Jak przygotować faktury do księgowości – 7 prostych kroków

utworzone przez | Gru 4, 2017 | Dokumenty Biurowe | 9 Komentarze

Czy każdego 1 dnia miesiąca masz ten sam kłopot, bo czeka Cię ta niechciana czynność? Nie wiesz jak zabrać się za faktury? Czy boisz się, że sobie z nimi nie poradzisz? Jeśli choć raz odpowiedziałaś „tak”, na któreś z pytań, ten post jest dla Ciebie! Na przygotowanie faktur do księgowości mam swoje proste sposoby. Nie wierzysz? Przejdź przez moich 7 kroków, a na pewno z fakturami pójdzie Ci sprawnie i do tego nabierzesz dobrych nawyków! 

Zanim opowiem Ci jak krok po kroku przejść przez proces przygotowywania faktur dla księgowości, chciałabym wspomnieć o kilku istotnych rzeczach. Poza metodami „obróbki” faktur na zamknięcie miesiąca musisz mieć swój system zajmowania się fakturami w ciągu całego miesiąca. Jest to temat szeroki i wymaga odrębnego omówienia, ale wspominam o tym celowo, abyś pamiętała, że proces zarządzania fakturami w trakcie całego miesiąca ma istotny wpływ na jego zamknięcie. Jeśli w Twoich fakturach i dokumentach panuje chaos, to będzie Ci o wiele trudniej rozliczyć miesiąc, a przede wszystkim znacznie dłużej zajmie Ci porządkowanie i zamykanie faktur. Oczywista oczywistość, jednak wciąż podczas szkoleń, muszę omawiać ten proces.

 

 

 

Koordynacja wpływających faktur, archiwizowanie i pilnowanie ich terminów płatności ma także znaczenie na sam koniec – czyli wysyłkę do księgowości. Powinnaś zatem zawsze mieć porządek w fakturach i wypracować sobie system ich rejestrowania. On z pewnością ułatwi Ci każdy kolejny krok, które będę opisywała poniżej. I jeszcze jedna rzecz: pamiętaj proszę, że kroki i przygotowana dla Ciebie checklista – to bazowa wersja, którą możesz, a nawet powinnaś udoskonalić i dopasować na potrzeby swojego biura.

 

Jeśli masz pewność, że spłynęły Ci już wszystkie faktury od dostawców, masz również u siebie te, które powinnaś dostać od Szefa, możesz na spokojnie rozpocząć szykowanie „paczki” dla księgowości.  Zaczynamy.

 

 

KROK 1:   Podziel faktury na:

  1. Kosztowe – wszystkie te faktury, za które firma zapłaciła przelewem lub gotówką – czyli stanowią jej koszt.
  2. Sprzedażowe – wszystkie te faktury, które firma wystawia dla swoich klientów/kontrahentów – czyli stanowiące jej zysk.
  3. Delegacje firmowe – to potwierdzenia wyjazdu firmowego krajowego lub zagranicznego pracowników firmy.

KROK 2:   Ułóż faktury chronologicznie.

Z pewnością jest tak, że w ciągu miesiąca wpinasz sobie faktury do segregatora lub wkładasz do teczki kolejno w zależności od ich wpływu. I to jest bardzo dobra metoda, „brawo Ty” ? Faktury wpływają w różnym czasie, wszystko zależy od poczty, terminu przesłania czy innych okoliczności. Gdy przygotowujesz faktury dla księgowości, najlepiej poukładać je kolejno.

Przez lata współpracy z różnymi biurami rachunkowymi wiem, że jest to dla nich ważne. I nawet jeśli powiesz, że oni Cię oto nie proszą, to ja wiem, że to znacznie ułatwia im pracę. A dodatkowo, świadczy dobrze o Tobie i jakości Twojej pracy. Przecież – chcesz być profesjonalną sekretarką, prawda? ?

Zatem faktury układamy od 1 do ostatniego dnia miesiąca. Rosnąco i chronologicznie. Proste.

KROK 3:   Przybij pieczątkę na każdej fakturze.

Do tej czynności możemy podejść dwojako – metoda zależna jest od biura rachunkowego. W jednym podejściu na fakturze mamy dwie oddzielne pieczątki, zaś w tym drugim, zdaje się wygodniejszym, mamy dwie pieczątki zbiorczo w jednej większej (zdjęcie takiej pieczątki pokazuję poniżej). Obie metody są dobre, a wybór zależy od biura rachunkowego. Niezależnie, którą z pieczątek wybierzesz, ważne, aby zawierała ona te informacje, które są wymagane w ustawie o rachunkowości i potrzebne w przypadku kontroli skarbowej.

 

W wielu korporacjach przyjmuje się zasadę dwóch pieczątek:

  1. WPŁYNĘŁO – przybijana na przodzie faktury w prawym górnym rogu. Tu przybijamy pieczątkę z datą dnia, kiedy faktura wpłynęła.
  2. OPIS KSIĘGOWY – przybijana z tyłu faktury w lewym dolnym rogu. Ta pieczątka jest zazwyczaj dostosowana do potrzeb i formy rozliczania się firmy.

 

Najważniejsze jednak jest to, że każda faktura powinna zawierać opis: merytoryczny, formalny i rachunkowy. Co to znaczy? Taki opis ma za zadanie potwierdzić, że faktura została:

  • sprawdzona – zatem informacje na niej są zgodne i prawdziwe,
  • zakredytowana – została przypisana do odpowiedniego konta kosztowego – czyli Twój opis czego dotyczy ta faktura pozwoli na przypisanie jej przez księgowość do odpowiedniego konta rachunkowego podczas księgowania.  Co powinnaś zatem wpisać? –  najważniejsze informacje dotyczące danego kosztu z faktury.
  • zatwierdzona – została zaakceptowana przez osobę nadzorującą, zazwyczaj stosuje się dwa podpisy – Twój jako osoby przyjmującej i Twojego przełożonego jako akceptującego koszt.
pieczątka-opis-faktury

Przykład podwójnej pieczątki do opisu faktury.

KROK 4:   Wprowadź faktury do REJESTRU FAKTUR.

Wspominałam już o tym prawda? O porządku i koordynacji wpływających faktur. Taki REJESTR FAKTUR ma za zadanie w tym pomagać. I w zasadzie ten punkt powinien być na początku. Bo w ciągu miesiąca to na nim bazuje Twoje zarządzanie fakturami. Jeśli jeszcze go nie masz, to natychmiast go utwórz. A jeśli chcesz wiedzieć, co powinien zawierać taki rejestr: odsyłam Cię do artykułu o budżecie, gdzie znajdziesz więcej informacji.

KROK 5:   Przygotuj archiwum faktur.

Mówiąc archiwum, mam na myśli skany faktur, czyli bazę, z której w każdej chwili Ty i osoby upoważnione możecie skorzystać. Skoro oryginały faktur przekazujesz do księgowości, to posiadanie ich skanów jest niezbędne. Nigdy nie wiesz, w jakiej sytuacji i momencie będziesz potrzebować odnaleźć dany koszt lub inną informację, a faktura jest często najlepszym tego źródłem. Dlatego skany są tak ważne.

Uwaga: organizując sobie archiwum skanów, miej czytelny system ich zapisywania. Nie zapisuj wg własnego widzimisię.

KROK 6:  Uzupełnij raport kasowy.

Mimo że coraz mniej operuje się gotówką w firmach, nadal jest ona używana. A kiedy pojawia się w biurze gotówka, to oczywistym jest, że potrzebny jest raport kasowy. W raporcie wpisuje się każdy gotówkowy wydatek: datę, nr faktury, wydatkowaną kwotę. Na koniec miesiąca w podsumowaniu widnieje saldo i wówczas możesz sprawdzić czy w kasetce z pieniędzmi wszystko Ci się zgadza. Zupełnie jak w sklepie 😉

KROK 7:   Wydrukuj wyciąg bankowy.

By biuro rachunkowe mogło sprawdzić zgodność wszystkich wydatków i przychodów, będzie potrzebowało wyciągu z firmowego rachunku bankowego. Często w firmach praktykuje się dostęp do rachunków dla biur – właśnie po to, aby mogły same generować takie wyciągi.

Jeśli jednak tak nie jest, po prostu pobierz wyciąg do PDF, wydrukuj i dołóż do reszty dokumentów. Jeśli firma ma dwa osobne rachunki na koszty i wpływy od klientów – wydrukuj dwa wyciągi.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

 

I tym sposobem dotarłyśmy wspólnie do końca, nie było to takie trudne, prawda? Jeszcze tylko spakuj dokumenty do koperty, zaadresuj i wyślij, i voila! Jeśli decydujesz się na wysyłkę nie kurierem, lecz za pośrednictwem Poczty Polskiej, pamiętaj, że najlepsze rozwiązanie to polecony z potwierdzeniem odbioru. Jak mówi stare przysłowie „przezorny zawsze ubezpieczony” – zgadzasz się z nim, prawda?

 

 

9 komentarzy

  1. Joanna

    Nieco bym to zmodyfikowała te kroki:
    1. krok – podział wg uzgodnień zaleconych przez biuro.
    Jedni mają koszty ogólne i sprzedaż, a nie mają delegacji, jeszcze inni mają zakup towarów do produkcji. Zależy od potrzeb danej firmy i rodzaju jej działalności.
    2. chronologia wg zbiorów z 1 kroku to dobra rzecz!
    3. pieczątki są nieważne. ważne są opisy, które osoba odpowiedzialna za wydatek nadaje, i ewentualne inne adnotacje (np. o formie zapłaty, kiedy wpłynęło, pod jai projekt przyporządkować itp). pieczątki lub opisy „sprawdzono pod względem…” stosuje się w większych firmach i w pełnej księgowości. w małych i średnich jest to zwykle zbędne.
    4. i 5. rejestr faktur i kopie faktur w firmie – bardzo dobre praktyki! szkoda, że wielu przedsiębiorców ich nie stosuje.
    6. klienci często oczekują, że to br zrobi raport kasowy. wyjątkowo błędne przekonanie – tak jak piszesz, to osoba odpowiedzialna za gotówkę ma sprawdzać i pilnować, czy się wszystko zgadza.
    7. wb i wydruk? 🙂 oj. 5% moich klientów oddaje je w formie papierowej, a księgowa załamuje ręce.
    W dobie powszechnej elektronizacji zarówno dokumenty, jak i wyciągi bankowe przekazuje się bardzo często w formie elektronicznej. Eksportem danych, mailem, dostępem do programu księgowego, specjalnym dyskiem, aplikacjami na komórkę itp. Dla księgowych przerobienie dokumentu elektronicznego na wersję papierową jest zwykle bezcelowe, szybciej obsłuży dok. elekroniczny.
    Tu naturalnie łączy się robienie kopii elektronicznej dokumentów papierowych.

    Wersje papierową dokumentów do księgowości przekazuje zdecydowana mniejszość klientów biur rachunkowych, nawet wśród mikro przedsiębiorców. To często osoby przyzwyczajone do wersji papierowych dokumentów, prowadzące w określony sposób dokumentację od lat. Zasadniczo jednak, oprócz porządku u siebie i kopii, to podstawową zasadą jest trzymanie się wskazówek biura – wtedy księgowemu znacznie lepiej pracuje się przy prowadzeniu księgowości takiej firmy.

  2. Urszula

    Joanna, bardzo Ci dziękuję za podpowiedzi. Wychodzę z założenia i to zawsze powtarzam dziewczynom, że zanim rozpoczną współpracę z biurem rachunkowym to należy się z nim spotkać, ustalić zasady i wymogi współpracy. Po 13 latach pracy wiem, że co biuro rachunkowe to inne wymogi i uniwersalnych wytycznych nie da się ustalić.

  3. Karolina

    A ja może trochę nie w temacie, ale mam pewien dylemat:

    pracuję w firmie jako pomoc biurowa i przekazuję księgowej faktury, którymi się już ona zajmuje. Pani księgowa wymaga lub przynajmniej zaznacza, że powinnam uzyskać wcześniej podpisy od dyrektora na tych fakturach. Szefa jednak często nie ma i woli „hurtem” podpisywać już dokumenty od Pani księgowej.
    Moje pytanie brzmi: kto tu ma rację. Przyznam szczerze, że źle mi się pracuje, kiedy z jednej strony ktoś ciągle nie ma czasu na podpisy a z drugiej strony słyszę, że powinnam przynosić faktury podpisane.
    Z góry dziękuję za pomoc.

  4. Urszula

    Karolina, zadałaś bardzo ważne pytanie. Po tym co napisałaś, jasno widać, że nie macie spisanej procedury rozliczania faktur. Ta pozwoliłaby Wam uniknąć tego typu stresujących sytuacji. To co możesz i polecam Ci zrobić to:
    1. spisać kolejno ten cały proces czyli od wpływu faktur po jej rozliczenie w księgowości – kto, co robi i na jakim etapie,
    2. następnie zaproponowanie terminów i w jaki sposób kto i za co odpowiada,
    3. ustalenie z szefem i księgową nowego procesu i wspólne umówienie się na to: kiedy szef podpisuje i kiedy księgowa dostaje dokumenty.

    To Wam bardzo usprawni prace 🙂

  5. Karolina

    Urszulo, bardzo dziękuję za odpowiedź i pomoc, zwłaszcza, że chwilami miałam wrażenie, że może to ja się czepiam i nie potrafię się dostosować do panujących zasad w firmie.

    Bardzo mi się podoba Twoje rozwiązanie i jestem wdzięczna za wsparcie, choć podejrzewam, że czeka mnie nie lada zadanie, biorąc pod uwagę tryb pracy jaki zaobserwowałam, ale będę próbować. 🙂

    Pozdrawiam i życzę wszystkiego dobrego.

    P.S. Strona rewelacyjna, cieszę się, że na nią trafiłam. 🙂

  6. Weronika

    Cześć ,
    mam pytanie , w biurze w który pracuje mam stworzony plik z fv które są fakturami stałymi czyli takie których spodziewam się co miesiąc, chciałabym mieć większą kontrolę nad ich wpływaniem ponieważ zdarza się że nie docieraja one do biura , nie wiem jak usprawnić ten proces żebym mogła na bierząco móc kontrolować ich wpływ i w porę reagować kiedy ich nie ma

  7. Urszula

    Weronika, z tego co napisałaś, wynika dla mnie jasno, że nie działają procedury przekazywania faktur przez osoby lub firmy, które te faktury Ci dostarczają. Zdecydowanie przyjrzałabym się tym procedurom, jeśli są. Lub je stworzyła, jeśli ich nie ma. Bez usystematyzowania procedur wpływu i przekazywania faktur nie zdziałasz wiele.

    Mam nadzieję, że ta podpowiedź wskaże Ci drogę działania. Jeśli nie, to może trzeba popatrzeć na te procesy znacznie szerzej. Wówczas zapraszam Cię na jedno z moich szkoleń lub konsultację.

  8. Iwona

    Witam

    Jako BUR czy powinnam żądać od klienta opisu faktur kosztowych w celu ustalenia zasadności poniesionego kosztu oraz zaliczenia go do KUP. Jeżeli tak to wystarczy skrót KUP i podpis klienta.

  9. Urszula

    To pytanie warto byłoby zadać księgowej. Jednak moje doświadczenie pokazuje, że jeśli nie ma ustalonego planu podziału kosztów i pracownicy się nim nie posługują, to warto opisywać faktury z tyłu: czego wydatek dotyczył i podpis pracownika, który ten wydatek poniósł.

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O MNIE

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!