Faktury, faktury, faktury.. większość dziewczyn z biur ich po prostu nie cierpi i najchętniej z zamkniętymi oczami, jak tylko pojawiają się w biurze, oddałyby je księgowej. A byłoby jeszcze idealniej, gdyby nie trzeba było otwierać koperty i nie wpisywać w książkę korespondencyjną, tylko by listonosz sam zanosił je na biurko księgowej 😉 Wg moich statystyk, 90% pracowników biurowych nie lubi faktur. Przynajmniej na początku 😉

Czy to rozumiem? Jak najbardziej!

 

Startując w swojej pierwszej, poważnej biurowej pracy, każda faktura denerwowała mnie już na wstępie. Zrozumienie jej, zlokalizowanie odpowiedzialnego za zakup, przybijanie pieczątek, zbieranie podpisów, skanowanie, noż na słowo faktura miałam nic tylko alergię. Ale..

Diabeł nie jest wcale taki straszny, można go spokojnie ujarzmić.

I ten artykuł jest pierwszym z serii, który pomoże Ci opanować podstawowe zagadnienia związane z hasłem FAKTURA i zrozumieć wszystko co trzeba.

To co zaczynamy?

 

Aha, zapomniałabym. Tę prośbę kieruję zwłaszcza do dziewczyn, które dopiero startują w tej pracy. Początki w biurze są wymagające, dlatego faktury mogą być dla Ciebie przerażające, ale nie muszą. Daj sobie trochę czasu na opanowanie podstaw i stworzenie zasad pracy z nimi. Spokojnie, w tym drugim także Ci pomogę 😉 już w kolejnym artykule.

Omówmy teraz podstawy, które powinnaś znać, wiedzieć o fakturach. Jako, że lubię porządek zrobię to w punktach, będzie Ci też łatwiej w każdej chwili wrócić do artykułu, gdybyś potrzebowała podpowiedzi.

 

FAKTURA..

  1. .. –  jest dokumentem, wystawionym przez sprzedającego, który potwierdza dokonanie określonej transkacji sprzedaży. Jej wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego, czyli VATu. Podatku pobieranego na każdym etapie obrotu towarami lub usługami.
  2. Faktura jest dla księgowości najważniejszym dokumentem księgowym, który można zaksięgować tzn. wpisać w księgi rozliczeniowe firmy i przede wszystkim odliczyć podatek.
  3. Elementy faktury – tę kwestię reguluje odpowiednie rozporządzenie, do którego link znajdziesz TU

Jednak, jeśli jak ja, nie cierpisz czytać takich rozporządzeń, to mam dla Ciebie prostą pigułkę:

  • Numer faktury – numeracja faktur nie powinna być przypadkowa, lecz jak mówią przepisy należy zachować w nich ciągłość. Natomiast symbolikę (skrótową identyfikację czego dotyczy faktura) możesz przyjąć dowolną, choć logiczną.
  • Data i miejsce wystawienia faktury – dzień/miesiąc/rok, miasto.
  • Data sprzedaży – w tym przypadku najważniejszy jest miesiąc wystawienia faktury – ma to wpływ na księgowanie i przypisywanie do odliczeń podatkowych = VAT,
  • Dane odbiorcy – pełny adres i NIP w przypadku firm (lub PESEL w przypadku osób fizycznych),
  • Dane sprzedawcy – pełny adres i NIP,
  • Opis produktu/usługi – czyli co sprzedaje firma,
  • Ilość – stan liczbowy,
  • Kwota netto – kwota podstawowa za dany towar lub usługę ,
  • Kwota VAT – należność, która powstaje w wyniku sprzedaży danego towaru lub usługi. Stawki VAT są różne i ich wysokość zależy od rodzaju usług. Zwyczajowo jednak najczęstszą stawką jest 23%.
  • Kwota brutto – czyli kwota netto powiększona o stawkę VAT. Jak to wyliczyć? Banalnie prosto, oto przykład:

1000 zł netto x stawka VAT np. 23% = 1230 zł brutto

 

  • Opis słowny kwoty brutto,
  • Termin płatności faktury,
  • Sposób zapłaty – w grę wchodzą: gotówka, karta kredytowa, przelew (wtedy należy podać numer rachunku bankowego, na który pieniądze powinny wpłynąć),
  • Podpis osoby wystawiającej fakturę.

Co do jednego możesz być pewna, zaczynając swoją przygodę z fakturami, właściwie każda działająca firma, ma już stworzony i narzucony wzór faktury. Także, nie będziesz musiała go tworzyć.

Gdybyś jednak potrzebowała wzoru tak owej, to przygotowałam dla Ciebie wzór z opisem i wyjaśnieniem. PDF, który możesz pobrać, podpowie Ci, jak stworzyć wzór faktury od podstaw.

 

BR - Elementy faktury

 

  1. Fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Oryginał dla kupującego. Kopia dla sprzedającego.

 

  1. Faktura może zostać wystawiona w formie elektronicznej (e-faktura) i papierowej. Kiedyś trzeba było drukować, podpisywać, przybijać pieczątki i wysyłać tradycyjną metodą. Dziś takiej potrzeby na szczęście już nie ma. Ale znam firmy, które dalej starym system się posługują.

Tu ważna uwaga, faktury zawsze wysyłaj listem poleconym, jeśli korzystasz z usług Poczty Polskiej. Inaczej, nie masz pewności i żadnego potwierdzenia, że ona w ogóle dotarła.

 

Faktura

 

  1. Poza fakturą podstawową zwaną także często (zwłaszcza przez księgowych FAKTURĄ WŁAŚCIWĄ), występują także dwie inne:
  • FAKTURA PROFORMA – w porównaniu do normalnej faktury, proforma nie jest dokumentem księgowym, co oznacza, że księgowość nie może jej zaksięgować i rozliczyć podatku. Wystawia się ją tylko po to, by potwierdzić dokonanie zamówienia między stronami i ewentualnie dokonać całości płatności za towar.
    Jeśli klient dokona wspomnianej płatności, to sprzedający (czyli otrzymujący wpłatę) zobowiązany jest wystawić fakturę właściwą, czyli tę podstawową, zawierającą wszystkie elementy z punktu nr 3.
  • FAKTURA ZALICZKOWA – jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj faktury, dotyczy tylko kwestii wpłaty zaliczki. Zaliczka oznacza pewną część, zadatek na poczet jakiejś usługi lub towaru. Klient składa zamówienie na wykonanie stołu, ale nie chce płacić całości od razu, lecz w częściach. I dlatego ma możliwość wpłaty zaliczki np. 30% z całej kwoty za wspomniany stół.

W tym wypadku sprzedający nie wystawi pełnej faktury (patrz pkt. 1) tylko właśnie zaliczkową, czyli te 30% kwoty.
Co ważne, na fakturze zaliczkowej powinnaś wpisać zawsze wartość całego zamówienia i wartość zaliczki. By kupujący mógł dostrzec wartość wpłaconą, a pozostałą jeszcze do zapłaty.

 

    7. Duplikat faktury – to wersja, która ratuje niejednego zapominalskiego lub gapowicza, gubiącego i/lub niszczącego faktury. Ile razy mi samej ułatwiło to życie, zwłaszcza gdy mojemu szefowi notorycznie i zupełnie przypadkiem 😉 zawieruszały się faktury.
Otóż duplikat to nic innego jak ta sama faktura właściwa (z punktu nr 1), wydawana na prośbę kupującego towar, ale zawierającą opis:

DUPLIKAT FAKTURY i datę wystawienia tegoż duplikatu.

 

 

  1. Przechowywanie faktur – każda firma powinna przechowywać faktury przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Mówiąc prostszym językiem:

 

Za rok 2017 podatnik (firma płacąca VAT) złożyła rozliczenie roczne teraz w kwietniu 2018 roku. Czyli wg prostej matematyki dokumenty powinien przechowywać do roku 2023.

2018 + 5 lat = 2023 rok

 

 

I to byłoby na tyle. Proste prawda?

 

 

Jestem przekonana, że w mig opanujesz te podstawy. A jak już to zrobisz, to z dużą łatwością przejdziesz do dalszych etapów, o których, przeczytasz w kolejnych artykułach związanych z fakturami😉 Możesz też zapisać się do mojej bazy dokumentacji biurowej i pobrać już teraz darmowy skrypt o fakturach.

 

 

 

 

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam osobom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!

Sprawdź na czym polega mój autorski model DZA