Z pozoru pisma może pisać każdy. Jednak skuteczne i profesjonalne pisma piszą już nieliczni. I Ciebie, jako profesjonalną asystentkę z krwi i kości widzę w tej drugiej grupie. Nielicznych, acz wyjątkowych. A każde pismo, jakie przygotujesz, będzie Cię klasyfikowało i oceniać będzie Twój fach w ręku. Daj się zatem poznać z tej dobrej strony czyli słowem pisanym. A potem przy słowie mówionym szlak będziesz mieć już przetarty.

 

Istotą pism jest przekazywanie wiedzy, informacji lub stanu rzeczy. Niezależnie od powodów, spełniają one podstawową funkcję: wspomagają działanie w firmy w utrzymaniu płynności operacyjnej. Do tego są gwarancją załatwienia wielu spraw formalno – urzędowych. Czyli bez nich ani rusz. Żadna firma bez pism i dokumentów nie istnieje. To raczej pewne.

 

Przygotowałam dla Ciebie spis istotnych elementów, na które zdecydowanie powinnaś zwrócić uwagę przy tworzeniu jakiegokolwiek pisma. To absolutne must have każdej asystentki i jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę w administracji, to szczególnie polecam Ci opanować tę umiejętność.

 

Co jest ważne w każdym piśmie?

 

  • Formalno-elegancki wyglądu pisma – estetyka.
  • Zawarcie wszystkich niezbędnych informacji związanych z tematem głównym pisma.
  • Forma, format i terminologia powinna być dostosowana do odbiorcy pisma (jest różnica między dostawcą, z którym mamy długoletnie relacje biznesowe, a Urzędem Skarbowym).
  • Struktura dokumentu jest przejrzysta – odpowiednie odstępy, akapity, czcionki.
  • Zastosowane w piśmie grafiki są subtelne, delikatne, nieodrywające od sedna dokumentu.

 

Dlaczego to takie istotne?          

 

Nieprzemyślane i źle przygotowane pismo to nieefektywny dokument. Funkcją pisma jest coś przekazać, poinformować, zaznajomić drugą stronę z danym tematem. Jeśli w piśmie nie ma wystarczających informacji, oznacza to, że pismo ma słaby przekaz. A jeśli pismo ma słaby przekaz to znaczy, że druga strona nie do końca zrozumie, czego Ty właściwie od niej chcesz.

Co mówiąc znów wprost, oznacza, że zmarnowałaś czas swó i czas odbiorcy pisma.

 

Zapytasz: jak to?

 

Bo teraz odbiorca musi do Ciebie napisać zwrotne pismo, w którym zada dodatkowe pytania, by się czegoś dowiedzieć. Ty będziesz zmuszona znów napisać kolejną odpowiedź i wyjaśnienia. Bez przygotowania pisma w sposób przemyślany, zmuszona będziesz pisać je kilkukrotnie. Ponawiasz całą tę procedurę tworzenia pisma, ponownie. Zbyteczne, błędne koło.

 

Teraz rozumiesz?

 

Im bardziej szczegółowy i jasny przekaz zawrzesz, tym szybciej załatwisz daną sprawę i unikniesz dodatkowych zadań czy pytań z tym związanych. Chodzi oczywiście o oszczędność Twojego czasu, czyli efektywniejszą organizację pracy.

 

Spokojnie, mam na to proste rozwiązanie. Procesowe, jak do każdej rzeczy, którą się zajmuję. Absolutnie nie musisz się tym przerażać, bo początkowo może to brzmieć strasznie. Jesteś w stanie po kilku takich pismach, opanować całą tę procedurę ich tworzenia. To wbrew pozorom nie jest trudna sprawa, lecz wymaga skupienia na funkcji celu (czyli coś, co ja absolutnie lubię) i wypracowaniu sobie schematów działania.

 

Kroki, które za chwilę Ci zaprezentuję, z pewnością nauczą Cię takiego schematycznego przy tworzeniu pism działania. Z biegiem czasu także pozwolą Ci na wypracowanie sobie wzorów pism, które będziesz już jak komputer tworzyć na potrzeby firmowe. To jest do wypracowania. Bez szukania po internecie, przeszukiwaniu blogów (z mojego oczywiście nie rezygnuj!) czy dopytywania. Zapewniam Cię, że będziesz w stanie tworzyć szybko i sprawnie dobrze przygotowane pisma.

 

 

Na co powinnaś zwrócić uwagę tworząc pismo?

 

  • Ustal cel i funkcję pisma – jakie zadanie ma spełnić dany dokument?
  • Zbierz potrzebne informacje (prawne, formalne etc.) i jakie ewentualne załączniki będziesz musiała dodać do pisma.
  • Rozplanuj strukturę i format dokumentu (format, grafika, wygląd).
  • Przygotuj tekst pisma.
  • Sprawdzaj i poprawiaj błędy: stylistyczne, gramatyczne etc.
  • Podpisuj zawsze pismo albo osobiście (mając upoważnienie) lub pamiętaj o podpisu szefa.

 

 

Jeśli przyłożysz się do ustalenia tych detali, na które zwracałam Ci uwagę powyżej, będziesz mogła lepiej rozplanować pisma i skupić się na jego funkcji. Przekazaniu informacji w sprawie, której to pismo tworzysz. Pokażę Ci teraz, jak krok po kroku stworzyć takie pismo i na jakie elementy zdecydowanie, jeśli nie wręcz, musisz zwrócić uwagę. Pamiętaj, zależy nam na tworzeniu pism profesjonalnych. Nie byle jakich. Wygląd pisma to pierwsza rzecz, na jaką zwraca uwagę każdy czytający pismo. Warto się zatem do tego dobrze przyłożyć i osiągnąć pierwszy efekt dobrego wrażenia.

 

PODSTAWOWE ELEMENTY KAŻDEGO PISMA

 

 1. MARGINESY – uniwersalna zasada 2,5 x 2,5 cm (górny, dolny, prawy, lewy) – pozwala na dodatkowe notatki odbiorcy pisma i łatwe wpięcie je do skoroszytu.

Jeśli wymóg pisma zawiera inne wymiary marginesów lub dokumenty będą zbindowane w sposób specjalny/niestandardowy to oczywiście dostosuj wielkość marginesów.

 

2. NADAWCA – dane nadawcy – miejsce: LEWY GÓRNY RÓG.

Nazwa/nazwisko

Adres

Nr telefonu/e-mail

 

PRZYKŁAD:

 PAMIĘTAJ: Jeśli pismo powstaje na papierze firmowym zawierającym w stopce dane teleadresowe – zrezygnuj z pisania danych nadawcy. W miejscu gdzie w przykładzie są dane nadawcy, możesz po prostu umieścić firmowe logo.

 

 3. MIEJSCOWOŚĆ, DATA – miejsce i czas, w którym powstało pismo – miejsce: PRAWY GÓRNY RÓG z wyrównaniem do prawego marginesu. Wpisujemy je na poziomie 1 linijki nagłówka, czyli data jest w tej samej linijce, co nazwa firmy.

W urzędach państwowych, na przykład w Kancelaria Premiera istnieje zasada, że w polu miesiąca, nazwę miesiąca należy wpisać ręcznie. I też nie wpisuje się:

13 luty 2018 tylko 13 lutego 2018. Rok zawsze wpisuje się cyframi arabskimi.

  

PRZYKŁAD:

Formaty daty najczęściej stosowane i wyglądające elegancko to:

Warszawa, dn. 13 lutego 2018 r.

lub

Warszawa, 13 lutego 2018 r.

 

4. ADRESAT – osoba/instytucja, do której kierowane jest pismo – miejsce: CO NAJMNIEJ 2 WCIĘCIA PRZED DATĄ DOKUMENTU (nie stosuj polecanego wszędzie wyrównania danych adresata do daty dokumentu to mało estetyczne!)

 

PAMIĘTAJ: ZNAK GRZECZNOŚCIOWY – Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której kierujesz pismo, to użyj go na początku. Jeśli nie, to po prostu pismo zaadresuj do firmy.

Zgodnie z zasadami ortografii adres należy pisać: ul. Królewska 14, a nie Ulica Królewska.

 

PRZYKŁAD:

 

5. ZNAKI POWOŁAWCZE – symbole przyporządkowujące pismo do konkretnej sprawy – miejsce: LEWY MARGINES PISMA, 3 ODSTĘPY (ENTER) OD ADRESATA, stosowana nazwa to DOTYCZY (najlepiej pogrubione, podkreślone).

PRZYKŁAD:

 

6. TYTUŁ PISMA – wskazanie i narzucenie formalnego charakteru danego pisma – miejsce: środek strony 3 ODSTĘPY (ENTER) od danych adresata lub 2 odstępy (ENTER) od znaku sprawy. Czcionka 14 punktów pogrubiona – ten element ma się wyróżniać.

Częste tytuły pism to:  PODANIE, ZAŚWIADCZENIE, ZAŻALENIE, REKLAMACJA, ODPOWIEDŹ NA PISMO

PAMIĘTAJ: Nie używaj kropek na końcu tytułu.

PRZYKŁAD:

 

 7. TREŚĆ – zaczynasz pisać po wstawieniu 2 ODSTĘPY (ENTER) od tytułu pisma.

Informacje w piśmie zależą oczywiście od tego, co chcesz przekazać i do kogo piszesz. Są jednak podstawowe zasady, którymi dobrze, byś się kierowała:

  • Zwracając się do konkretnej osoby, stosuj imię i nazwisko.
  • Jeśli nie znasz ich danych, a kierujesz pismo ogólnie do instytucji, używaj formy: Szanowni Państwo.

PAMIĘTAJ: Unikaj jak ognia stosowania w piśmie formy bezosobowej. Jest ona nietaktowna. Jeśli pismo adresujesz do konkretnej osoby, to zapis zgodnie z zasadami interpunkcji powinien mieć taki wygląd:

Szanowni Państwo,

mając na uwadze…

 

Są obecnie trendy, które mówią, że po Szanowni Państwo powinno się postawić kropkę i wtedy zacząć kolejny akapit od dużej litery. Myślę jednak, że obie wersje są poprawne, wybierz własną.

 

  • Stosuj 1 rodzaj czcionki (polecam CALIBRI) i wielkość: 11 lub 12 punktów.
  • Tekst powinien być wyjustowany – od lewego do prawego marginesu.
  • Jeśli potrzebujesz coś w tekście wyróżnić, zastosuj pogrubienie, lecz nie pisz tego przy użyciu CAPS LOCKA – to wysoce nietaktowne. Chyba, że stosujesz jakieś nazwy produktu, usługi – wówczas jest to dopuszczalne.
  • Sierotki w tekście – nie zostawiaj na końcu zdania: przyimków i spójników np. z, i, do, bez, ale, czy, np. tzn. itp.
  • Jeśli chcesz powołać się na zdanie zapisane w poprzednim piśmie, zacytuj je używając cudzysłowie: „….”.
  • Używając myślnik – stosuj odstęp, czyli spację.
  • Używając łącznika między słowami nie rób odstępu. Przykład: biało-czerwony.
  • Stosuj akapity pisma – dla lepszej jego czytelności.
  • Zadbaj o odstępy między akapitami – chodzi oto, by oddzielać od siebie poszczególne zagadnienia pisma – zwłaszcza jeśli występuje ich kilka w 1 piśmie. Pismo jest wówczas czytelne.
  • Sprawdzaj ortografię, interpunkcję, gramatykę. Możesz skorzystać z różnych narzędzi internetowych (darmowych), które podpowiedzą Ci, czy wystąpił jakiś błąd, czy nie. Co do zasady: z firmy nie wychodzą pisma z błędami.

 

Fajnym narzędziem do sprawdzania podstawowych błędów może przydać Ci się internetowy, bezpłatny słownik. Pomaga on w sprawdzeniu ortografii i gramatyki polskiej. Może i Tobie się przyda 😊 http://www.pisownia.com/

 

  • Nie używaj kolokwializmów w pismach.
  • Stosuj starą, szkolną zasadę: pisz pismo jak wypracowanie:

 

 

 

WSTĘP

Krótko opisz czego to pismo ma dotyczyć i jeśli trzeba to nawiąż do poprzednich pism związanych z tą konkretną sprawą.

 

PRZYKŁAD:

  

ROZWINIĘCIE

Umieść wszystkie merytorycznie spisane informacje w sposób przejrzysty, zwięzły i zrozumiały dla odbiorcy. Zawrzyj wszystko, co udało Ci się zebrać na etapie gromadzenia informacji. Unikaj żargonu, kolokwializmów i terminów fachowych, jeśli nie są potrzebne.

PAMIĘTAJ: każdy element sprawy powinien być oddzielony akapitem i 1 odstępem (ENTER).

 

 

ZAKOŃCZENIE

 

Krótko podsumuj ustalenia z pisma, napisz wnioski z treści, którą wcześniej opisałaś. Bardzo dużo osób czyta tylko wstęp i właśnie zakończenie. Streś króciutko główne idee i przesłanie tego pisma. Jeśli trzeba, to wezwij do działania np. poproś o informację zwrotną, grzecznie dziękując.

 

PRZYKŁAD:

 

 8. PODPISY – znajdują się pod treścią pisma, na tej samej wysokości co wcześniej ADRESAT. Przykłady form grzecznościowych, umieszczanych wraz z podpisem:

 

Z poważaniem,                                                                        Z wyrazami szacunku,                              

 

Urszula Rowińska                                                                   Urszula Rowińska

 

 

PAMIĘTAJ: Pomiędzy formą grzecznościową, a imieniem i nazwiskiem powinien znajdować się odstęp, który przeznaczony jest na podpis odręczny.

 

  • Jeśli pismo podpisują dwie osoby, to po lewej stronie wpisuje się osobę na niższym stanowisku.
  • Jeśli natomiast pismo podpisuje osoba mająca upoważnienie do podpisu (czyli podpisuje się w czyimś imieniu) to wówczas przed imieniem i nazwiskiem w podpisie stosuje się skrót: z up.

 

PRZYKŁAD:

 

 9. ZAŁĄCZNIKI – wylistowane w dolnej części pisma dokumenty dodatkowe, które zostały przypięte/załączone do niniejszego pisma.

PRZYKŁAD:

 

10. ROZDZIELNIKI – to informacja, kto otrzymuje egzemplarz danego pisma i powinien się z nim zapoznać. Listę rozdzielników umieść z opisem DO WIADOMOŚCI pod załącznikami.

PRZYKŁAD:

Do wiadomości:

  1. Urząd Miasta
  2. Urząd Skarbowy
  3. Firma XYZ

 

  • SPIĘTE PISMA – jeśli pismo składa się z kilku stron zawsze zszyj jej zszywaczem lub zepnij spinaczem – nie wręczaj komukolwiek do podpisu i nie wysyłaj luźnych kartek. Szefowie mają na to alergię.
  • NUMERACJA – jeśli stron jest więcej niż 1 to każda strona powinna być numerowana. Najlepiej w prawym, dolnym rogu.
  • PIECZĄTKA – jeśli ze względów formalnych użycie pieczątki firmowej jest wymagane to przybij ją pod podpisem – nigdy nad! Chyba, że jest to pieczątka imienna i w jej środku ma znajdować się podpis odręczny.
    Jeśli używasz papieru firmowego, nie jest to konieczne.

 

To były podstawowe i najważniejsze elementy każdego pisma. Z biegiem czasu wypracujesz sobie swój własny wzór i nie będzie to już kłopotliwe. Tymczasem oto, przykład pisma w całości.

 

 

 

 

 

PODSUMOWANIE:

 

  1. Każde pismo ma swój cel, zanim przystąpisz do jego pisania – ustal cel.
  2. Sprawdź, jakie pisma są w Twojej firmie najczęściej stosowane.
  3. Opracuj kroki, jakie będziesz podejmować przed napisaniem pisma.
  4. Przygotuj sobie wzory pism – jako bazę. Będziesz mogła je dostosowywać do potrzeb.
  5. Sprawdzaj podstawowe elementy pisma.
  6. Pamiętaj o zasadzie: wstęp, rozwinięcie, zakończenie.
  7. Pisz krótko, zwięźle i na temat – merytorycznie i przejrzyście.
  8. Zadbaj o element wizualny.
  9. Przed oddaniem pisma do podpisu szefowi – sprawdź błędy.
  10. Dopilnuj podpisu na piśmie.
  11. Przybij pieczątkę – jeśli wymagane.
  12. Zeskanuj sobie kopię.
  13. Wyślij – najlepiej za potwierdzenie odbioru.

 

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!

Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!