Praca w biurze wiąże się z wieloma wyrzeczeniami, dużą ilością zadań i do tego wieloma godzinami mozolnej pracy. A tak wcale nie musi być. Nie zdajemy sobie często sprawy, że efektywna praca w krótszym czasie jest możliwa, a rozwiązania tego mamy w zasięgu ręki. A szkoda. W zamian wolimy przeszukiwać czeluści internetu, czytając złote porady. Wolimy czytać tony książek, zamiast zatrzymać się na chwilę i popatrzeć na najprostsze i najłatwiejsze do wdrożenia rozwiązania. Mamy je w zasięgu ręki. Dzięki kilku, prostym sposobom można pracować mniej.

 

Żyjemy w czasach niezwykle ciekawych, ale i najtrudniejszych zarazem. Wyścig szczurów trwa w najlepsze i w pośpiechu gonimy przysłowiowego króliczka. Byle tylko zdążyć, byle tylko go złapać. Byle tylko zadowolić wszystkich wokół. Tymczasem skutek jest często odwrotny. Dopada nas narastająca złość na siebie i otaczających nas współpracowników, szefa i co najgorsze najbliższych. Pędzimy z listami zadań, marząc, by skrócić swój czas pracy do połowy.

 

Poczułaś, że piszę o Tobie?

 

Ja już nie jeden raz w swoim zawodowym życiu miałam właśnie takie odczucia. Jednodniowa lista rozciągała się w nieskończoność. Zrobię jeszcze to, zrobię jeszcze tamto. Dobra, zostanę tę godzinę dłużej, nic się przecież nie stanie. A przynajmniej skończę to co mam zrobić na dziś. Jednak mija ta nadprogramowa godzina i co się okazuje? Jeszcze nie zdążyłam?! Jak to możliwe? A wydawało mi się, że po drodze tyle zrzuciłam z biurka. Tymczasem, jakoś tego nie widać..

 

Czy wiesz, że Polacy spędzają średnio w pracy niemal 2 000 godzin rocznie? To siódmy wynik w rankingu najbardziej zapracowanych i aktywnych zawodowo narodów.

 

Czyli znacznie więcej niż powinniśmy. A przecież ilość godzin przeznaczona na pracę nie świadczy, o naszej produktywności i efektywności w działaniu, prawda? Ilość godzin świadczy o tym, że dużo pracujemy. Pytanie tylko jak.

 

Efektywnie i skutecznie

czy 

mało produktywnie i bez efektów?

 

Przygotowując się do tego wpisu zajrzałam, aż do swojej pracy magisterskiej. Tam jeden z podrozdziałów poświęciłam właśnie różnicom między efektywnością a skutecznością. Wiele osób myli je uznając, że ich znaczenie jest właściwie identyczne. Tymczasem stanowią one określone działania, które mogą ze sobą współgrać, ale nie są jednakie.

 

Skuteczność to takie działanie, w którym osiągamy zamierzony cel, przy optymalnym wysiłku i poświęconym na niego czasie. W podejściu skutecznym trzeba myśleć perspektywicznie, widząc na końcu listy podjętych działań cel, który obrało się za wypadkową.

Efektywność natomiast ma ścisły związek z poziomem wykonania pewnego zadania i poniesionymi kosztami jego realizacji.

 

 

Zapewne zastanawiasz się po co w ogóle to piszę. Głównie po to, byś zrozumiała, że możesz działać skutecznie, bo osiągasz cele. Jednak tak naprawdę osiągasz te cele, może nie koniecznie całkowicie efektywnie.

 

 

Teraz, kiedy znasz już tę zależność możesz popatrzeć z zupełnie innej perspektywy na własne działania. Jesteś tu, by dowiedzieć się, jak możesz w biurze pracować mniej, ale bardziej efektywniej. Chcesz osiągać cele. Chcesz spełniać wszystkie prośby i nałożone na Ciebie zadania. Chcesz mieć czas na spokojny lunch i wychodzić z biura o czasie. Prawda?

 

Jednak nie byłabym sobą, a pewnie skoro tu jesteś to liczę, że już mnie trochę znasz. Nie byłabym sobą, gdybym nie wtrąciła przed konkretami, kilku swoich groszy.

 

W organizacji pracy nie chodzi o magiczne sztuczki, złote zasady i idealne rozwiązania. Tak owych nie ma i porzuć proszę marnowanie swojego cennego czasu na ich poszukiwanie.

 

organizacja pracy biuro asystentka

 

W pracy w biurze ta myśl ma jeszcze większy wymiar niż w przypadku tzw. freelancera, który jest sobie sterem i żeglarzem. W pracy w firmie, to my jesteśmy sterem, ale naszymi żaglami powiewają często inni, na których większego wpływu nie mamy. Ta metafora jest genialna, bo pokazuje, że lepiej zaakceptować ten fakt i nauczyć się sobie z nim radzić, niż toczyć z tym walkę, często z góry przegraną. Zupełnie jak na morzu.

 

 

Co zatem zrobić, by skuteczne działanie przekuć w efektywne?

 

Zebrałam dla Ciebie sporo wskazówek, z których na pewno wybierzesz te najbardziej pasujące do Ciebie. Nie ma idealnych, nie ma dla każdego tych samych. Sama musisz przetestować i zdecydować, które są najbardziej adekwatne dla Ciebie samej i biura w którym pracujesz.

 

 

1. PORZĄDEK MUSI BYĆ!

 

Jestem jak zdarta płyta, ale porządek to naprawdę fantastyczny wspomagacz Twojej efektywności. Poukładane dokumenty, zorganizowane archiwum cyfrowe i papierowe, a do tego czysta przestrzeń wokół miejsca pracy. To wszystko, nie zaśmieca ani wyglądu biura, ani Twojej głowy. Może i ujawnia się tu moja pedantyczna natura, ale w każdym biurze ten wymóg jest najważniejszym ze wszystkich. Mając porządek wokół siebie nie traci czasu na poszukiwanie dokumentów. Nie tracisz czasu na ich stałe przekładanie z kąta w kąt. Nie tracisz czasu na tłumaczenia innym, gdzie co jest. Wymieniać mogę długo 😉

 

 

2. ROZPOCZĘCIE DNIA.

 

Jeśli dzień rozpoczynasz od poszukiwania własnego cienia i zastanawiania się, co ja dziś zrobię to na pewno zakończysz go ciężkim poczuciem zmarnowania. Myślę, że każda z nas Rewolucjonistek, choć 1 raz w życiu to uczucie poznała. Taki wstrętny wyrzut, że kurcze dzień minął, a widocznych efektów brak.

Z pomocą tu przychodzą zdecydowanie dobre poranne nawyki, o których napisałam już wcześniej artykuł i prowadziłam wyzwanie w grupie Biurowych Rewolucjonistek. Przeczytaj sama, bo to dobra lektura 😉

 

 

3. PLANOWANIE DNIA PRACY.

 

Kolejna, znana wszystkim reguła, a wciąż dobre planowanie nie wszystkim wychodzi. Bez planu, jako BATA! dnia nie podchodź do realizacji celu. Ostatnio podczas konsultacji miałam ciekawą rozmowę z jedną z dziewczyn, która uparcie twierdziła, że jej planowanie nie jest potrzebne. Nieco się zdziwiłam, bo gdy o temat mocniej wypytałam, okazało się, że listę co zamówić czy gdzie napisać to w zasadzie ma. Czyli czy to jest planowanie czy nie?

Ja twierdzę, że tak. Choć jakiś tam plan, ma się nijak do efektywnego planu. Ale ważne, że nawet jakiś jest – warto to docenić. Teraz jednak, trzeba ten „jakiś” plan po prostu dopracować. W planowaniu najważniejsze jest wytyczyć konkrety. Nie ogólniki, typu załatwię umowę. Tylko: co? gdzie? kiedy?

Napiszę emaila o 14:00 do ….. w sprawie umowy nr…

 

Dodatkowo przy planowaniu ważne, by nie przesadzić z ilością rzeczy na 8 godzinny dzień pracy. A to nie oto chodzi w efektywnym planowaniu. Lepiej zaplanować mniej a dokładniej, niż zrobić więcej i niedokładniej. A jeśli chcesz przeczytać o tym więcej, zajrzyj do artykułu o planowaniu zadań w biurze.

 

 

4. PROCEDURY.

 

Lubisz ciągle powtarzać to samo i wyjaśniać każdemu z osobna, jak należy wypełnić dokumenty do rozliczenia? Na pewno kiwasz teraz głową i masz myśl: irytuje mnie to do kwadratu! Wcale się nie dziwię. Jestem ostatnią osobą, która lubi się powtarzać w czymkolwiek do kogokolwiek. Okropnie tego nie lubię!

Dlatego, tak świetnym narzędziem, by tego uniknąć są właśnie procedury. Nie bój się ich i oswój je. Choć z pozoru wydaje się, że na ich napisanie poświęcić dużo czasu to w efekcie zobaczysz, ile czasu Ci uwolniły. Stwórz regulamin pracy biura, stwórz zasady zamówień i rozliczania faktur. Napisz, jak wygląda proces delegacji służbowej. A jak to zrobić, możesz śmiało przeczytać w napisanym przeze mnie artykule o procedurach.

 

 

kurs zarządzanie biurem asystentka sekretarka biuro praca

 

 

5. KOLEJNO, NIE NARAZ.

 

W tym przypadku spotykam się chyba z największą blokadą w nas, zarządzających biurem. Najczęściej mówicie, to jest u mnie niemożliwe. Ok, rozumiem. Ale! Skoro to jest niemożliwe, byś robiła jedną rzecz na raz, to popatrz obiektywnie, ile czasu marnujesz robiąc kilka rzeczy na raz? Masz w sobie na tyle odwagi, by to podliczyć?

 

Czas poświęcony na wykonanie jednego, konkretnego zadania daje wymierną korzyść dla wszystkich pozostałych wyznaczonych na ten jeden dzień.

 

PRZYKŁAD:

Jeśli ja mam napisać dla Ciebie artykuł, a w tzw. międzyczasie (podczas jego pisania) zrobię: napiszę e-maila, odbiorę telefon, zrobię 2 herbaty, sprawdzę Facebooka, wypełnię druki na pocztę i powpinam dokumenty do segregatora

To jak myślisz, o ile dłużej będę pisać ten artykuł niż gdybym przez 1 godzinę, robiła tylko i wyłącznie tę jedną czynność = pisanie artykułu. Ja policzyłam. Podczas robienia tych wszystkich rzeczy, pisania artykuły zajmuje mi średnio ok. 3,5 godziny. Masakra, co?

 

Ja uważam, że to okropne marnotrawienie czasu. Bo po każdym z tych przerywników, wracanie do pisania, zajmowało mi dodatkowo 10 minut na ponowne wdrożenie się. Do kolejnego wytrącenia mnie z tej czynności. I tak, powstawało błędne koło. A na końcu było co? Frustracja i zmęczenie.

 

Oczywiście, w biurze pisanie artykułu czy umowy przy do opcji: zero rozpraszaczy może być trudne. Ale każda, ale to absolutnie każda próba odcinania się od innych rzeczy czy ludzi i skupienie się na zadaniu – z korzyścią dla Ciebie uwalnia Twój czas i zbliża Cię do zakończenia zadania.

 

Dodatkowo, ujawnia się nam jeszcze jedna rzecz. Robiąc jedno zadanie porządnie, masz pewność, że wracać już do niego nie będziesz. A teraz pomyśl, ile masz sama takich kotletów, które stale musisz odgrzewać?

 

 

6. KRÓTKA PIŁKA.

 

Są takie zadania, które nie wymagają wielkiego wysiłku, skupienia i analizowania. Nazywam je krótką piłką i tak jak szybko wpadły, tak szybko się ich pozbywam. Chodzi w nich głównie oto, że jeśli jakieś zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty to zamiast notować, zapamiętywać, zaprzątać sobie nim głowy – najlepiej zrobić je od razu.

 

I tu pewnie zapytasz, jak to się ma do punktu nr 5 – czyli nie przerywania sobie jednej czynności. Z przyjemnością Ci wytłumaczę, bo ja widzę na to trzy rozwiązania. A każde z nich jest dla mnie świetnym przykładem balansowania w organizacji pracy i efektywnym działaniu. Którą opcję wybierzesz, zależy od Ciebie.

 

Pracujesz nad wspomnianym przykładem z punktu nr 5 – czyli piszesz artykuł. Przychodzi do Ciebie kolega z biura i prosi byś zamówiła taksówkę dla jego klienta na 17:00.

 

ROZWIĄZANIA:

A. Notujesz sobie na bocznej kartce: zamów taksówkę na 17:00. Nie wdajesz się w dyskusje, notujesz, zapominasz na czas zadania. Karteczka leży obok.

 

B. Dzwonisz natychmiast, by mieć z głowy.

W przypadku A i B nie zastanawiasz się co robić, nie zajmujesz sobie głowy, tylko zapisujesz lub dzwonisz. Efektywnie zarządzasz – zajmę się tym we właściwym czasie, jak skończę pisanie lub dzwonię od razu. Wszystko jest jednak w porządku, pod warunkiem, że potrafisz bez problemu wrócić do zadania. Bez straty dla swojego skupienia.

 

C. Prosisz kolegę, by zrobił to sam, gdyż jesteś zajęta, a sprawa jest priorytetowa.

Efektywne zarządzanie to także odmawianie.

Każde z tych rozwiązań trwa krócej niż 2 minuty. Szybka i krótka piłka. Takie działanie nie zatruwa Ci głowy, pozwala mieć świeższy do pracy umysł i zapewnia przepływ pracy biura. Celowo przytoczyłam tak rozbudowane rozwiązania, byś zobaczyła, że wyjść jest wiele. Jednak to twoja, szybko podjęta decyzja rozwiązuje problem i uwalnia Twój czas.

 

 

 

7. BIOLOGICZNY CZAS.

 

Nasza dzienna produktywność zależy od naszego biologicznego czasu. W przypadku nas kobiet od cyklu miesięcznego. Tak, Kochana, nie bójmy się o tym mówić. Tak po prostu jest. Zamiast wciąż to negować, zaakceptujmy i zacznijmy to umiejętnie wykorzystywać.

 

Patrząc na nasz miesiąc, każdy dzień pracy i jego stany skupienia określ sama dla siebie, jaki moment dnia pracy jest dla Ciebie najlepszy. To najlepsze z Twoich narzędzi do zwiększania efektywności! Zobacz, co masz w rękach. Znając własne fazy, możesz nimi sterować i wykorzystywać dla swojego działania. Wystarczy tylko, że przeanalizujesz swój dzień i będziesz dobrze wykorzystywać swój biologiczny czas.

 

 

8. ELIMINUJ WYTRĄCACZE.

 

Celowo używam tego manewru słownego, bo chciałabym byś w końcu przestała szukać wymówek na własny brak umiejętności mówienia NIE.

  • Telefon Cię rozprasza – wyłącz go.
  • Ktoś przychodzi do Twojego biurka i zawraca Ci głowę – wyrzuć go.
  • Dostajesz nie swoje zadania do zrobienia – tupnij nogą i sprzeciw się.

 

Każdy rozpraszacz, przeszkadzacz, dupo-zawracacz działa na pogorszenie Twojego planu efektywnego działania. Co za tym idzie, pracujesz dłużej, nie krócej. Pogarszasz swoją efektywność i działasz na swoją niekorzyść. Niby chcesz dobrze, bo chcesz pomóc wszystkim, tylko najgorszą krzywdę robisz samej sobie.

 

 

9. BIAŁA KARTKA.

 

Notatnik, kartka, notes – cokolwiek co Ci potrzebne do zapisania wpadających myśli, wpadających zadań, czy do przekazywania informacji. Cokolwiek potrzebujesz – niech leży na Twoim biurku z gotowym do pisania długopisem. Jakie to jest ułatwienie dla wpadających i uciekających myśli. Najgorsze co przy natłoku obowiązków mi samej się zdarza to pisanie e-maila podczas którego wpada mi przypominajka do głowy: zadzwoń do spółdzielni. Oczywiście nie zapisuję, bo jestem skupiona na zadaniu zgodnie z ideą 1 zadanie na raz. Tylko potem, siedzę i zwijam zwoje mózgowe, by przypomnieć sobie: o czym to ja miałam pamiętać?

 

Do czego przydaje mi się jeszcze kartka? Kiedy wpada do mnie w odwiedziny słabszy dzień, wystarczy że napiszę sobie na kartce: skup się babo! To od razu, jakoś lepiej mi idzie 😉

 

10. LISTA OSÓB WSPARCIA.

 

O tym, jak boimy się delegować zadania, mówi się dziś bardzo wiele. Choć skala zawodów freelancerskich rośnie, np. wirtualne asystentki, to jednak słabnąca w tych usługach jakość przemawia do ludzi bojących się oddać swoje zadania.

By jednak przekonać się do oddania lub poproszenia o pomoc w realizacji zadań potrzebujesz mieć zaufane osoby. Sporządź sobie listę osób, firm, które w danych zadaniach mogą Cię odciążyć. Zrób dokładnie to samo, co radzę Ci w przypadku listy poddostawców. Pamiętasz, jak namawiam Cię do posiadania takiej listy przy biurku? Z listą osób wsparcia zrób dokładnie to samo.

Jeśli zatem wiesz, że będzie odbywać się spotkanie zarządu w firmie, zamiast jeździć po cukierniach czy tesco i robić samej zakupy, zleć to firmie cateringowej, która wszystko dostarczy na czas. Zobacz, ile czasu sobie oszczędzasz. A przeświadczenie, ze tylko Ty wybierzesz najlepsze odchodzi do lamusa. Sama coś o tym wiem, bo pamiętam, ile mnie samej zajęło nie jeżdżenie po mieście i załatwianiu spraw.

 

 

11. INSPIRACJA Z NIEBA NIE SPADNIE.

 

Często szefowie liczą na kreatywność swoich asystentek i proszą ich o propozycje organizacji imprezy. Bać się tego nie należy, fajna sprawa. Uwielbiałam organizację imprez, choć poziom stresu urastał do rangi wydarzenia światowego. Jednak istotniejsze jest to, że pomysły na takie wydarzenia nie wpadają od tak, samoistnie. A wymyślenie czegoś niepowtarzalnego jest kolejnym utrudnieniem.

 

Zamiast siedzieć i skupiać swoje szare komórki, zajrzyj do internetu, popytaj na mieście, pogadaj z ludźmi, zadzwoń do kilku firm. Cokolwiek zrobisz, by nie tracić czasu na piorun z nieba, już przybliża Cię do celu. Nawet, jeśli to szukanie sposobu na ułożenie dokumentów w archiwum. Od siedzenia i czekania mało kto coś wymyślił. Poszukaj sama inspiracji i dopiero, jak Ci ona mocno się utrwali w głowie, działaj.

 

12. STOP!

 

Przyznaję lubię patrzeć i analizować właściwie wszystko co się wokół mnie i we mnie samej dzieje. Dlatego pewnie tak dobrze, poszło nam wyzwanie o zmianie nawyków organizacyjnych w biurze. Umiejętność zatrzymania się i analizy własnych poczynań posiada niewiele osób. Niektórzy, nie są na to gotowi. Inni uważają to za zbyteczne zawracanie głowy. A jeszcze inni po prostu się z tego śmieją.

 

Ja jednak uważam, że powtarzanie tych samych błędów niczego dobrego za sobą nie niesie. A wręcz przeciwnie, jest błędnym kołem, jak ten przysłowiowy chomik w kołowrotku. Jeśli potrafisz zatrzymać się, popatrzeć na swoje nawyki, przyjrzeć się jak pracujesz – to znaczy, że wykonałaś już połowę pracy przybliżającą Cię do zwiększenia efektywności w działaniu.

Pracę możesz albo zmienić albo udoskonalać. A analiza jest świetnym narzędziem do zwiększania efektywności Twoich własnych działań. Zwłaszcza tych w zarządzaniu biurem czy firmą.

 

 

 

 

Jak widzisz, by osiągnąć swoją własną nirvanę w efektywności masz kilka narzędzi z których można dosyć łatwo skorzystać. Myślę sobie jednak, że aby pracować mniej trzeba po prostu przestać mówić, że chce się pracować mniej. Trzeba po prostu zacząć pracować mniej! Obrać cel na kurs: pracuję mniej i działać. W działaniach wybrać kilka z przytoczonych wyżej zasad i sprawdzać, jak działają i jakie efekty przynoszą. Jak widzisz, możliwości są. Pytanie tylko, czy Ty chcesz z nich skorzystać, czy chcesz dalej balansować na stereotypie: kiedyś znajdę idealne narzędzie.

 

 

 

 

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!