Sekretarko, Asystentko, Administratorko biura pokaż mi swoje biurko, a ja Ci powiem, jak masz zorganizowaną pracę. Panuje na nim ład i porządek czy kreatywny chaos? Teraz pewnie sprawdzasz co, gdzie i jak leży? To akurat dobra oznaka. Nie bez powodu zajrzałaś dziś do mojego artykułu. A dzisiejszym artykułem chciałabym Cię namówić do przyjrzenia się Twojemu najbliższemu środowisku pracy. Czy jego stan i organizacja wspierają Twoją pracę, czy zdecydowanie bardziej utrudnia?

 

Pokaż mi swoje biurko, a ja Ci powiem, jak pracujesz.
A jak pracujesz w administracji, oznacza, jak zarządzasz biurem.

 

2010 Brother International Corporation przeprowadziło badania na 800 pracownikach, skupiając się na produktywności, organizacji i podejściu do swojej pracy biurowej. Ustalono, że:

  • rocznie pracownik traci 38 godzin na szukaniu rzeczy w biurze,
  • 66% badanych traci 30 minut tygodniowo na szukaniu w biurze zgubionych rzeczy bądź dokumentów,
  • 56% badanych traci podobną ilość czasu, by znaleźć dokumenty w komputerze lub jeszcze je poprawiają,
  • 71% badanych, uważa, że jeśli ktoś ma chaos na biurku, to ma go także w głowie.

 

I możesz powiedzięć phi, Pani Mądralińska pisze na bazie starych badań. Nic bardziej mylnego. Dwa lata temu Konica Minolta opublikowała analizę, że rocznie pracownicy biurowi tracą średnio 65 godzin rocznie. Co w skrócie mówi nam, że na radzenie sobie z bałaganem na biurku i w dokumentach tracimy średnio 15 minut dziennie.

 

Nadal uważasz, że to mało?

 

Jeśli masz za dużo czasu to pewnie takie analizy czy wyniki badań nie robią na Tobie większego wrażenia. I wiesz co? Już Ci bardzo zazdroszczę. Mój czas jest mocno ograniczony i każde jego błędne zagospodarowanie, uważam za marnotrawstwo. A jak pewnie sama wiesz, w firmie tym bardziej nie jest ono mile widziane.

 

Bardzo często szukamy cud rozwiązań, które usprawnią i w sposób magiczny usprawnią nam pracę. Tymczase okazuje się, że praca leży u podstaw. A podstawą Twojej pracy jest właśnie biurko. Podstawą, bo to na nim wykonujesz większość swoich prac biurowych. Dlatego właśnie ośmielę się wysunąć dwie tezy:

 

1. Pracujesz w czyjejś firmie i oczekuje się od Ciebie porządku na stanowisku pracy.

2. Jak masz bałagan na biurku to jaki masz porządek w projektach czy dokumentach, którymi zarządzasz?

 

I właśnie dlatego, uważam, że porządek na biurku jest absolutnym wymogiem pracy każdej asystentki. Każdej, profesjonalnej asystentki. 

 

Kwestią dyskusyjną jest czy pracujesz w dużym biurze, czy może w jakimś małym. W miejscu, gdzie codziennie wizytują klienci lub w miejscu, gdzie gości w ogóle nie ma. Niezależenie jednak od rodzaju systemu działalności firmy, porządek na biurku jest dobrym świadectwem pracy asystentki.

Drugiego człowieka oceniamy już w pierwszej sekundzie jego poznania. Dokładnie tak samo jest z biurkiem pracownika. Podchodzimy, patrzymy i bardzo szybko wydajemy osąd. A jak ktoś mi mówi, że w sumie to nie zwracam na to większej uwagi i niech ona ma sobie biurko jakie chce. To znaczy, że albo sam należy do typu bałaganiarza, albo nie z dobrą organizacją nie ma wiele wspólnego.

 

Przyznaję, ja jestem pedantką. Mimo to zdarza mi się stworzyć chaos na biurku. Zwłaszcza, gdy za dużo się dzieje i biegam między jednym a drugim spotkaniem. Niezależnie jednak od tego, mam swoje patenty na zorganizowany, drobny chaos. Celowo piszę – drobny. Bo on nadal jest kontrolowany. Moje działania mają mi pomóc nie zginąć wśród przybywających w ciągu dnia papierów, przy zachowaniu podstaw – które zawsze są te same.

 


 

Przejdź teraz proszę przez kilka prostych pytań, a potem przypatrz się swojemu miejscu pracy.

 

1. Jaki jest MUST HAVE na biurku?

Typowe narzędzia biurowe: telefon, komputer, lampka, notes, karteczki kolorowe (ja muszę je mieć!), pojemnik z długopisami, kawa i jakiś miły gadżet 😉 Tak, naprawdę tyle wystarcza. Nie? A co Ci jest jeszcze potrzebne do sterowania światem firmy? Tylko dobrze się zastanów.

Fakt, zapomniałam o cudnie, pachnących kwiatach. Muszą być! A jeśli zamiast kwiatów wolisz małą, rodzinną pamiątkę z wakacji – też super. Tylko, nie przesadzaj z ich ilością i rozmiarem.

Mówi się, że im mniej rzeczy masz na biurku, tym mniej Cię ono rozprasza. Ja osobiście, uważam, że tak jest po prostu lepiej. W ciągu dnia w biurze i tak przybywa nam stale coś nowego. A to faktury, a to poczta, a to dokumenty od szefa i jeszcze znoszone na biurko zamówienia.

 

 

 2.  Jaki jest najstarszy dokument, jaki masz na biurku?

 

Przechowujesz na biurku stare umowy, pisma lub faktury? Jakie mają daty? Zrozumiałe jest kiedy masz rzeczy bieżące lub z ostatniego tygodnia, gdy wciąż zajmujesz się daną sprawą. Bo akurat negocjujesz jakieś zapisy lub oferta wymaga aktualizacji. Pamiętaj jednak, że każdy dokument ma swoje miejsce. Segregator, teczkę lub zawieszkę. Zeskanuj, odnotuj w ewidencji i schowaj na miejsce.pokaż-mi-swoje-biurko-sekretarko-ursago-administracja

 

W razie nagłego wypadku on będzie na swoim miejscu, a Tobie nie będzie zalegać i kurzyć się na biurku. Porządek w dokumentach jest naprawdę ważny – dla Ciebie, przepływu informacji i na tzw. wszelki wypadek, gdybyś nagle się rozchorowała. Wszystko będzie dla wszystkich tam, gdzie ma być.

A gdybyś potrzebowała dobrego przewodnika, przez Organizację Dokumentów Biurowych – to polecam Ci przyjaznego w obsłudze E-Booka 🙂

3. Czego nie używasz?

Policz, ile rzeczy masz na biurku, bez których na pewno się obejdziesz. Potrzebujesz trzech kubków po kawie, portfela i kluczy do domu? Pamiętasz, jak wspominałam o rozpraszaczach? Kubki po kawie będą Ci pachnieć i przypominać, że trzeba pójść zrobić nową. Portfel może przywołać myśli, że mało zarabiasz, bo przydałoby się więcej pieniędzy. A klucze do domu, że marzysz, by już była 16 i by wyjść z pracy.

Widzisz sama, że to niepotrzebne rozpraszacze. Pozbądź się ich. Wszystko na czym zatrzymujesz i zawieszasz swój wzrok, powoduje rozmycie się Twojego skupienia i w rezultacie marnotrawi Twój czas. Wyrzuć je z biurka!

 

 

4. Czy przybywa Ci papierków w ciągu dnia?

 

Przynoszą, zostawiają i ich wiecznie nic, tylko przybywa? Dokumenty to atrybut każdego biura. One po prostu muszą tam być. A Ty próbujesz je zaraz po otrzymaniu zeskanować, zarchiwizować, schować? Nie udaje się, bo za dużo się dzieje? Zrobisz to później. W porządku. Ale zastosuj metodę szablonu lub przegródek.

O co chodzi?

Jeśli masz małe biurko, rób to poziomo, jeśli duże – pionowo. Ja na przykład, teraz mam bardzo małe biurko i wykorzystuję metodę pionową lub po prostu podłogę. Jednak w biurze – unikaj tego typu rozwiązania. Może się zdarzyć, że ktoś po prostu na nich stanie. Jeśli masz przegródki, korzystaj z nich!

Przybywające w ciągu dnia dokumenty odkładaj zawsze w to samo miejsce. Jeśli zdarzy się sytuacja, że będziesz musiała je nagle i szybko wziąć  (bo np. szef pilnie prosi) nie stracisz czasu na ich poszukiwaniu.
Stosuj zawsze ten sam schemat „składania” dokumentów w ciągu dnia. To pomoże Ci panować i tworzyć kontrolowany chaos.

 

dokumenty na biurku- układanie pionowe - porządek

Dokumenty na biurku – moja metoda układania pionowo

 

 

5. Potrafisz zamknąć oczy i powiedzieć gdzie co jest?

 

Zamknij oczy i powiedz mi, co i gdzie masz na biurku. Potrafisz? Ja tak.

Spokojnie, nie oczekuję znajomości topografii Twijego biurka na pamięć. Chodzi mi o rozeznanie, by w sytuacji kiedy wychodzisz na miasto, bo musisz coś załatwić, móc przez telefon wytłumaczyć, gdzie i co się znajduje. To ułatwia komunikację i niweluje stres. Dla Ciebie i dla współpracowników. Dokumenty są na swoim miejscu. Wszyscy są zadowoleni.

 

 

 6.  W jakim stanie zostawiasz biurko i zamykasz dzień, a z jakim zaczynasz?

 

Celowo najpierw napisałam o zamykaniu dnia. Jeśli wychodząc z biura zostawiasz (przepraszam za kolokwializm) bajzel, trudno oczekiwać, że rano będzie lepiej. Zawsze zamykaj dzień uporządkowaniem swojego miejsca pracy. Przed wyjściem do domu sprawdź dokumenty z danego dnia. Jeśli można, zarchiwizuj je, schowaj lub przygotuj, by zająć się nimi rano.

Zostaw biurko w takim stanie, w jakim chciałabyś je zastać rano.

Nowe, czyste i uporządkowane. Gotowe do kolejnego dnia pracy.

 

 

administracja-pokaż-mi-biurko-sekretarko

 

 

W przytoczonych przeze mnie badaniach 80% badanych powiedziało, że jeśli ktoś jest niezorganizowany, to wpływa na organizację całego biura. Kolejny raz muszę się z tym zgodzić. Jako zarządzająca biurem świecenie przykładem powinno być Twoim priorytetem.

Bałagan na Twoim służbowym miejscu pracy będzie świadczyć o Tobie, Twojej pracy i wpływać na pracę innych.

Bo jakość twojej pracy wpływa na ocenę i pracę zarządzających, współpracowników i klientów. Pamiętaj o tym. A biurko to dopiero początek. Możesz zajrzeć do mojego poprzedniego artykuły o nawykach, one też pomogą usprawnić Ci Twoją pracę.

Zadbaj o swój wizerunek poprzez wygląd Twojego biurka. Oceniaj go tak, jak sama chcesz być oceniana. Pokaż innym swoje biurko z oceną, jaką sama wystawiasz swojej pracy.

 

A czy Ty na swoim biurku utrzymujesz ład czy chaos?

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję biurowe rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś chcę się dzielić z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!

Zapisz się do Bazy Biurowych Dokumentacji!

Dołącz do mnie i pozostałych Biurowych Rewolucjonistek
i twórz biuro na miarę profesjonalistki!