Faktury – mamy to! Udało się nam nie zwariować i do tego jeszcze to szaleństwo opanować. Jak mówił sam tytuł naszego ostatniego wyzwania – żadne faktury nam już nie straszne. Choć przyznaję, roboty z nimi jest sporo. Ale nie taki diabeł straszny jak go malują. Mimo wielu wątków i zagwozdek dałyśmy radę przebrnąć przez ten temat. Teraz pozostaje nam go już tylko podsumować dla jeszcze lepszego wdrożenia i usprawnienia.

 

Wiesz, że lubię i cenię sobie porządek. Dlatego chcę powtórzyć  podstawy, o których na pewno już przeczytałaś w materiałach o fakturach.

By dobrze pracować z fakturami, musisz zacząć od początku: czyli dokładnie je zrozumieć. Napisałam na ten temat artykuł, który naprawdę w przystępny sposób pokazuje istotne i podstawowe elementy faktur. Ty, jako osoba zarządzająca biurem, absolutnie musisz je znać. Dlatego tym bardziej, jeśli dopiero masz zamiar wystartować lub już zaczynasz i tychże podstaw nie masz, zajrzyj koniecznie do artykułu. Link znajdziesz TU

 

faktury-biuro-rozliczanie-asystentka-obieg-workflow

 

Skoro podstawy masz już opanowane, to kolejnym krokiem będzie opracowanie schematu Twojego działania z nimi. Jeśli mnie znasz, to wiesz, że nazwę to procesem. Bo dla mnie każde zadanie to proces, a procesy składają się z elementów. I do tego właśnie Cię namawiam. Przeanalizowania krok po kroku procesu obiegu faktur.

Przeczytaj artykuł, do którego link zostawiam Ci TU. Jak już przeczytasz to weź kartkę, długopis i wypisz wszystkie etapy, osoby i zdarzenia, jakie mają miejsce.

 

Myśl procesowo, działaj bezstresowo.

 

Brzmi trywialnie, ale jest to bardzo prawdziwe. Im bardziej znasz proces i elementarne jego działania, tym mniej zaskoczeń masz, a co za tym idzie – mniej stresu.

Masz już podstawy i znasz workflow faktur w swoim biurze. To co dalej?

Spisz cały obieg krok po kroku wraz z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy. Najlepiej jest to zrobić w formie procedur zamówień i rozliczeń faktur. 2 w 1. Każda faktura jest wynikiem zamówienia, które sfinalizowane zostało zakupem. A faktura jest tylko jego potwierdzeniem. Dlatego proces, także i w Twoim workflow z pewnością zaczyna się właśnie od zamówienia.

 

I tu przestrzegam Cię, pewnie nie pierwszy i nie ostatni raz. Przestań dawać sobie wciskać odpowiedzialność, która spoczywa na pracownikach za załatwienie faktury. Powtórzę:

 

PRZESTAŃ!!!

 

 

Ja wiem, że procedury są w naszym kraju znienawidzone i najczęściej, gdy ktoś słyszy to słowo, reaguje krzywym grymasem twarzy. Taka chora naleciałość z czasów PRL. Choć też przyznam rację, są korporacje, które procedury potrafią zdrowo „skrzywić” (to najładniejsze słowo jakie znajduję, by nie przeklinać!). W rezultacie ich odbiór jest taki a nie inny. Głupota!

 

Jeśli boisz się lub nie lubisz procedur faktur, to wyrzuć to przekonanie od razu do kosza.

 

Jako osoba zarządzająca biurem odpowiadasz za zarządzanie nim tak, by działało efektywnie i skutecznie. A nie ma o tym mowy, jeżeli nie lubisz lub boisz się procedur! Jeśli dajesz sobie wejść na głowę i załatwiasz tak proste w obsłudze dokumenty jak faktury. No, jaka w tym filozofia, by pracownik mając dane, załatwił fakturę. No jaka? Tylko konkrety proszę.

 

faktury-biuro-zarządzanie-dokumenty-firmowe

 

Będę tu bardzo stanowcza i powiem tyle: zrób to! A potem, przyjdź i powiedz ile czasu Ci to uwolniło. A ja Ci powiem: a nie mówiłam 😉

 

Oczywiście, samo zrobienie procedury to za mało. Liczy się także sposób ich prezentacji pracownikom. Nie wrzucaj tego na przysłowiowego emaila i nie odhaczaj z listy. Dla lepszych rezultatów włóż w to proszę trochę więcej zaangażowania. Porozmawiaj z pracownikami, pokaż argumenty, pokaż jak im ułatwi to życie i uwolni czas. Emocjonalne zagrywki na nich nie zadziałają, merytoryczne argumenty – zdecydowanie tak. Prawda?

 

I na koniec jeszcze jeden istotny element dotyczący faktur:

Współpraca z biurem rachunkowym. Tu także należy w pewnym momencie powiedzieć PASS, a także  jasno i konkretnie wyznaczyć zasady współpracy. Powinnaś zwrócić uwagę, jak ma wyglądać comiesięczne rozliczenie faktur (o którym przeczytasz TU) Ile razy już słyszałam, że biuro coś zgubiło, nie zrobiło a zestawienia były błędne. To 3 przykłady, które są nagminne i już po 3 wpadce powinna zapalić Ci się lampka, że coś jest nie tak. Zrób spotkanie, wyjaśnij oraz spisz co i jak ma być robione.

 

Jeśli w biurze rachunkowym zdarzają się nagminne błędy, to pamiętaj, że spadną one na Ciebie i zarzucone zostaną Tobie. Dlaczego? Bo znów się powtórzę, to Ty zarządzasz biurem i Ty odpowiadasz za bezpieczeństwo dokumentów firmowych i interesów firmy. Konsekwencje spadną na Ciebie.

 

 

 

 

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam osobom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!

Sprawdź na czym polega mój autorski model DZA