Czy każdego 1 dnia miesiąca masz ten sam kłopot, bo czeka Cię ta niechciana czynność? Nie wiesz jak zabrać się za faktury? Czy boisz się, że sobie z nimi nie poradzisz? Jeśli choć raz odpowiedziałaś „tak”, na któreś z pytań, ten post jest dla Ciebie! Na przygotowanie faktur do księgowości mam swoje proste sposoby. Nie wierzysz? Przejdź przez moich 7 kroków, a na pewno z fakturami pójdzie Ci sprawnie i do tego nabierzesz dobrych nawyków! 

Zanim opowiem Ci jak krok po kroku przejść przez proces przygotowywania faktur dla księgowości, chciałabym wspomnieć o kilku istotnych rzeczach. Poza metodami „obróbki” faktur na zamknięcie miesiąca musisz mieć swój system zajmowania się fakturami w ciągu całego miesiąca. Jest to temat szeroki i wymaga odrębnego omówienia, ale wspominam o tym celowo, abyś pamiętała, że proces zarządzania fakturami w trakcie całego miesiąca ma istotny wpływ na jego zamknięcie. Jeśli w Twoich fakturach i dokumentach panuje chaos, to będzie Ci o wiele trudniej rozliczyć miesiąc, a przede wszystkim znacznie dłużej zajmie Ci porządkowanie i zamykanie faktur. Oczywista oczywistość, jednak wciąż podczas szkoleń, muszę omawiać ten proces.

Koordynacja wpływających faktur, archiwizowanie i pilnowanie ich terminów płatności ma także znaczenie na sam koniec – czyli wysyłkę do księgowości. Powinnaś zatem zawsze mieć porządek w fakturach i wypracować sobie system ich rejestrowania. On z pewnością ułatwi Ci każdy kolejny krok, które będę opisywała poniżej. I jeszcze jedna rzecz: pamiętaj proszę, że kroki i przygotowana dla Ciebie checklista – to bazowa wersja, którą możesz, a nawet powinnaś udoskonalić i dopasować na potrzeby swojego biura.

Jeśli masz pewność, że spłynęły Ci już wszystkie faktury od dostawców, masz również u siebie te, które powinnaś dostać od Szefa, możesz na spokojnie rozpocząć szykowanie „paczki” dla księgowości.  Zaczynamy.

KROK 1:   Podziel faktury na:

  1. Kosztowe – wszystkie te faktury, za które firma zapłaciła przelewem lub gotówką – czyli stanowią jej koszt.
  2. Sprzedażowe – wszystkie te faktury, które firma wystawia dla swoich klientów/kontrahentów – czyli stanowiące jej zysk.
  3. Delegacje firmowe – to potwierdzenia wyjazdu firmowego krajowego lub zagranicznego pracowników firmy.

KROK 2:   Ułóż faktury chronologicznie.

Z pewnością jest tak, że w ciągu miesiąca wpinasz sobie faktury do segregatora lub wkładasz do teczki kolejno w zależności od ich wpływu. I to jest bardzo dobra metoda, „brawo Ty” ? Faktury wpływają w różnym czasie, wszystko zależy od poczty, terminu przesłania czy innych okoliczności. Gdy przygotowujesz faktury dla księgowości, najlepiej poukładać je kolejno.

Przez lata współpracy z różnymi biurami rachunkowymi wiem, że jest to dla nich ważne. I nawet jeśli powiesz, że oni Cię oto nie proszą, to ja wiem, że to znacznie ułatwia im pracę. A dodatkowo, świadczy dobrze o Tobie i jakości Twojej pracy. Przecież – chcesz być profesjonalną sekretarką, prawda? ?

Zatem faktury układamy od 1 do ostatniego dnia miesiąca. Rosnąco i chronologicznie. Proste.

KROK 3:   Przybij pieczątkę na każdej fakturze.

Do tej czynności możemy podejść dwojako – metoda zależna jest od biura rachunkowego. W jednym podejściu na fakturze mamy dwie oddzielne pieczątki, zaś w tym drugim, zdaje się wygodniejszym, mamy dwie pieczątki zbiorczo w jednej większej (zdjęcie takiej pieczątki pokazuję poniżej). Obie metody są dobre, a wybór zależy od biura rachunkowego. Niezależnie, którą z pieczątek wybierzesz, ważne, aby zawierała ona te informacje, które są wymagane w ustawie o rachunkowości i potrzebne w przypadku kontroli skarbowej.

W wielu korporacjach przyjmuje się zasadę dwóch pieczątek:

  1. WPŁYNĘŁO – przybijana na przodzie faktury w prawym górnym rogu. Tu przybijamy pieczątkę z datą dnia, kiedy faktura wpłynęła.
  2. OPIS KSIĘGOWY – przybijana z tyłu faktury w lewym dolnym rogu. Ta pieczątka jest zazwyczaj dostosowana do potrzeb i formy rozliczania się firmy.

Najważniejsze jednak jest to, że każda faktura powinna zawierać opis: merytoryczny, formalny i rachunkowy. Co to znaczy? Taki opis ma za zadanie potwierdzić, że faktura została:

  • sprawdzona – zatem informacje na niej są zgodne i prawdziwe,
  • zakredytowana – została przypisana do odpowiedniego konta kosztowego – czyli Twój opis czego dotyczy ta faktura pozwoli na przypisanie jej przez księgowość do odpowiedniego konta rachunkowego podczas księgowania.  Co powinnaś zatem wpisać? –  najważniejsze informacje dotyczące danego kosztu z faktury.
  • zatwierdzona – została zaakceptowana przez osobę nadzorującą, zazwyczaj stosuje się dwa podpisy – Twój jako osoby przyjmującej i Twojego przełożonego jako akceptującego koszt.
pieczątka-opis-faktury

Przykład podwójnej pieczątki do opisu faktury.

KROK 4:   Wprowadź faktury do REJESTRU FAKTUR.

Wspominałam już o tym prawda? O porządku i koordynacji wpływających faktur. Taki REJESTR FAKTUR ma za zadanie w tym pomagać. I w zasadzie ten punkt powinien być na początku. Bo w ciągu miesiąca to na nim bazuje Twoje zarządzanie fakturami. Jeśli jeszcze go nie masz, to natychmiast go utwórz. A jeśli chcesz wiedzieć, co powinien zawierać taki rejestr: odsyłam Cię do artykułu o budżecie, gdzie znajdziesz więcej informacji (tu)

KROK 5:   Przygotuj archiwum faktur.

Mówiąc archiwum, mam na myśli skany faktur, czyli bazę, z której w każdej chwili Ty i osoby upoważnione możecie skorzystać. Skoro oryginały faktur przekazujesz do księgowości, to posiadanie ich skanów jest niezbędne. Nigdy nie wiesz, w jakiej sytuacji i momencie będziesz potrzebować odnaleźć dany koszt lub inną informację, a faktura jest często najlepszym tego źródłem. Dlatego skany są tak ważne.

Uwaga: organizując sobie archiwum skanów, miej czytelny system ich zapisywania. Nie zapisuj wg własnego widzimisię.

KROK 6:  Uzupełnij raport kasowy.

Mimo że coraz mniej operuje się gotówką w firmach, nadal jest ona używana. A kiedy pojawia się w biurze gotówka, to oczywistym jest, że potrzebny jest raport kasowy. W raporcie wpisuje się każdy gotówkowy wydatek: datę, nr faktury, wydatkowaną kwotę. Na koniec miesiąca w podsumowaniu widnieje saldo i wówczas możesz sprawdzić czy w kasetce z pieniędzmi wszystko Ci się zgadza. Zupełnie jak w sklepie 😉

KROK 7:   Wydrukuj wyciąg bankowy.

By biuro rachunkowe mogło sprawdzić zgodność wszystkich wydatków i przychodów, będzie potrzebowało wyciągu z firmowego rachunku bankowego. Często w firmach praktykuje się dostęp do rachunków dla biur – właśnie po to, aby mogły same generować takie wyciągi.

Jeśli jednak tak nie jest, po prostu pobierz wyciąg do PDF, wydrukuj i dołóż do reszty dokumentów. Jeśli firma ma dwa osobne rachunki na koszty i wpływy od klientów – wydrukuj dwa wyciągi.

ursago- efektywna-administracja

I tym sposobem dotarłyśmy wspólnie do końca, nie było to takie trudne, prawda? Jeszcze tylko spakuj dokumenty do koperty, zaadresuj i wyślij, i voila! Jeśli decydujesz się na wysyłkę nie kurierem, lecz za pośrednictwem Poczty Polskiej, pamiętaj, że najlepsze rozwiązanie to polecony z potwierdzeniem odbioru. Jak mówi stare przysłowie „przezorny zawsze ubezpieczony” – zgadzasz się z nim, prawda?

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam osobom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!

Sprawdź na czym polega mój autorski model DZA