Niezależenie od przyjętych sposobów i programów do zarządzania nią wiadomo, że występuje w każdym biurze. Obieg korespondencji był i będzie najważniejszym z procesów, jakie zachodzą w każdym biurze. Uniknąć jej nie sposób, a zorganizowanie jej wymaga kilku prostych zabiegów. Możesz je szybko wprowadzić i przestać się martwić, że stale jej przybywa. Korespondencja przychodząca i wychodząca jest do opanowania. Wystarczy, że opanujesz kilka prostych wskazówek.

 

Kancelaryjną ewidencję dokumentów prowadzi się od wieków. Zawsze z podziwem patrzę na stare, ręcznie prowadzone księgi ewidencji korespondencji. Były one prowadzone ze szczególną skrupulatnością. I to w dodatku ręcznie! Dziś jest to nie do uwierzenia. A przynajmniej nie w takiej ilości. Rejestry przedwojenne (bo te szczególnie są bliskie mojemu sercu) cechuje piękne pismo, kształtne litery i zdumiewająca dokładność.

 

Kilka miesięcy temu miałam przyjemnośc przeglądać ewidencje rejestrów notarialnych z warszawskich, przedwojennych kancelarii. Głównie za sprawą akcji poszukiwania matki mojego ukochanego przedwojennego aktora – Eugeniusza Bodo. W raz klubem miłośników kina przedwojennego, którego jestem członkiem, poszukiwaliśmy informacji o jakiejkolwiek adnotacji zmarłej w 1944 roku matki Bodo. Spędziłam tak kilka ładnych godzin, czując zapach przedwojennych ksiąg i przeglądając ekran monitora z ich skanami. Wiem, jestem sentymentalna, lecz to taka niezwykła przygoda małego odkrywcy. Te pisane ręcznym pismem rubryki, wpisywane cyfry, opisy są naprawdę urocze.

 

Przede wszystkim, jeśli popatrzy się na to z perspektywy rozwoju zarządzania i techniki – mamy dziś w biurach ogromne szczęście. 

 

 

 

Przechodząc jednak do czasów współczesnych, warto wiedzieć jak podejść do tematu korespondencji – dziś. Co zrobić, by zapanować nad korespondecją i ją uporządkować. Zatem zacznijmy od podstaw. Na początku powiem Ci szybko o prostym podziale w korespondencj.

 

 

PODZIAŁ KORESPONDENCJI:

 

  • Korespondencja Przychodząca – to wszystkie te dokumenty, które wpływają do biura, np.: umowy, pisma od klientów, pisma z urzędów, podania, wnioski itp. Faktury zalecam wpisywać do osobnego rejestru, zwanego Rejestrem Faktur. Możesz o tym szczegółowiej przeczytać w innym artykule poświęconym właśnie fakturom.
  • Korespondencja Wychodząca – to wszystkie dokumenty, jakie wysyła się z biura za pośrednictwem poczty, kuriera lub nawet składa osobiście w urzędzie. W skrócie, wszystko co wysyłasz lub przekazujesz na zewnątrz firmy jest katalogowane jako korespondencja wychodząca.

 

Sposobów na opanowanie korespondencji jest wiele. Możesz prowadzić je w książce kancelaryjnej, zeszycie lub programie. Najlepiej opracować sobie własną metodę, adekwatną do firmy, w której pracujesz. Aczkolwiek poniższe wskazówki z pewnością podpowiedzą Ci, od czego zacząć. Zanim jednak do nich przejdę, to chcę Ci powiedzieć, że obecnie na rynku jest wiele programów wspierających zarządzanie korespondencją.

 

Nazywane one są programami do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). 

 

Omawiać ich funkcjonalności nie będę, zostawiam to do Twojej własnej oceny i wyboru. Sama najlepiej wiesz, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy. Niemniej jednak, będąc na kilku prezentacjach z systemów do ewidencji elektronicznego obiegu dokumentów, kilkukrotnie byłam zdumiona ich małą elastycznością pod kątem dopasowania do potrzeb firmy. Dlatego przy wyborze programu zwróć uwagę, aby program można było dostosować do funkcji wykorzystywanych w biurze i co ważniejsze, rozwijać go, jeśli zajdzie taka potrzeba.

 

EXCEL TO WYBAWIENIE!

Jedną z najprostszych i najbanalniejszych sposób na prowadzenie rejestrów korespondencji jest poczciwy EXCEL. Prosty w obsłudze, ma wiele możliwości rozwiązań i obróbki danych. Przede wszystki jednak, każda asystentka go zna. Excel przecież uczymy się już w szkole, prawda? To co, jest niezwykle jednak ważne, to byś nie bagatelizowała „siły” rejestru korespondencji już od samego początku. Pochyl się nad nim ciut dłużej niż 15 minut, ustaw wszystkie informacje i dane w jak najlepszym i przejrzystym porządku. To podejście zabezpieczy Cię przed marnowaniem sobie czasu na przeszukiwanie takiego rejestru w sytuacji palącej. A szczególnie, umożliwi Ci panowanie nad rosnącą ilością papierologii biurowej. Filtry ułatwiają zrobienie szybkiego raportu o stanie korespondencji lub jej ilości. Przy prostych potrzebach – takie rozwiązanie jest najtańsze i szczerze mówiąc, stosowane bardzo często.

 

Punktem wyjścia do stworzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej są dane. To, co wpisujesz, nie jest przypadkowe i ma służyć dostarczaniu nie tylko Tobie, ale także szefom, odpowiednich informacji. Dlatego, jeśli dopiero zaczynasz pracę w nowym biurze lub chcesz wprowadzić jakieś zmiany/usprawnienia, przyjrzyj się wpływającym dokumentom i temu, co wpisujesz w rejestr.

 

 

KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA I WYCHODZĄCA

 

Tworząc rejestr korespondencji w Excelu, podziel go sobie na dwa arkusze. W jednym stwórz tabelę korespondencji przychodzącej, w drugim arkuszu wychodzącej.

 

W przypadku korespondencji przychodzącej stwórz kolumny zawierające:

 

  • nr z rejestru: np. 001/2019/P (korespondencja przychodząca),
  • nr dokumentu,
  • data wpływu czyli kiedy dokument przyszedł do firmy,
  • data dokumentu – ta data ma szczególne znaczenie przy sprawach urzędowych lub przetargowych lub jest po prostu ważna ze względu na rodzaj działalności firmy,

 

Zobacz na przykładzie:

Firma uczestniczy w przetargu na dostawę maszyn wiertniczych. Złożone zostały dokumenty przetargowe i firma oczekuje na informację zwrotną w tej sprawie. Przetarg ma swoje prawa i terminy. Dlatego szczególnie ważne jest udzielenie odpowiedzi urzędowi przed upłynięciem terminu. A ten często liczy się od daty wystawienia pisma. Stąd DATA DOKUMENTU w rejestrze.

  • nadawca i adres nadawcy,
  • dotyczy – czyli krótka, zdawkowa informacja co zawiera treść pisma,
  • komu dokumenty zostały przekazane – informacja o osobie, do której dane pismo zostało przekazane, (pomocne, gdy w firmie osób odbierających pisma jest dużo i każdy prowadzi wiele spraw),
  • miejsce przechowywania – archiwum – tę kolumnę w rejestrze szczególnie Ci polecam. Jeśli do rejestru ma dostęp kilka osób i chcesz uniknąć dodatkowych pytań: p. Ulu, a gdzie to pismo z rejestru? Jeśli wpiszesz tu np. segregator UMOWY lub teczka ZUS – wtedy wszystko będzie jasne. A wtedy, nawet podczas Twojej nieobecności, te wspomniane osoby, wiedzą, gdzie szukać 🙂

 

 

 Oto przykład rejestru korespondencji przychodzącej:

 

W przypadku korespondencji wychodzącej stwórz kolumny zawierające:

 

  • nr z rejestru: np. 001/2019/W (korespondencja wychodząca),
  • nr dokumentu,
  • data wypływu czyli kiedy dokument został wysłany,
  • odbiorca i jego adres,
  • Dotyczy – czyli krótka, zdawkowa informacja co zawiera treść pisma,
  • Miejsce przechowywania kopii papierowej.

 

Jeśli stworzysz sobie rejestr w oparciu o te informacje, ułatwisz tak naprawdę sama sobie pracę z dokumentami i przeszukiwanie danych. A nawet drukowanie etykiet seryjne. Przyda Ci się to szczególnie przy okazjonalnych akcjach wysyłkowych przygotowywanych przez firmę.

 

 Oto przykład rejestru korespondencji wychodzącej:

 

 

 

Ważną kwestią przy organizacji pracy z dokumentami jest dbałość o ich archiwizowanie. Zarówno to cyfrowe, jak i papierowe. Przed każdym wysłaniem korespodnencji na zewnątrz, osoba nią zarządzająca powinna posiadać jej kopie. Z perspektywy zarządzania czy to będzie tylko/lub forma papierowa czy cyfrowa nie ma znaczenia. Ważne jednak, by były on uzgodniony z szefem i przyjęty jako wytyczne. Firmy różnie do tego podchodzą. Jedne wolą zachowywać papierową kopię korespondencji wysyłanej na zewnątrz. Inne, idą z duchem eko i zachowują tylko skan, który można tak naprawdę w każdej chwili wydrukować. Uważam, że to już indywidualna decyzja firmy. Jakąkolwiek jednak zasadę by nie przyjąć, osoba trzymająca dokumenty w ryzach zobowiązana jest posiadać ich stosowane kopie.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

 

 

Na koniec chciałabym Ci wspomnieć o dwóch rzeczach. Jeśli do rejestrowania korespondencji stosujesz narzędzie typu Excel, nie bój się stosować różnorodności kolorów. Takie rozwiązanie pozwoli Ci z czasem odróżniać wzrokowo korespondencję przychodzącą od wychodzącej i  reagować. Te ułatwienia dla reakcji docenia się szczególnie w sytuacji naprawdę kryzysowej, stresującej i wymagającej natychmiastowej odpowiedzi. Zwłascza, gdy ktoś stoi Ci nad głową. Kolor z pewnością Ci to ułatwi.

 

Drugą rzeczą jest to, że gdy opanujesz podstawową pracę z koresponedncją to czas zająć się jej kolejnym aspektem. Obiegiem dokumentów i przepływem informacji w biurze. Komunikacja, przekazywanie informacji, tworzenie procedur opiera się na korespondencji i dokumentami. Zachęcam Cię do podejścia procesowego, którego jestem zwolenniczką i rozłożeniu wszystkiego na czynniki pierwsze. Pomożesz sobie w efektywnym zarządzaniu sobą w czasie i pracy z dokumentami.

 

A gdybyś potrzebowała kolejnym wskazówek i pomocy, polecam Ci sięgnąć po kolejną pigułkę wiedzy. Opracowałam jej dla lepszej organizacji pracy z dokumentami i ułatwieniem sobie życia w biurze. Rozważ, czy warto się mu przyjrzeć z bliska..

 

 

 

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam osobom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!

Sprawdź na czym polega mój autorski model DZA