzień po prostu się rozwala. Sama to znam z autopsji.

Dlatego planowanie jest podstawą dobrej organizacji pracy. Nie masz planu, rzeźbisz jak rzeźbiarz w glinie. Na macankę i bez logicznego uzasadnienia. A tego szefowie nie lubią.

Plan organizacji pracy pozwala Ci zmieniać, dostosowywać, być elastyczną. A jeśli myślisz, że będziesz jak pies na uwięzi, to znaczy, że to co robisz, nie jest planem tylko pisaniem sobie czegoś na papierze.

Wykorzystując do tego dobre nawyki w organizacji pracy, bo dzięki temu stajesz się perfekcyjną panią biura. Nawet jak się sypie, wali a szef ma zły humor. Twoje zawsze na wierzchu, bo w planie.

A jeśli jesteś ciekawa, o co chodzi w tych nawykach, przeczytać możesz więcej TU

  1. ARCHIWIZUJ – temat rzeka, bo ile papierów tyle pomysłów na organizację archiwum. I dobrze, niech każdy robi wg swojego pomysłu. Ale niech to będzie przynajmniej uporządkowane, usystematyzowane, schierachiwizowane. Przecież to naprawdę niewiele trzeba, by stworzyć system, który w sposób jasny i uporządkowany pozwoli na dotarcie do danego dokumentu w nocy o północy.

I oto w tym przecież chodzi. Organizacja pracy to także sposób pracy i nadzoru nad dokumentami. Zwłaszcza w biurze,w administracji. Jak ma być przejrzyście, łatwo i szybko jeśli nie z porządkiem w tle?

Im szybciej nad tym zapanujesz, stworzysz rejestry, metody opisywania i przechowywania. Tym szybciej będziesz panować nad organizacyjnym aspektem zarządzania biurem.
  1. TWÓRZ ZASADY – nie ma czegoś takiego jak bezstresowe wychowanie i zarządzanie biurem bez wyznaczonych zasad. Choć wielu może się obruszyć, to pracownicy są często jak dzieci, które bez zasad działają po omacku, często bezmyślnie i dokładając nam jeszcze więcej roboty. A to absolutnie nie efektywna organizacja. I strata twojego czasu, a dla firmy strata pieniędzy.

Oczywiście, procedury to temat wymagający pochylenia się i podejścia do niego z głową. Możesz poczytać o nim więcej TU

Ale jeśli, chcesz opanować biuro, organizację pracy i wszystko, co się w liście i zakresie twoich działań mieści, to spróbuj sama się do nich przekonać i najzwyczajniej w świecie stworzyć.
  1. SZEFUJ – nie tylko pracownikom, ale także swojemu szefowi. Tak tak. Dokładnie tak! On nie potrzebuje bojącej się wszystkiego duszyczki, która będzie się przerażona, by podejmować decyzje. On potrzebuje stanowczej, trzeźwo myślącej i wybiegającej w myślach osoby (nawet lepiej niż on sam), skupionej na dobrach firmy i jej członków.
Dlatego, wychodź sama z inicjatywą, proponuj rozwiązania, podejmuj szybkie decyzje, nie bój się konsekwencji i czaruj swoją organizacją. To także jest jej element. Przede wszystkim w biurze.
  1. BUDUJ – tu wspomniana otwartość i uważność ma znakomite odniesienie, bo jak bez tego zbudujesz jakąkolwiek relację. Wiesz, że w tej pracy jesteś frontem i pierwszą linią frontu firmowego. Nie potrafisz stworzyć wokół siebie nici sympatii, wywołać elokwentnej rozmowy, to w jaki sposób chcesz zbudować cokolwiek.

Relacje buduje się na bazie współpracy, a ta powinna być przejrzysta, zrozumiała i oparta o uczciwe działanie. Stworzenie jej wymaga czasu, ale nie od razu Rzym zbudowano.

Poświęć jej czas i energię. A korzyści dla własnej organizacji zyskasz szybciej niż myślisz. Szybki komunikat załatwi wszystko. Krótka rozmowa rozwiąże problem. Wzajemne wsparcie zniweluje każdy stres. I do tego oszczędzi Ci czasu. A czyż nie oto chodzi w organizacji?
  1. KOMUNIKUJ – wszystko wszystkim i dla wszystkich. Prosta zasada relacji w komunikacji. 2 w 1. Mów jak jest bez zbytecznych ubarwień i lania wody. Krótko zwięźle i po żołniersku. A do tego z szacunkiem, etykietą biurową i elegancją samą w sobie. Jak siebie namalujesz w e-mailu, rozmowie telefonicznej czy rozmowie f2f taka ocena Ciebie pozostanie na zawsze.
To jakie chcesz by inni mieli zdanie o Tobie, zależy do Ciebie.
  • Chcesz być traktowana poważnie i z szacunkiem? Proszę bardzo.
  • Chcesz by mówili, to dzierlatka jeszcze wiele musi się nauczyć? Proszę bardzo.
  • Chcesz, by wytykali Cię palcami i obgadywali za plecami? Proszę bardzo.
Wybór należy do Ciebie. Zawsze wybór należy do Ciebie. Bo do kogo innego?

Umieram z czystej ciekawości, jakie myśli przyszły Ci do głowy po przeczytaniu tych 7 kroków. Masz już chęci do działania czy zostajesz w strefie narzekania? Wzięłaś kartkę i długopis czy nadal będziesz wertować internet, szukając 3 minutowego rozwiązania na swoją słabą organizację pracy.

Zrobisz jak uważasz. Dorosłymi babeczkami jesteśmy, prawda? Każda z nas ma świadomość w czym jest dobra a w czym nie. W czym powinna sobie pomóc, a w czym lepiej by odpuścić. Jeśli jeszcze nie zrozumiałaś, o co w tym wszystkim chodzi, to wróć na samą górę i przeczytaj jeszcze raz. Tylko tym razem pamiętaj: bądź otwarta i czytaj przede wszystkim w sobie. O co chodzi z tą organizacją pracy w Twoim wydaniu?

A jeśli chcesz pomocy i jeszcze bardziej zgłębić temat, możesz zrobić to w kursie, który dla Ciebie przygotowałam.

Nie przepadałam za chwaleniem samej siebie, ale w tym przypadku zrobię wyjątek – ten kurs to esencja wiedzy naszpikowana praktycznymi przykładami. Pozwoli Ci odważniej stąpać po deskach biura i poznać meandry Twojej pracy. Dzięki kursowi nie tylko lepiej zaplanujesz kalendarz swój i szefa, ale zaczniesz wierzyć (i co więcej wdrażać!) nawyki. Jeśli zastanawiasz się czy kurs jest dla Ciebie, to sygnał, że powinnaś go przejść! Rozwiejesz wątpliwości, nabierając pewności siebie, która uwierz, jest potrzebna szczególnie w naszej branży 😉

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję biurowe rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś chcę się dzielić z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!