Planowanie zadań jest niezwykle ważnym tematem w kontekście zarządzani biurem. Dlaczego zajmuję się tym obszarem, już nie po raz pierwszy? Bo w rozmowach z Wami, podczas szkoleń czy audytów widzę, że nadal sporo osób ma z tym problem lub nawet, co dla mnie jest nie do zrozumienia, w ogóle tego nie praktykuje ☹ Moje doświadczenie zawodowe zarówno podczas pracy w wielu korporacjach, jak i w trakcie prowadzenia własnego biznesu pokazuje, ze dobrze rozplanowany dzień, tydzień, miesiąc przynosi bardzo duże korzyści.

 

Oczywiście na pewno wiele osób powie, że nadmiar obowiązków nie pozwala im na odpowiednie rozplanowanie zadań.

 

Otóż, Moje Drogie, nic bardziej mylnego!

 

Badania wskazują, że na dobre zaplanowanie zadań w trakcie dnia pracy wystarczy poświęcić jedynie 1% czasu, który jest potrzebny na ich wykonanie, a to skutkuje dodatkowo zaoszczędzeniem jednej godziny dziennie[1]. Brzmi dobrze, prawda? Nie pozostaje nam chyba nic innego, niż przetestować to rozwiązanie, bo przecież na nim nie tracimy, możemy jedynie zyskać… dodatkową godzinkę😉

 

Musimy również pamiętać, że aby dobrze rozplanować zadania, nie wystarczy wpisać je na listę, którą potem odłożymy gdzieś na bok naszego miejsca pracy. Istotne jest, aby podejść do całego przedsięwzięcia projektowo😉 Wiem, może brzmi to dość korporacyjnie, ale uwierzcie na słowo – działa! W takim razie w jaki sposób podejść do planowania na tyle dobrze, by przyniosło nam realne efekty.

 

Weź kartkę, długopis i zacznij kolejno wypisywać.

 

    A. CELE.

 

Wyznaczanie sobie celów pomaga nam wypełniać nasze zobowiązania, które wyznacza dla nas szef. Szef zleca nam zadanie, którego efekt jest celem. To jakie działania podejmiemy, by go zrealizować jest już sprawą wtórną.

Dlaczego te cele są dla nas takie ważne? Dzięki dobrze wyznaczonemu celowi skupiamy się na działaniach. Te z kolei umożliwiają nam podejmowanie skonkretyzowanych kroków. Wszystko w idei zakończenia działania i wykreślenia go finalnie z listy. Cele nie tylko pomagają nam wykonać obowiązki. One działają także na naszą podświadomość. Dzięki nim wiemy: co mamy robić, po co to robimy, a nawet dzięki ich realizacji czujemy się bardziej spełnione.

 

    B. PRIORYTETY.

 

Każde z zadań powinno mieć swoją hierarchię ważności, a także datę zakończenia. To pozwoli nam trzymać rękę na pulsie. Wiemy, ile pracy nam pozostało, ile jeszcze przed nami. W tym modelu nawet, jeśli Szef zaskoczy nas jakimiś zadaniami AD HOC będziemy mogły sprawnie znaleźć im miejsce, pośród innych zadań dnia/tygodnia/miesiąca.

Priorytety wyznaczamy także po to, bo mamy ogromną tendencję do rozciągania sobie naszych 8 godzin pracy. My kobiety jesteśmy w tym mistrzyniami. Wrzucamy sobie tysiące różnych rzeczy narzucając sobie myśl: ja to dziś skończę! Nie ważne, czy jesteśmy realnie w stanie to wykonać. Jest na liście, to znaczy, mam zrobić. To trochę zgubne podejście, bo prowadzi tylko i wyłącznie do naszego wypalenia. Do niczego więcej.

Wyznaczanie priorytetów pozwala nam skupić się na tym, co jest naprawdę niezbędne do funkcjonowania biura. Wszystkiego zrobić się nie da. Ale to co najważniejsze już owszem. Te rzeczy, które tak naprawdę możesz odłożyć w czasie zaplanuj w dalszej perspektywie. Po to właśnie jest planowanie i priorytetyzacja zadań.

Dlatego patrząc na wypisane wcześniej cele, możesz zaznaczyć, które są na: wczoraj, na dziś, na jutro, na za tydzień.

 

     C. DZIAŁANIA.

 

W tym przypadku należy wypisać konkretne kroki, które podejmiemy, by zrealizować wyznaczony wcześniej cel.

PRZYKŁAD: 

Szef przyszedł i poprosił Cię, byś na piątek przygotowała umowę z firmą sprzątającą. Wiesz, że celem jest przygotowanie umowy. Termin: piątek. Zanim zabierzesz się do jakichkolwiek działań, powinnaś wypisać sobie na kartce informacje, które masz do tej pory i co potrzebujesz, by napisać tę umowę. A jest to zapewne:

  • dane firmy sprzątającej,
  • zakres usług,
  • wynagrodzenie,
  • odpowiedzialność,
  • bezpieczeństwo biura firmy,
  • kary,
  • osoby kontaktowe do umowy.

Wiesz też, że aby uzyskać te konkretne dane musisz napisać emaila, zadzwonić, napisać umowę umowę w Wordzie, sprawdzić z prawnikiem – i to są własnie konkretne działania. Do tego rozkładasz je w czasie, by zrealizować wszystko do wspomnianego piątku.

Działania w planowaniu powinny być nie ogólnikowe, lecz konkretne: co? gdzie? kiedy?

 

      D. EWALUACJA.

 

Modne słowo, zwłaszcza w korporacjach, ale akurat w naszym kontekście, jak najbardziej pożądane. Wszystkie wykonane zadania, a tym samym osiągnięty cel, nie powinny zostać „zamknięte” bez oceny. Warto podsumować sobie projekt, spojrzeć krytycznie na swoje postępowanie i zastanowić się, „co mogłam zrobić lepiej” lub „o czym zapomniałam”. Dzięki temu w przyszłości, ucząc się na własnych błędach czy własnym doświadczeniu, będziemy jeszcze lepiej wypracowywały swój własny styl organizacji pracy. Prawda, że brzmi przyjemnie? 😊

 

 

Wszystko super, ale na pewno zastanawiasz się, czy powinnaś w ten sposób podchodzić do każdego najmniejszego zadania/celu.

Moja odpowiedź brzmi: nie!

 

Popatrz na swoje obowiązki i wyznacz obszary, w których widzisz niedociągnięcia. Spróbuj je naprawić poprzez takie projektowe podejście – rozpisanie danego celu na części składowe i systematyczne realizowanie małych zadań.

Moja podpowiedź – dobrym obszarem do ćwiczeń są faktury. Głównym celem jest przekazywanie faktur do księgowości. Zaś mniejsze zadania, na których warto się skupić, aby ten cel osiągnąć to odpowiednie utrzymywanie ich porządku, opisywanie, sporządzenie rejestru etc. To tylko przykład. Ty sama znasz siebie najlepiej i wiesz, który obszar w Twojej pracy wymaga poprawy.

 

A co jeśli nie wiesz, gdzie popełniasz błędy? Nie martw się, na to także mam sposób😊 Najlepsza metoda na naukę planowania dnia oraz zaczerpnięcia wiedzy na temat swojego stylu organizacji pracy to rozrysowanie tego. Co mam na myśli? Rozpisujesz swoje czynności minuta po minucie, godzina po godzinie.

 

Ważne!

Musisz być ze sobą szczera, tylko wtedy dowiesz się, gdzie ucieka Ci czas, zrozumiesz, gdzie popełniłaś błąd, dojdziesz do autorefleksji. Takie krytyczne spojrzenie na swój własny dzień jest bardzo przydatne, ponieważ samoświadomość to zazwyczaj połowa sukcesu, w wielu dziedzinach😉 Kiedy już wiesz, co szwankuje, warto przejść do naprawy tego, co nie działa. Jak się do tego zabrać? Mam swoje rady.

Poniżej lista elementów, które z mojej perspektywy są istotne w trakcie planowania dnia pracy:

 

  1. Ustaw swoje bloki czasowe w pracy – minuta po minucie, godzina po godzinie.
  2. Wyznacz metody pracy – stany skupienia.
  3. Ustal swoje strefy produktywności – w każdej godzinie pracy nasza produktywność jest na innym poziomie. Uwzględnij to w planowaniu.

 

 

Źródło: „Jak organizować czas”, Lothar J.,  Seiwert,  1998.

 

Powyższy wykres wskazuje, że najbardziej wydajni jesteśmy zazwyczaj przed południem, zaś po południu ten poziom spada. Oczywiście, nie jest to reguła odnosząca się do wszystkich. Warto obserwować siebie i znaleźć swój moment dnia pracy, gdy czujemy się najbardziej efektywni, aby wykorzystać go w wykonywaniu najważniejszych lub najbardziej wymagających zadań.

 

4. Wpisz z kalendarza spotkania na dany dzień.

5. Wpisz z kalendarza ważne terminy, których w żaden sposób nie możesz pominąć.

6. Ustal max 3 priorytety na dzień – nie więcej!

7. Wpisz kilka rzeczy drobnych, które trzeba zrobić – ale nie upychaj ich za dużo.

8. Wpisuj i realizuj kolejno zadania bazując na zasadzie kontrastu: raz duże, raz małe – to działa na naszą podświadomość

9. Zaplanuj 60% dnia na zadania stałe, 20% na te wpadające AD HOC, reszta wolna. Nie zapominaj o przerwie w pracy.

 

Punkt 8 to bardzo popularna reguła planowania 60:40, która jest promowana w wielu publikacjach związanych z zarządzeniem czasem. Weź ją proszę pod uwagę, zobaczysz, jak bardzo może usprawnić Twój dzień pracy.

 

Kiedy już wiesz, co działa, a co nie – stwórz swój nowy plan dnia w oparciu o wiedzę na temat własnych nawyków (napisałam o tym także artykuł, z którym warto byś się zapoznała ), a także z uwzględnieniem tych 8 elementów, które podpowiedziałam Ci powyżej.

Dla ułatwienia przygotowałam poglądową tabelę, którą śmiało możesz wykorzystać. Pamiętaj, że to samo możesz robić z planem tygodniowym. Zasady są takie same.

 

 

 

 

Mam nadzieję, że ten artykuł pokazał Ci jak ważne jest planowanie dnia pracy. Zależało mi, aby za jego pomocą wskazać Ci kierunek do rozwoju i ulepszeń. Dobrze zorganizowany dzień, tydzień oraz miesiąc sprawi, że Twoja praca będzie bardziej efektywna, a Ty sama poczujesz satysfakcję z wykonanych zadań. I przecież o to chodzi. A jeśli, chcesz jeszcze lepiej usprawnić swoją pracę, to pod przyciskiem znajdziesz prostą infografikę, którą możesz pobrać, wydrukować i przykleić w biurze. Proste, prawda?😊

 

[1] Zob. Seiwert, 1998; Bradley, McRae, 1994.

 

 

P.S. Zapisz się do Bazy Dokumentacji Biurowych i pobierz Infografikę o Planowaniu zadań.

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś chcę się dzielić z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!