„Ula, jak przekonać szefa, by pozwolił mi i zapłacił jeszcze za udział w Twoim szkoleniu?” Takich pytań dostaję ostatnio sporo. Ewidentnie jest to rodzaj wyzwania dla was i tym wpisem, chcę pomóc wszystkim Biurowym Rewolucjonistkom, które potrzebują wsparcia w tym zakresie. Choć muszę przyznać, że przy tej edycji szkolenia: Organizacja, optymalizacja pracy i pewność siebie! wszystkie uczestniczki mają opłacone szkolenie przez swoje firmy. Proporcje zatem są wyrównane i dlatego chcę bardzo pomóc pozostałym. I oczywiście, że chcę, by jak najwięcej osób uczestniczyło w moich szkoleniach. Bo są bardzo dobre!

 

Zanim jednak przejdę do punktów, w których pokażę Ci, jak przygotować się do procesu rozmowy z szefem, muszę Ci się przyznać, że sama kiedyś miałam dużą nieśmiałość, by prosić o dofinansowanie. Podczas swoich 13 lat pracy w różnych korporacjach, miałam dofinansowane jedynie lekcje angielskiego. A wiesz to i Ty i ja, że wyzwań w organizacji pracy biura jest znacznie więcej! Angielski to w tym wypadku pikuś. Papiery, spotkania, procedury to dopiero jazda bez trzymanki.

 

Dlatego rozumiem te wszystkie dziewczyny, które mają obawy, blokady czy są zniechęcone do proszenia szefa o pokrycie kosztu udziału w szkoleniu. Przyczyny tego są złożone i wynikają z kilku obiekcji:

 

  • Z jednej strony, lata stereotypów, że pracownikom administracyjnym szkolenia nie są potrzebne.
  • Z drugiej strony, my (pracownice) boimy się chodzić i prosić. A to wynika często z naszych braków w pewności siebie.
  • Z trzeciej strony, są przypadki i znam takie, że szefowie mają w nosie inwestowanie w pracownika.

 

A umówmy się, dla administracji szkolenia wcale nie są horrendalnie drogie. Wręcz przeciwnie. Jak porównamy szkolenia dla administracji (choćby te moje, choć na rynku są dostępne i inne) to mają się one nijak do kosztów szkoleń działu sprzedaży czy marketingu. I to już powinna być dla Ciebie pierwsza podpowiedź!

 

Przekonaj szefa, że szkolenie jest Ci potrzebne

 

Zależało mi, by Cię lekko w ten temat wprowadzić, lecz podejrzewam, że chciałabyś już zobaczyć, jakich argumentów możesz użyć dla szefa. Zebrałam dla Ciebie w punktach kroki, które zalecam Ci podjąć przed rozmową z szefem. Przygotowanie się do tej rozmowy to podstawa. Jeśli któraś z obiekcji występuje w Twojej pracy, to zdecydowanie powinnaś skupić się na przygotowaniu do tej rozmowy.

 

 

“Prawdziwa decyzja jest mierzona poprzez fakt podjęcia nowego działania. Jeśli nie ma działania – tak naprawdę nie podjąłeś decyzji.” Tony Robbins

 

 1. Prezentacja wyzwań.

 

Wspominałam już, że w naszej pracy jest wiele wyzwań. Żadnej osoby czytającej ten artykuł nie muszę do tego przekonywać. Logistyka zadań, osób wymaga od nas wielu kompetencji, czasu i organizacji. Szef wielu z nich nie dostrzega, bo po to właśnie ma Ciebie, byś zdejmowała mu z widoku tego typu tematy. Taki był cel zatrudnienia Ciebie.

 

Jednak warto szefowi pokazać kawałek swojej pracy. I tak jak zachęcam Cię wielokrotnie do chwalenia się swoimi osiągnięciami i sukcesami, tak samo dostrzegam potrzebę pokazywania wyzwań, z jakimi się mierzysz. Zauważyłaś już, że często używam słowa wyzwanie? Ten zabieg jest celowy.

 

Mówiąc, że masz problem, definiujesz z góry, że jest coś, z czym sobie nie radzisz. A to może świadczyć, że jesteś za słaba, niezorganizowana i może nie nadajesz się do pracy. Używając słowa wyzwanie, wysyłasz komunikat: „mam coś do rozwikłania, lecz daję sobie radę, panuję nad tym”

 

Rozumiesz różnicę?

 

Weź zatem kartkę i spisz wyzwania, z którymi mierzysz się obecnie lub będziesz się mierzyć, choćby ze względu na projekty, jakie wkrótce otrzymasz. Bo może na przykład firma, będzie zmieniać biuro, a to duży projekt i będzie on wymagał od Ciebie dodatkowych umiejętności. Podpowiedzią może być w tym także analiza Twojego dnia pracy.

 

Jak on wygląda od strony efektywności i skuteczności pracy? Przeanalizuj.

 

2. Kompetencje.

 

A skoro o umiejętnościach mowa. Popatrz na siebie samą swoim bystrym okiem 😉 Jakie masz kompetencje i które z nich Cię wspierają, a które przeszkadzają? Każdy z nas takie ma, więc nie ma co tego ukrywać, czy udawać, że ich nie ma. Są, kropka.

 

Wykonaj listę kompetencji i popatrz na nie w kontekście poprzedniego punktu. Jeśli będziesz realizować jakiś projekt, lub ilość pracy w administracji będzie się stale zwiększać, to z pewnością będzie to wymagało od Ciebie pewnych zmian i nauczenia się czegoś nowego.

 

Bądź szczera sama ze sobą.

 

Jak przekonać szefa do zakupu szkolenia

 

3. Język korzyści.

 

Dla każdego szefa ważne są cyfry i zysk firmy. Tak prawda. Biznes to biznes i musi przynosić pieniądze. Inaczej byłby kłopot z wypłatą pensji dla Ciebie. Co zatem możesz zrobić, by szef popatrzył na to wybrane szkolenie z maślanymi oczami?

 

Mów do niego językiem korzyści.

 

Zapytasz pewnie, jak to zrobić? Zmień swoją perspektywę i popatrz na to szkolenie oczami szefa. Wejdź w buty swoje szefa, oczywiście tylko w przenośni ; )

 

Zrób sobie proste ćwiczenie:

 

Co by Ciebie, jako szefa, przekonało do zakupu szkolenia dla pracownika? Wypisz to.

 

A z tej strony już łatwiej co? Dlatego, że my oceniamy. Oceniamy wszystko swoimi kategoriami. I Ty, rozmawiając z szefem, kierujesz się swoimi przekonaniami, a szef swoimi. Na tej linii powstają często tarcia. Wtórną rzeczą jest oczywiście dobór słów. Niemniej, jeśli będziesz w stanie pomyśleć przez chwilę jak szef (zwłaszcza, kto jak kto, ale Ty go bardzo dobrze znasz i wiesz, jaki jest) to zdecydowanie łatwiej możesz przygotować sobie:

 

– listy,

– słowa,

– liczby,

 

które przekonają szefa do zapłacenia za szkolenie.

 

I teraz mam kolejny ważny aspekt. Skoro już wiesz, że język korzyści to coś, co przemawia do Twojego szefa, przygotuj sobie dane liczbowe.

 

Potrzebujesz do tego znać: 

  • Ile kosztuje Twoje godzina pracy,
  • Ile godzin pracy zmarnujesz na wyzwanie, z którym będziesz się mierzyć (możesz to przygotować na podstawie punktu 1)
  • Jaki jest koszt tych zmarnowanych godzin,
  • Jaki byłby koszt potencjalnych nadgodzin dla Ciebie,
  • Ile mniej czasu będziesz mieć dla pracowników, by ich wspierać,
  • Ile kosztuje szkolenie, które wsparło by Cię, w tych wyzwaniach,
  • Jakie kompetencje wzmocnisz i zdobędziesz z udziału w szkoleniu?

 

 

Dane liczbowe i ich przejrzysta prezentacja działa na szefów jak mało co. Użyłam słowa przejrzysta nie bez powodu. Przygotuj ładny, czytelny wykres, grafikę lub tabelkę. Pozwól, by te dane były widoczne, rzucały się w oczy, może były wyróżnione na czerwono. Tak, by przygotowane przez Ciebie zestawienie mówiło samo za siebie.

 

Im prostsze zestawienie, tym lepsze!

 

 4. Dobór słów.

 

Duże znaczenie w sile przekonywania szefa będą miały także użyte przez Ciebie słowa. Jeśli w Twojej mowie werbalnej czy niewerbalnej będzie: natarczywość, wymuszanie, agresywne działanie to na pewno nie sprzedasz szefowi idei szkolenia. Zapomnij! Nikt, kogo stawia się pod ścianą, nie opowie się za prośbą drugiej strony. Ile razy odrzucało Cię, gdy ktoś stawiał coś chciał na Tobie wymusić? Mnie zawsze!

 

Z tego właśnie powodu przy rozmowie, w której chcemy osiągnąć coś dobrego dla siebie, warto użyć słów pozytywnych i wspierających. Na ludzi generalnie odpychająco działa używanie słów:

 

 

NIE, NIECH, MUSI, POWINIENEŚ, ALE

 

 

Zatem, zamiast mówić do szefa:

Niech szef spojrzy, mam tu ofertę szkolenia, powinien szef się zgodzić na to, by mi go zapłacić.

 

Lepiej powiedzieć:

Szefie, proszę spojrzeć, mam ………………. wyzwania w naszej administracji. Wkrótce będziemy realizować projekt ……………… Przygotowałam zestawienie, które prezentuje potencjalne koszty i straty dla naszej firmy. Chcąc nas przed tym uchronić, chciałabym wzmocnić swoje kompetencje w obszarze …… Czy mógłby szef rozważyć wsparcie mnie w mojej chęci rozwoju umiejętności i zabezpieczenia firmy przed stratami i dofinansować moje szkolenie z …….

 

Dwa różne komunikaty. Jeden oczekujący, narzucający i wymagający. Drugi zaś mówiący językiem korzyści, wspierający i  szefa i firmę i do tego dbający o bezpieczeństwo organizacji.

 

Przygotowując się zatem do rozmowy z szefem, opracuj dobór słów. One często mają ogromną siłę przebicia  lub zniszczenia nawet idealnie prezentującego się zestawienia.

 

 

 5. Wizerunek.

 

Kolejnym elementem wpływającym na siłę przebicia w rozmowie z szefem jest Twój własny wizerunek w firmie. To bardzo ważny aspekt i jeśli do tej pory, nie dbałaś o niego, to masz teraz okazję szybko to zmienić. Wizerunek to wstęp do budowania swojej pozycji w firmie i tego, czy jesteś dla innych autorytetem, czy nie. Posłuchaj podcastu, a na pewno temat nie będzie dla Ciebie już przerażający.

 

Może się okazać, że przywiązywałaś do tego mniejszą wagę do tej pory. I widzisz już, że etap budowania wizerunku jest w fazie początkowej. Spokojnie. Nad wszystkim można pracować, zatem w tej materii przygotuj sobie plan i opracuj strategie.

 

Jeśli jednak z jakichś powodów, nie masz tego wizerunku zbudowanego. Bo może zaczęłaś dopiero pracę w tej firmie lub miałaś trudny czas w swoim prywatnym życiu to warto poszukać sprzymierzeńca w innym pracowniku.

Być może jest w firmie osoba, z której zdaniem szef się szczególnie liczy. Jego opinia ma znaczenie i szef często w różnych sprawach się podpytuje. Poproś tę osobę o wsparcie. Może to ktoś z działu HR lub inny dyrektor, a może jeszcze kolega z działu. Poproś go o rekomendację dla Twojego pomysłu rozwoju i udziału w szkoleniu. Następnie tej rekomendacji użyj podczas rozmowy z szefem.

 

Wspomnij, że dzieliłaś się swoimi pomysłem z …. i dla niego/niej, pomysł wsparcia moich wyzwań jest bardzo dobrym i zabezpieczającym interesy firmy.

 

Znajdź swoje wsparcie w kimś, kto może budzi zaufanie, szacunek i ma już zbudowany swój autorytet w firmie.

 

 

 

 

Jak widzisz, punkt widzenia zależy do punktu siedzenia. Czasem pomocne może być wejście w czyjeś buty i pomyśleć, jak on. Zobaczenie sprawy, zdarzenia czy relacji z innej perspektywy może uzmysłowić nam wiele nowych rzeczy i podpowiedzieć, co w danej sytuacji zrobić. Ważnym aspektem, który także w tym artykule bardzo chciałam Ci pokazać, to nasze mentalne nastawienie.

 

  • Jeśli będziesz uważać, że nie przekonasz swojego szefa, to tak będzie!
  • Jeśli będziesz uważać, że szef nic nie rozumie, to tak będzie!
  • Jeśli będziesz uważać, że szkolenie nic nie da, to tak właśnie będzie!

 

Wszystko zaczyna się w naszej głowie i to ona jest kluczem do osiągania sukcesów. Także w sprzedawaniu i przekonywaniu szefa do szkolenia dla Ciebie.

 

Bo sprze DAWANIE
to najpierw dawanie innym,
a dopiero potem zbieranie plonów.

 

 

Mając zbudowaną mocną koncepcję siebie w danym temacie, sprzedaż pomysłu udziału w szkoleniu nie stanowi już wyzwania. A przygotowanie się do danego tematu jest już połową sukcesu, który wraz z punktami tego artykułu możesz wykorzystać, wdrożyć i działać!

 

Widzisz teraz zależności i potencjał do rozmowy z szefem? Czujesz, że dasz sobie radę i weźmiesz udział w szkoleniu dla administracji?

 

Daj znać w komentarzu, jeśli masz pytanie, a ja chętnie odpowiem : )

 

 

Hej, jestem Ula i jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 14 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!

Szkolenie Organizacja, optymalizacja pracy i pewność siebie