Nadal pozostajemy w wątku faktur. To o czym dziś chciałabym Ci opowiedzieć to obieg faktur, który jest kolejnym etapem po zapoznaniu się z podstawowymi elementami tego dokumentu. Dziś skupię się na obiegu faktur, bo to następny krok w pracy z nimi. Z perspektywy biura, obieg faktury zaczyna się właściwie od momentu, kiedy powstaje potrzeba zamówienia jakiegoś towaru do momentu, aż oddasz dokument do księgowości. Wówczas dalszy etap przejmuje księgowa. I całe szczęście. Wiem, że żadna dziewczyna zarządzająca biurem, nie ma ochoty zajmować się podatkami i deklaracjami do wypełnienia, jakie powstają na skutek księgowania faktury. Dziękujmy za księgowych 😊

Kiwasz twierdząco głową? Skąd ja to znam.

Zanim jednak przejdziesz dalej, jeśli dopiero zaznajamiasz się z tym tematem to zajrzyj koniecznie do mojego poprzedniego wpisu, w którym omówiłam podstawowe elementy faktury. Link do niego znajdziesz TU

Z punktu widzenia Twojej pracy, to co dzieje się z fakturą, czyli obieg faktury wpływa na kilka niezwykle ważnych elementów:
  1. Realizację zadań – jeśli zbyt dużo czasu poświęcasz na faktury, to robisz to kosztem innego zadania – co oznacza, że go po prostu nie zrealizujesz.
  2. Efektywność działania – z perspektywy punktu 1 wiesz, że wydłużone prace nad jednym zadaniem, nie dadzą efektów, do których jesteś zobowiązana stanowiskiem, jakie wykonujesz. Przyznasz przecież, że szef (także Twój) nie tylko lubi sam fakt wykonania zadania, ale przychylniej patrzy na realizację zadania w trybie szybkim i skutecznym. Prawda?
  3. Zmęczenie materiału – to właściwie najważniejszy element, który powinien znaleźć się na samym początku. Często widzę, jak dziewczyny na samą myśl o fakturach mają już po prostu negatywny odruch. Nie tylko nie lubią tego, ale to negatywne nastawienie potęguje ilość czasu, jaką muszą poświęcić na dodatkowe wyjaśnienia.

I tu pojawiam się ja, z najprostszym i oczywistym rozwiązaniem, jakie mogę Ci w takiej sytuacji podsunąć.

ANALIZA

Jeśli którykolwiek z punktów powyżej Cię dotyczy i Twojej obróbki faktur, oznacza to tylko i wyłącznie, że jest jakiś punkt, w którym najzwyczajniej w świecie coś nie gra.

Ale!

To o czym zaraz Ci powiem, dotyczy nie tylko błędnie ustawionego procesu obróbki faktur. Analizę, którą za chwilę Ci pokaże, rekomenduję Ci wykonać, także kiedy dopiero zaczynasz pracę w biurze. I powoli zbliżamy się do sedna.

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu, jest wykonanie mapy procesu obiegu faktury.

Tak, dokładnie. Należy prześledzić każdy, najmniejszy element procesu, jaki występuje od momentu złożenia zamówienia do momentu wysłania dokumentów do księgowości.

Oczywiście, w zależności od firmy, jej wielkości i systemu działania, mapa takiego procesu może wyglądać inaczej. Zawsze powtarzam, każde rozwiązania należy dopasowywać pod siebie i firmę, w której pracujesz, a której biurem zarządzasz. Jestem zwolenniczką indywidualnego podejścia, nie masówki.

Zobacz, poniżej znajdziesz prosty obieg faktur, jaki najczęściej można spotkać w biurach.

obieg-faktur-firma-sekretariat-biuro

Prześledźmy zatem te etapy.
  1. W momencie powstania potrzeby na zamówienie towaru wiesz już, że po jego realizacji zostanie wystawiona faktura przez sprzedającego. Ty, jako kupujący, aby móc ten zakup rozliczyć, potrzebujesz faktury.
  2. Po otrzymaniu faktury należy ją odpowiednio opisać (z tyłu w dolnym rogu) i podpisać. Podpis powinna zamieścić osoba, która odpowiedzialna była za dane zamówienie.
  3. Jeśli opis na fakturze, jest dosyć lakoniczny i nie wyjaśnia czego zamówienie dotyczy, zalecam dołączyć do niej zamówienie. Ułatwia to księgowości na dalszym etapie pracę z jej dekretacją.
  4. Jeśli zamówieniem zajmuje się inny pracownik w firmie (nie Ty) to po wypełnieniu poprzednich punktów, faktura powinna trafić do Ciebie.
  5. Jeśli faktura najpierw trafia do Ciebie, a to nie Ty odpowiadałaś za zamówienie, to przekaż ją pracownikowi – by dopełnił kwestii opisów, sprawdzenia z zamówieniem i podpisania.
  6. Ty, rejestrujesz fakturę w Rejestrze Faktur i na koniec miesiąca rozliczasz (o którym będzie kolejny wpis) i przygotowujesz do przesłania księgowości.
To tyle, a raczej aż tyle.

Pozornie trudne, a tak naprawdę sama na pewno teraz widzisz, że proste. Wystarczy wziąć kartkę papieru, prześledzić każdy etap obiegu dokumentu i rozpisać je po kolei. To banalnie proste, a pozwala Ci przeanalizować i popatrzeć na każdy etap. Każde, nawet kilkuosobowe biuro, powinno taką mapę procesu sobie zrobić. Znajomość etapów i skutków, jakie za sobą niosą są bardzo dobrym elementem budowania Twojego wizerunku profesjonalistki 😉

Nie wiem, czy zauważyłaś, ale między wierszami, chciałam Ci przekazać jeszcze jedną, ważną rzecz. Nie ważne, ilu firma ma pracowników, jak duża jest, nie dawaj się zostawiać z fakturami sama. Jeśli przyszła faktura, a zamówienie nigdy przez Ciebie nie przeszło, to nie bierz odpowiedzialności za taką fakturę.  Próbuję Ci tym sposobem powiedzieć, żebyś od samego początku, przyzwyczajała pracowników do nawyku i obowiązku opisywania i brania odpowiedzialności za ich zamówienia i faktury. Kropka.

 

Ustalenie procesu obiegu faktur i każdego etapu ich przepływu w firmie pomoże Ci:

zarządzanie-administracja-ursago

  1. Zniwelować czas poświęcany na zajmowanie się fakturami.
  2. Stworzenie procedury zamówień i rozliczania faktur dla pracowników.
  3. Skończenie z robieniem i przerzucaniem na Ciebie odpowiedzialności za faktury.
  4. Zajęciem się, tym co ważne na Twojej liście zadań każdego dnia.

 

 

Niby nic, a potrafi naprawdę dużo zmienić. Jestem zwolenniczką takiego procesowego podejścia do działania. Bo każde zadanie to proces, a proces składa się z etapów. Ważnym jest, by je znać i rozumieć. A jeśli do tego, uskuteczni się ich przebieg to już idealnie. Idealnie podejście do profesjonalnie zarządzanego biura.

 

 

 

 

 

 

A jeśli chcesz bardziej szczegółowo popracować nad zagadnieniem faktur to zapraszam Cię na najbliższe wyzwanie Faktury – jak je ujarzmić i nie zwariować? Startujemy na FB już w najbliższy poniedziałek o 20:00. By otrzymać wszystkie niezbędne materiały, zapisz się już dziś, pod poniższym guzikiem. Do zobaczenia!

 

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam osobom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!

Sprawdź na czym polega mój autorski model DZA