Poznaj 5 korzyści z tygodniowego planowania

utworzone przez | Lis 10, 2020 | Planowanie pracy | 0 komentarzy

Zdarza Ci się nie mieć czasu na to, żeby zatrzymać się choć na moment i ocenić, czy Twoje działania zmierzają we właściwym kierunku? A może czujesz, że tracisz kontrolę nad uciekającym przez palce czasem, który nawet na moment nie zatrzymuje się, pozwalając złapać oddech? Takie dylematy dotykają nas na różnych etapach zarządzania sobą w czasie. Z pewnością dlatego tak popularne stało się stosowanie narzędzi, które miałyby ten proces ułatwić. Aby jednak przejść przez niego z sukcesem, warto rozpocząć od metody małych kroków, czyli wypróbować tygodniowe planowanie.

 

Myślę, że na wstępie należałoby obalić jeden z najpopularniejszych mitów związanych z organizacją. Zakłada on, że jeśli prowadzisz kalendarz czy planer, to jesteś zorganizowana. To ogromny błąd, popełniany przez większość osób, chcących podnieść swoją codzienną efektywność.

 

 

Dlaczego takie założenie jest mylne? Otóż zakłada, że ciężar obowiązku związanego z zarządzaniem sobą w czasie zostaje przeniesiony na dane narzędzie, które samo w sobie nie rozwiązuje żadnego problemu. Rozwiązanie pojawia się dopiero w momencie, kiedy wiesz, jak z niego korzystać. Zauważ, że ilość rozkładówek dostępnych w kalendarzach lub planerach jest na tyle duża, że już na wstępie wprowadza chaos, dając bardzo złudne poczucie kontroli. Ogromne wyzwanie napotykają tutaj szczególnie osoby, które nigdy wcześniej nie planowały swojej pracy, a wszystkie zadania realizują ad hoc. Wprowadzając do swojego życia tak złożone narzędzie, bardzo szybko się zniechęcają, porzucając go po kilku tygodniach demotywującej niesystematyczności.

 

Co polecam na starcie?

 

Planowanie pracy jest procesem, podobnie jak wiele innych czynności, składających się na Twoją biurową rzeczywistość. Nawet jeśli od jakiegoś czasu przeniosła się ona gdzie indziej, pozwalając realizować się w home office.

Skoro więc rozpatrujemy je w kategoriach procesu, to wymaga od Ciebie jasnych, spisanych i powtarzalnych czynności, dając tym samym znacznie większą kontrolę nad sytuacją. Tak rozumiana powtarzalność mogłaby mieć różne formy, jednak praktyka pokazuje, że nie wszystkie będą równie korzystne z perspektywy Twojej pracy.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której (bez wcześniejszej analizy) wpisujesz na listę pilne w danym dniu zadania. Lista powstaje szybko, podobnie jak spływające do Ciebie zewsząd obowiązki. Co dzieje się w momencie, kiedy nie uda Ci się wykonać wszystkich punktów z listy w przewidzianym czasie pracy? Z bólem w żołądku przenosisz je na kolejny dzień, który zamienia się w następny itd. Nie muszę chyba kontynuować tego scenariusza, ponieważ zakładam, że zdążyła się już z nim zetknąć.

Planowanie swojej pracy ad hoc sprawia, że z postawy proaktywnej przechodzimy do reaktywnej. Realizujesz wtedy zadania, które najgłośniej dopominają się o Twoją uwagę, ignorując realne priorytety. A to nie prowadzi do niczego dobrego.

 

Ważna uwaga!

 

Powyższy wywód nie miał na celu zniechęcenia Cię do dziennego planowania czy sporządzania list TO-DO! Myślę, że zdążyłaś już zauważyć w moich social mediach, jak często sięgam po każde z tych narzędzi. Dobrze jednak wiedzieć, że są one rozwinięciem planowania tygodniowego, będącego nadrzędnym dla mnie rozwiązaniem. Dopiero w momencie, gdy potrzebna jest dalsza rozbudowa takiego harmonogramu, sięgam po jego rozwinięcie, czyli dniówki czy listy zadań.

 

 

Dlaczego warto wypróbować tygodniowe planowanie?

 

  1. Przechodząc do meritum tego artykułu, a mianowicie korzyści z planowania całego tygodnia, chciałabym zacząć od nadmienionej wcześniej postawy reaktywnej i proaktywnej. Zauważ, że tylko ta druga może wspierać Cię w rozwoju, podczas gdy pierwsza stanowi jedynie chwilowe rozwiązanie. Zamiast bycia „ogarniaczem”, zdecydowanie lepiej dążyć do roli osoby planującej projekty, czyli Project Managera czy Office Managera. Jeśli nie ze stanowiska, to przynajmniej z wykorzystywanych na co dzień kompetencji, które przecież pracują na Twój przyszły awans.

 

  1. To prowadzi nad do kolejnej zalety z tygodniowego planowania, jaką jest rozwijanie umiejętności zarządzania zadaniami w czasie. Jeśli jesteś w stanie je zaplanować, to zakładasz dla nich odpowiedni bufor czasowy, a jednocześnie w porę wyprzedzasz sytuacje wpływające na Twoją efektywność. W ten sposób zapewniasz sobie znacznie lepszy przepływ zadań, bez efektu przeciążenia, które mogłoby Cię dopaść z dnia na dzień.

 

  1. Nie można w tym miejscu zapomnieć o bardzo ważnej korzyści z planowania całego tygodnia pracy, jaką jest widzenie rzeczy z lotu ptaka. Dzięki temu zyskujesz szerszą perspektywę i jesteś w stanie dostrzec zależności między poszczególnymi projektami. Jesteś również zdolna godzić ze sobą interesy różnych osób w firmie i wychwycić prawidłowości w przepływie zadań, które się wzajemnie uzupełniają. Tym sposobem zauważasz, jak bardzo Twoja praca przekłada się na pracę całego biura i zyskujesz realną zachętę do systematyczności.

 

  1. Tygodniowe planowanie pracy powoduje, że ciągle pracujesz nad komunikacją, która stopniowo wznosi się na coraz wyższe poziomy. Budujesz w sobie dobre nawyki, ponieważ dobrze wiesz, co masz robić i co powinnaś zakomunikować swoim współpracownikom. Wzmacniasz tym samym pewność siebie, opartą na jasnych, merytorycznych argumentach. Budujesz zatem własną pozycję eksperta w firmie.

 

  1. Co najważniejsze, planowanie całego tygodnia daje Ci upragniony wewnętrzny spokój, tak potrzebny w tych niepewnych czasach. Przejmujesz kontrolę nad sytuacją i wiesz, czego możesz się spodziewać. Taka perspektywa daje dużo satysfakcji i pozwala działać w zgodzie ze sobą.

 

 

Na zakończenie chciałbym jeszcze raz podkreślić, że rozsądnie dysponowanie swoim czasem w tygodniowej perspektywie pozwoli Ci zająć się obszarami, które wcześniej być może zaniedbałaś. Wyrobienie w sobie nawyku takiego planowania będzie wymagało czasu, ale potraktuj go jako inwestycję. A jeśli szukasz konkretnych narzędzi, wspierających Twoją organizację pracy – koniecznie sprawdź, co dla Ciebie przygotowałam. To jedyna taka kolekcja na rynku, zaprojektowana z myślą o Biurowych Rewolucjonistkach!

 

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O MNIE

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!