Z dokumentami jest zazwyczaj tak, że albo się je lubi, albo się je nienawidzi. Dokumenty wymagają uporządkowania i dokładności, by móc je sensownie ogarnąć. Tymczasem najczęściej statystyczny Polak ma negatywną reakcję na hasło: dokumenty. Trzeba przyznać, zwłaszcza urzędy i niektóre firmy (by nie zwalać na korporacje) rozbuchały papierologię w załatwianiu spraw do granic możliwości. Zapewne, miały ku temu powody, by zabezpieczać swoje procesy. Jednak w wielu przypadkach zdecydowanie przesadzone. Chyba zgodzisz się ze mną, co?

 

Lata doświadczeń pracy w firmach przyzwyczaiły mnie do typowej reakcji ludzi na papiery. Typowej, bo wyglądała ona zazwyczaj tak:

Przychodzę do Marka z prośbą o przygotowanie umowy dla klienta XYZ, bo szefowi zależy, by on dokładnie opracował zapisy techniczne ze względu na stopień zaawansowania maszyny. A Marek przewraca oczami i marudzi. Zapewne znasz takie: wywrócenie dookoła gałkami ocznymi i ciężkie, wręcz sapiące westchnięcie. A potem padają magiczne słowa: Ula, błagam Cię zrób to za mnie.

 

Wspominany przykład, wręcz mojej ulubionej sytuacji, pamiętam z lekką nutą tęsknoty. Czasem, gdy pracuję sobie sama w swoim biurowym zaciszu, tęsknię za open spacem i moimi chłopakami (tak zwykłam w opowieściach na nich mówić i oni nie mieli nic przeciwko – uprzedzam oburzone!). Oczywiście na początku ulegałam. Potem, już tak łatwo ze mną nie było. Nauczyłam się asertywnie odmawiać i nie dawałam się wkręcać w przygotowywanie dokumentów za kogoś. O nie!

 

Skoro wspomniałam już o swoich początkach, to chciałabym Ci nakreślić pewien obraz. Wierzę, że on przyda się nie tylko osobom początkującym, ale także tym zaawansowanym (choćby dla przypomnienia czy wspomnień starych, dobrych czasów).

 

Pamiętam, kiedy zaczynałam swoją przygodę z pracą jako sekretarka, zostałam wrzucona na tzw. głęboką wodę. Dostałam komputer, kilka szaf papierów i radź sobie Pani. Przejmowałam obowiązki od koleżanki, która owszem była pomocna, ale od samego początku była oschła w dzieleniu się mądrościami (tak to sobie nazwałam). To były raczej takie nakazy co zrobić, gdzie i jak. Byśmy się dobrze zrozumiały, to było dużo. Tylko nie wspierało mnie, jako osoby zaczynającej od zera. Bo nawet, gdy dostałam informacje, w której szafie jest co, to jak zrobić dokument typu aneks do umowy, musiałam nauczyć się sama.

 

Pamiętam także, jak dziś i pewnie dlatego, tak często o tym mówię i radzę także i Tobie, robić przegląd tego, co się zastaje w nowym biurze. Taki Mini Audyt Biura i jego zaplecza dokumentów. Jeśli chcesz skorzystać z checklisty, którą w tym celu stworzyłam, wystarczy zapisać się, a lista wskoczy do Twojej skrzynki. To narzędzie jest proste, aczkolwiek zajmuje trochę czasu. Mimo to jest niesamowicie pomocne.

 

I kiedy tak przejęłam wspomnianą wyżej szafę z dokumentami, zdrowo nagłowiłam się, co i z czym i do czego. Zadanie miałam utrudnione, bo, mimo że dokumenty były powpinane w segregatory (co z pozoru daje wrażenie: porządku), to uwierz mi, był istny misz masz. Całe szczęście jednak, że mam wpojony perfekcjonizm i zamiłowanie do porządku. Bez tego, przyznaję ciężko byłoby mi się w tym odnaleźć.

 

Porządek musi być – to moje motto życiowe!

 

To, co zrobiłam później, jest już właściwie jasne. Wytargałam wszystko z szafy i zaczęłam tworzyć nowy ład. Oh, jakie to przyjemne. Uwielbiam tworzyć coś nowego i patrzeć, jak powstaje z tego coś fajnego. A do tego jest kolorowo, dzięki segregatorom, przekładkom, spinaczom itp. biurowymi pomocnikom.

 

Śmiało mogę rzec, że stworzyłam nowy świat dokumentów, który zaskoczył absolutnie wszystkich. W pierwszych miesiącach pracy, powstało archiwum, jakiego w tej firmie jeszcze nie było. Papierowe i cyfrowe. Fakt, kosztowało mnie to ogromnie dużo czasu i cierpliwości (a tej u mnie zawsze mało!), ale warto było się wkurzać na błędy i bezmyślność innych, by potem czuć taką dumę, jak ja wtedy.

 

Zapytasz pewnie, co mi to dało?

 

Moja Droga, bardzo dużo.

1. Porządek w dokumentach

sprawił, że miałam wewnętrzny spokój, bo absolutnie wiedziałam wszystko o dokumentach, jakie są w firmie. Miałam posegregowane, uporządkowane i skatalogowane dokumenty. Zaletą tego było to, że ktokolwiek, kiedykolwiek mnie o coś zapytał, to ja w nocy o północy mogłam powiedzieć, w którym segregatorze, na której półce, w jakiego koloru przegródce, jest jaki dokument. Przyznaję, jestem wzrokowcem. Koduję, jak coś wygląda, nawet bardziej niż sama nazwa czy opis. W związku, z czym to mój sposób na wadę, czyli brak pamięci do nazw). Kolory, miejsca w szafie wżynały się w moją pamięć. Jeśli więc tylko, któryś zdolny mądrala nie odłożył dokumentów czy segregatora na miejsce, ja to także w lot odnotowywałam. A jak 😊

 

2. Bezpieczeństwo dokumentów,

jakie dzięki takiemu porządkowi zapewniłam, zaowocowało zniwelowaniem potencjalnych zagrożeń, że: coś zginie, zapodzieje się, ktoś zabierze bez mojej wiedzy, zaleje się.

Zabezpieczyłam wszystkie możliwe zagrożenia (oczywiście znane mi na tamten moment). A które miały wpływ na bezpieczeństwo danych w dokumentach. Kiedy sprawdziłam, co może mi grozić za niewypełnienie tego obowiązku, łoj nie chciałam ryzykować. Wolę spać spokojnie., bo i tak sen mam raczej z tych słabych.

 

3. Zaoszczędzony czas

na takiej organizacji dokumentów mogłam zdecydowanie poświęcić na coś innego. Miałam go o wiele więcej. Nie musiałam szukać tego jednego, wybranego przez szefa papierka. Nie udawałam, że:

„tak szefie widziałam tę umowę, zaraz napiszę do przedstawiciela w tej sprawie”.

 

Sztucznego kreowania sytuacji nie lubię. A kiedy, zdarzały mi się sytuacje, mówiąc wprost ściemniania, że wiem, co jest w środku tych dokumentów czułam się okropnie! Nie umiem kłamać, więc natychmiast byłam czerwona. A to świadczy o tym, że kłamię. W sekundzie podważałam swój wizerunek, na który tak ciężko pracowałam. Zupełny idiotyzm.

 

Dlatego, znając już środek, czyli co w trawie piszczy, nie musiałam kłamać i na szybko czytać ich zawartości. Wiedziałam co w nich jest, miałam przygotowane do nich rejestry z najważniejszymi danymi, listy z numerami wisiały, gdzie trzeba. Początkowo nie wierzyłam, że to działa. Ale gdy zobaczyłam, ile minut mi to każdego dnia uwalnia – przestałam być takim niedowiarkiem prostych rozwiązań.

 

4. Podniesienie rangi

mojego stanowiska wzrosło z poziomu sekretarki, na profesjonalną sekretarkę. Celowo to tak słownie ubarwiam, by pokazać Ci, że taka zmiana ma ogromny wpływ na ocenę Ciebie przez innych. A na pewno już przez szefa. Tylko z pozoru wydaje się być znikoma. Sama pamiętam, gdy w pierwszej pracy stworzyłam taki porządek i nie pochwaliłam się nikomu. Uznałam, że wyczyn jest takiego średniego kalibru i no cóż w tym wielkiego. Teraz już wiem, że umniejszałam swoje zasługi z poczucia niskiej wartości. W kolejnej pracy już bardziej się tym chwaliłam, bo i zwiększyłam szybkość opracowania takiego zaplecza pracy z dokumentami i stworzyłam całkowicie nowy system obiegu dokumentów. To był dopiero projekt zmian. Nie chciałam i nie mogłam przejść obojętnie, dlatego pochwaliłam się 3 szefom już sama. A co!

 

5. Wierzę, że największą zaletą wypracowania sobie schematów działania i organizacji pracy z dokumentami jest po prostu spokój i wewnętrzna pewność siebie.

Przykład z poprzedniego punktu znów nabiera znaczenia.
Stworzenie sobie całego i pełnowartościowego workflow pracy z dokumentami w biurze, oprócz wszystkich wcześniej wspomnianych dogodności, niesamowicie oddziałuje na poziom stresu. Jeśli jeszcze nie doświadczyłaś stresu w pracy w biurze, bo dopiero zaczynasz – to polecam Ci przygotować się na niego. Jeśli natomiast pracujesz już jakiś czas to zastanów się, jaki poziom stresu występuje u Ciebie. Może wtedy warto rozważyć pracę nad organizacją i planem działania z dokumentami.

Już co piąty Polak doświadcza codziennie w pracy stresu, a blisko ponad połowa twierdzi, że stresuje się w pracy często lub bardzo często. [1]

Po co zatem dokładać sobie do całej listy innych sytuacji stresowych, te wywołane złą organizacją dokumentów biurowych. Możesz za tym aspektem pracy nie przepadać – rozumiem.

 

Mimo to, a może zwłaszcza dlatego, warto pochylić się nad wypracowaniem sobie skutecznego programu obsługi papierów i zdejmowania sobie pętli stresu przez nie wywołanego.

 

 

Osobiście, mocno wierzę w ideę działania metodą małych kroków. Każdy obszar pracy czy życia prywatnego można, jeśli się tylko chce, zmieniać, usprawniać i rozwijać. Jeśli zatem chciałabyś coś zmienić w czasie, przestrzeni i organizacji pracy z dokumentami, to wiedz, że ja już się bardzo cieszę. To już jest duży krok do przodu.

 

 

Jeśli natomiast potrzebujesz wsparcia i takich merytorycznych podpowiedzi, jak zrobić to krok za krokiem, to szykuję dla Ciebie E-Booka o Organizacji Dokumentów Biurowych. Wkrótce rusza jego przedsprzedaż i nadal masz szansę, nie tylko zdążyć się na niego zapisać, a i złapać zniżkę w pierwszych dniach jego sprzedaży.

 

Sama sprawdź, bo każde usprawnienie organizacji pracy działa na Twoją korzyść.

 

 

 

[1] „The Workforce View in Europe 2017” przeprowadzonego na zlecenie ADP

 

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!