5 korzyści z organizacji dokumentów biurowych

utworzone przez | Lut 12, 2019 | Dokumenty Biurowe, Popularny | 2 Komentarze

Z dokumentami jest zazwyczaj tak, że albo się je lubi, albo nienawidzi. Dokumenty wymagają uporządkowania i dokładności, by móc je sensownie ogarnąć. Statystyczny Polak ma jednak negatywną reakcję na hasło: dokumenty. Trzeba przyznać, że zwłaszcza urzędy i niektóre firmy (nie zrzucając winy na korporacje) rozbuchały papierologię do granic możliwości. Zapewne miały ku temu powody, zabezpieczając w ten sposób swoje procesy. Jednak w wielu przypadkach jest to działanie mocno przesadzone. Chyba zgodzisz się ze mną, prawda?

 

Lata pracy w firmach przyzwyczaiły mnie do typowej reakcji ludzi na papiery. Typowej, bo wyglądała ona zazwyczaj tak:

 

Przychodzę do Marka z prośbą o przygotowanie umowy dla klienta XYZ, bo szefowi zależy, żeby dokładnie opracował zapisy techniczne, ze względu na stopień zaawansowania maszyny. A Marek przewraca oczami i marudzi. Zapewne znasz tę minę i towarzyszące jej i ciężkie, wręcz sapiące westchnienie. A potem padają magiczne słowa: Ula, błagam Cię, zrób to za mnie.

 

Przykład mojej ulubionej sytuacji, wspominam z lekką nutą tęsknoty. Czasem, gdy pracuję sama w moim biurowym zaciszu, tęsknię za open spacem i moimi chłopakami (tak zwykłam na nich mówić i uprzedzam, że oni nie mieli nic przeciwko!).

Oczywiście na początku ulegałam takim prośbom. Potem już tak łatwo ze mną nie było. Zaczęłam asertywnie odmawiać i nie dawałam się wrabiać w przygotowywanie dokumentów za kogoś. O nie!

 

Skoro wspomniałam już o swoich początkach, to chciałabym Ci nakreślić pewien obraz. Wierzę, że przyda się on nie tylko osobom początkującym, ale także tym zaawansowanym (choćby dla przypomnienia czy powrotu do starych, dobrych czasów).

 

Pamiętam, kiedy zaczynałam swoją przygodę z pracą jako sekretarka i zostałam wrzucona na tzw. głęboką wodę. Dostałam komputer, kilka szaf papierów i szybką instrukcję: radź sobie Pani. Przejmowałam obowiązki od koleżanki, która owszem, była pomocna, ale od samego początku była oschła w dzieleniu się mądrościami (tak to sobie wtedy nazwałam). Jej pomoc brzmiała raczej jak nakazy: co mam zrobić, gdzie i jak.

Żebyśmy się teraz dobrze zrozumiały – to było dla mnie dużo. Jednak nie wspierało mnie takie podejście, jako osoby zaczynającej od zera. Bo nawet gdy dostałam informację, w której szafie jest coś, czego potrzebuję, to już przygotowania aneksu do umowy, musiałam nauczyć się sama.

 

Pamiętam o tym tak mocno, jakby to było wczoraj i pewnie dlatego tak często radzę robić przegląd tego, co się zastaje w nowym biurze. Taki Mini Audyt Biura i jego zaplecza w postaci dokumentów. Jeśli chcesz skorzystać z checklisty, którą w tym celu stworzyłam, wystarczy zapisać się do newslettera, a lista wskoczy do Twojej skrzynki. To narzędzie jest proste, ale praca z nim zajmie Ci trochę czasu. Myślę, że właśnie z tego powodu okazuje się tak pomocne.

 

Wracając do mojej historii: kiedy przejęłam wspomnianą wyżej szafę z dokumentami, zdrowo nagłowiłam się, o co w tym wszystkim chodzi. Zadanie miałam utrudnione, bo choć dokumenty znajdowały się w segregatorach (co z pozoru daje wrażenie porządku), to uwierz mi, że zastałam tam istny misz-masz. Na szczęście pomógł mi perfekcjonizm i zamiłowanie do porządku. Bez nich ciężko byłoby mi się w tym odnaleźć.

 

Porządek musi być – oto moje motto!

 

To, co zrobiłam później, było do przewidzenia. Wyciągnęłam wszystko z szafy i zaczęłam wprowadzać nowy ład. Och, jakie to było przyjemne zadanie! Uwielbiam tworzyć coś nowego i patrzeć, jak powstaje z tego coś zorganizowanego. A do tego jest kolorowo, dzięki segregatorom, przekładkom, spinaczom i innym biurowym pomocnikom.

 

Śmiało mogę rzec, że stworzyłam wtedy nowy świat dokumentów, który zaskoczył absolutnie wszystkich. W pierwszych miesiącach pracy powstało archiwum, jakiego w tej firmie jeszcze nie było. Znalazły się tam dokumenty papierowe i cyfrowe. Fakt, kosztowało mnie to dużo czasu i cierpliwości (a tej u mnie zawsze mało!), ale warto było się natrafić na te wszystkie na błędy i niedopatrzenia, żeby poczuć dumę, którą przyniósł mi efekt końcowy.

 

Zapytasz pewnie, co mi to dało?

 

Wbrew pozorom zyskałam bardzo dużo! Poniżej przedstawię Ci moje korzyści z organizacji dokumentów biurowych.

1. Porządek w dokumentach

Dał mi wewnętrzny spokój, bo wiedziałam absolutnie wszystko o dokumentach, jakie są w firmie. Miałam do dyspozycji posegregowane, uporządkowane i skatalogowane dokumenty. Jeśli kiedykolwiek przychodził do mnie ktoś z pytaniem o archiwum, to w nocy o północy mogłam powiedzieć, w którym segregatorze, na której półce i w jakiego koloru przegródce jest dany dokument. Przyznaję, jestem wzrokowcem. Koduję, jak coś wygląda, zapamiętując taką informację bardziej, niż nazwę czy opis. To mój sposób na brak pamięci do nazw. Jeśli więc tylko któryś zdolny mądrala nie odłożył dokumentów czy segregatora na miejsce, to natychmiast o tym wiedziałam 😊

 

2. Bezpieczeństwo dokumentów

 

Zniwelowałam w ten sposób wiele potencjalnych zagrożeń. W zorganizowanym archiwum znacznie rzadziej coś zginie, zapodzieje się, zniszczy czy zostanie zabrane bez mojej wiedzy.

Zabezpieczyłam wszystkie możliwe wtedy zagrożenia, które miały wpływ na bezpieczeństwo danych w dokumentach. Kiedy sprawdziłam, co może mi grozić za niewypełnienie tego obowiązku… No cóż, nie chciałam ryzykować.

 

3. Zaoszczędzony czas

 

Sprawne zorganizowanie dokumentów, pozwoliło mi przenieść dodatkowy czas na coś innego. Miałam go przecież o wiele więcej! Nie musiałam za każdym szukać tego jednego, potrzebnego szefowi papierka. Nie grałam na czas, mówiąc:

„Tak szefie, widziałam tę umowę, zaraz napiszę do przedstawiciela w tej sprawie”.

Sztuczne kreowanie problemów nie jest w moim stylu. Zwłaszcza że kłamstwa w moim wykonaniu mają bardzo krótkie nogi.

Zorganizowane dokumenty uwolniły mnie od tego rodzaju problemów. Doskonale wiedziałam, co gdzie jest. Miałam nawet przygotowane rejestry z najważniejszymi danymi, a listy z numerami wisiały w widocznym miejscu. Początkowo nie wierzyłam, że to działa. Ale gdy zobaczyłam, ile minut zyskuję każdego dnia – przestałam negować proste rozwiązania, które są po prostu skuteczne.

 

4. Podniesienie rangi stanowiska

 

Wzrosło ono w oczach innych z poziomu sekretarki, na profesjonalną sekretarkę. Celowo to tak tutaj ubarwiam, by pokazać Ci, że podobna zmiana ma ogromny wpływ na Twoją ocenę w oczach innych. Nie wspominając o szefie.

Sama pamiętam, gdy w pierwszej pracy stworzyłam taki porządek i nikomu się nie pochwaliłam. Uznałam, że to wyczyn średniego kalibru i nic w tym wielkiego. Teraz już wiem, że umniejszałam swoje zasługi, co było spowodowane poczuciem niskiej wartości.

W kolejnej pracy chętniej się tym chwaliłam, bo zwiększyłam szybkość opracowania takiego zaplecza do pracy z dokumentami i stworzyłam całkowicie nowy system ich obiegu. To dopiero był projekt zmian! Nie chciałam i nie mogłam przejść wobec swojego sukcesu obojętnie, dlatego pochwaliłam się nim aż 3 szefom.

 

5. Pewność siebie

Przykład z poprzedniego punktu nabiera teraz jeszcze większego znaczenia. Stworzenie sobie całego i pełnowartościowego workflow z dokumentami w biurze, oprócz wszystkich wcześniej wspomnianych dogodności, niesamowicie obniża poziom stresu.

Być może jeszcze nie doświadczyłaś stresu w biurze, bo dopiero zaczynasz – wtedy polecam Ci przygotować się na niego. Jeśli natomiast pracujesz już jakiś czas, to zastanów się, jaki poziom stresu występuje u Ciebie. Może warto rozważyć pracę nad organizacją i planem działania z dokumentami?

Już co piąty Polak codziennie doświadcza w pracy stresu, a blisko ponad połowa twierdzi, że stresuje się w pracy często lub bardzo często. [1] Po co zatem dokładać sobie do całej listy innych sytuacji stresowych, te wywołane złą organizacją dokumentów biurowych? Zdaję sobie sprawę z tego, że nie musisz entuzjastycznie reagować na ten aspekt swojej pracy, a co za tym idzie, nie czujesz potrzeby jej usprawniania. Taką postawę też doskonale rozumiem.

 

Warto pochylić się nad wypracowaniem sobie skutecznego programu obsługi papierów i wyzbywania się stresu przez nie wywołanego.

 

Osobiście, mocno wierzę w ideę działania metodą małych kroków. Każdy obszar pracy czy życia prywatnego można w miarę potrzeb zmieniać, usprawniać i rozwijać. Jeśli zatem chciałabyś coś zmienić w czasie, przestrzeni i organizacji pracy z dokumentami, to wiedz, że już w tym momencie wykonałaś pierwszy krok do przodu. Nie muszę chyba dodawać, że bardzo mnie to cieszy 😊

 

 

Jeśli natomiast potrzebujesz wsparcia i merytorycznych podpowiedzi, jak uporządkować swoją pracę krok za krokiem, to mam dla Ciebie E-booka o Organizacji Dokumentów Biurowych. Polecam Ci go w myśl zasady, że każde usprawnienie organizacji pracy – działa na Twoją korzyść. Sprawdź, jakie zmiany możesz wprowadzić z taką pomocą!

 

 

[1] „The Workforce View in Europe 2017” przeprowadzonego na zlecenie ADP

2 komentarze

  1. Marta

    Świetny artykuł!!

  2. Urszula

    Cieszę się, że się podoba. Taki miałam zamysł 🙂

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O MNIE

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!