Pracuj z nawykami i osiągaj swoje cele: poznaj Planer Biurowej Rewolucjonistki

utworzone przez | Gru 15, 2020 | Planowanie pracy | 1 komentarz

Zbliżający się koniec roku skłania do małych i większych podsumowań. Naturalną koleją rzeczy jest próba oceny tego, co udało się zrealizować w mijającym roku oraz wprowadzenie zmian, które zwiększą Twoją efektywność. Każda z nas chce stawać się coraz lepsza w tym, co robi, przeznaczając czas na rzeczy ważne. Potrzebujemy się rozwijać, mieć satysfakcję z pracy i świadomie budować swoją karierę. Wraz z podsumowaniami, chętnie sięgasz więc po różne rozwiązania, wspierające Cię w zarządzaniu sobą w czasie. Któż nie chce osiągać swoich celów. Pierwszym krokiem do takiego usprawniania jest prosty system monitorowania przepływających zadań, o którym pisałam w artykule: korzyści z tygodniowego planowania. Natomiast dziś poznasz nieco bliżej mój najnowszy projekt, który w sposób kompleksowy wesprze Cię w planowaniu i codziennej organizacji pracy, a jest nim Planer Biurowej Rewolucjonistki.

 

Odpowiedni mindset to podstawa

 

Nie znam osoby, która zamykając jeden rok, nie chciałaby dla siebie czegoś nowego czy choć odrobinę lepszego. Pracować mniej, a zarabiać więcej to marzenie wielu z nas i nie uważam, żeby było ono czymś złym! Jest w nim przecież tyle dobrych intencji 😊

Z optymizmem myślimy więc o nadchodzących w nowym roku projektach oraz wszystkich negatywnych przyzwyczajeniach, z którymi chcemy się raz na zawsze rozprawić. Czemu więc tak szybko porzucamy swoje plany, wracając do dobrze znanych schematów? Dlaczego z uporem powtarzamy to, co trzyma nas w miejscu i utrwalamy zachowania, niemające nic wspólnego z „lepszą wersją siebie” i ideą work smart, not hard?

Czynnikiem, który powstrzymuje Cię przed nadaniem nowego kierunku swojej organizacji pracy są mocno utrwalone nawyki, tkwiące często w Twojej podświadomości. Nienazwane, a jednocześnie dochodzące do głosu zawsze wtedy, kiedy chcesz zmienić swój sposób działania. Każdy progres ma swój początek w pokonywaniu własnych ograniczeń, a to z kolei wiąże się z wychodzeniem z ciepłej i przytulnej strefy komfortu. Czujesz wtedy dysonans, dlatego łatwiej wrócić do tego, co znasz, żeby następnie znów złapać się na tych samych błędach. Dostrzegasz, jak nasze koło się zamyka?

 

 

 

Nie myśl sobie teraz, że wystarczy oddzielić to, co było – grubą kreską, aby nowy rok oznaczał nową Ciebie. Nie wierzę w tego rodzaju magiczne zaklęcia i Tobie również je odradzam, ponieważ bardzo szybko możesz się rozczarować. Nic się przecież nie zmieni, jeśli nie zaczniesz działać inaczej, tym razem świadomie. Konieczna jest zmiana mindsetu na temat organizacji własnej pracy. Żeby się to jednak stało, potrzebujesz skrupulatnego monitorowania kluczowych elementów procesu zmiany i wypracowywania nowych nawyków związanych z zarządzaniem sobą w czasie. Śledzenia procesów i wychwytywania momentów, które są kluczowe dla Twojej pracy oraz wszystkich osób, które wpływają na sprawny przepływ zadań w biurze. Potrzebujesz doceniania swoich sukcesów i jasnego, przejrzystego systemu planowania, dającego przyjemne poczucie kontroli nad sytuacją.

Wtedy do akcji wkraczam ja, przekazując w Twoje ręce Planer Biurowej Rewolucjonistki 😊

 

 

Kobiece narzędzie w kobiecym stylu

 

Stworzyłam mój planer zupełnie od podstaw, przemycając do niego własne rozwiązania biurowe, wsparte przejrzystym układem graficznym, który zaprojektowała Karolina Żebrowska. Takie połączenie najlepiej sprawdza się w praktyce, o czym przekonałam się wypuszczając niedawno w świat kolekcję Biurowa Organizacja. Znalazły się w niej specjalnie opracowane planery tygodniowe, praktyczne listy TO-DO oraz wygodny biuwar. Pomysł na Planer Biurowej Rewolucjonistki jest jednak znacznie bardziej złożonym narzędziem, porządkującym pracę administracyjną i nadającym jej praktyczną, zorganizowaną strukturę.

W tym niedatowanym planerze zaczniesz razem ze mną od wyznaczenia swoich zasad i towarzyszących Ci wartości, przejdziesz przez plany roczne, kwartalne i miesięczne, aż do strategii działania i codziennych harmonogramów. Opracujesz dokładny system działania, który pomoże Ci w realizacji zadań z listy. Zadbasz przy tym o priorytety własne, szefa oraz zespołu, doceniając każdego dnia swoje małe i większe sukcesy. Dzięki temu zobaczysz, kiedy pojawia się przestrzeń na nieoczekiwane zmiany planów i na co możesz przeznaczyć ewentualne nadwyżki czasu.

Poszczególne miesiące w Planerze Biurowej Rewolucjonistki rozpoczynają się od mojej osobistej inspiracji, a po prawej stronie codziennych rozkładówek czeka Cię miła niespodzianka – kartka w kropki, czekająca na wszystkie notatki, jakie mogą się pojawić podczas pracy 😊

 

Jak pracować z Planerem Biurowej Rewolucjonistki?

 

Głęboko wierzę, że Dobrze Zorganizowana Administracja zaczyna się w głowie, dlatego żadne narzędzie nie jest w stanie zastąpić Ci wypracowanych nawyków, będących trzonem mojego autorskiego modelu. Składa się na niego 6 kompatybilnych elementów:

  • porządek,
  • zaplecze,
  • narzędzia,
  • kodeks zasad,
  • komunikacja,
  • mental.

To one są najważniejszymi aspektami pracy biura, bez których o dobrej organizacji nie może być mowy. Mając je na uwadze, wyznaczanie priorytetów staje się znacznie łatwiejsze, a praca zyskuje przyjemną strukturę, dopasowaną w 100% do Ciebie.

 

Planer Biurowej Rewolucjonistki

📌 Ułóż strategię na dany miesiąc

 

Planowanie najważniejszych wydarzeń w czasie roku czy kwartału daje perspektywę „z lotu ptaka”, którą osobiście bardzo doceniam. Aby jednak zaplanować miesiąc, konieczne są bardziej konkretne działania.

  • Zacznij od wybrania wygodnego dla Ciebie rozkładu z Planera Biurowej Rewolucjonistki. Zapisywanie dat i wydarzeń w różnych miejscach wprowadzi niepotrzebny chaos. Nanieś wszystkie cykliczne zdarzenia, takie jak przedłużenie czy zakończenie umów, płatności oraz urodziny pracowników. Następnie ustaw sobie cyfrowe przypomnienia. Jeśli nadzorujesz takie zadania również dla szefa – umieść je w jego kalendarzu i na bieżąco monitoruj. Uzupełniaj wszystko, co pojawi się w tzw. międzyczasie.
  • Codziennie rano sprawdzaj kalendarz i wydarzenia oraz spotkania, które są wpisane w planerze. Podobnie przed wyjściem z pracy: zwróć uwagę na to, jacy goście odwiedzą biuro w kolejnym dniu lub jakie spotkania on-line się odbędą.
  • Zadbaj o wspólny wgląd w plany Twoje i szefa, aby na bieżąco oceniać wzajemną dostępność.
  • Wyznacz dni i godziny, w których porozmawiasz z szefem. Zarezerwuj czas na rozważania o planowanych spotkaniach i nadchodzących projektach.
  • Opracuj formułę, która będzie tworzyła wydarzenia w oparciu o otrzymywane wiadomości e-mail, a następnie przenoś je do planera.

📌 Podziel priorytety na 3 grupy

 

Jednym z moich autorskich rozwiązań, które znalazło swoje miejsce zarówno w kolekcji, jak i Planerze Biurowej Rewolucjonistki, jest podział priorytetów na 3 najważniejsze grupy: dla Ciebie, szefa oraz biura lub zespołu. Każda z nich ma właściwe dla siebie cechy i zaspokaja inne potrzeby. O tej perspektywie mówiłam sporo na webinarze o planowaniu.

Zwróć zatem uwagę, jakie zadania okazują się kluczowe z perspektywy poszczególnych interesów. Co może blokować przepływ zadań? Jakie obowiązki się uzupełniają? Które są zupełnie niezależne i nie mają wpływu na pracę całej firmy? Wyodrębnij najważniejsze „kamienie milowe”, oceniając ich znaczenie dla miesięcznego czy dziennego rozkładu.

 

Planer Biurowej Rewolucjonistki

📌 Przypisz zadania w harmonogramie

 

Jaka jest (moim zdaniem) najlepsza metoda nauczenia się planowania dnia pracy? Odpowiedź jest prostsza, niż myślisz! Rozpisujesz sobie wszystko minuta po minucie, godzina po godzinie. W ten sposób widzisz, jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu. Taka umiejętność autorefleksji i popatrzenia na swoje zarządzanie, jest niezwykle przydatna w pracy biurowej.

Elementy przydatne przy sporządzaniu dziennego harmonogramu:

  • ustal własne bloki czasowe,
  • wyznacz stany największego skupienia,
  • określ strefy obniżonej koncentracji i włóż w nie proste rzeczy do zrobienia,
  • wpisz spotkania na dany dzień,
  • zaznacz ważne terminy, których nie możesz pominąć,
  • ustal maksymalnie 3 priorytety na dany dzień – nie więcej,
  • dopisz kilka drobnych zadań, które trzeba zrobić.

Najważniejszą zasadę prezentuję Ci na koniec: przeznacz 60% dnia na zadania stałe, 20% na te wpadające na bieżąco, a reszta niech pozostanie wolna. Tak, to jest możliwe. Wymaga jednak praktyki i konsekwencji w planowaniu i działaniu.

 

 

 

 

Planer Biurowej Rewolucjonistki jest moją odpowiedzią na spływające głosy o potrzebie rozwoju w strukturach administracji. Pozwala świadomie pracować z nawykami i wyznaczać realne cele, które przyniosą Ci wiele satysfakcji. Daje też motywację do zmiany codziennych nawyków na takie, jakie wspierają Twoją pracę w biurze.

Zadbaj o swoje priorytety i doceń sukcesy dzięki dokładnemu planowi działania i miej go zawsze pod ręką!

1 komentarz

  1. Ola

    Zgadzam się w 100%. Systematyczna praca z nawykami pomaga nam osiągać cele! Narzędzie do planowania powinno nas wspierać, a nie rozpraszać. Dlatego tak ważna jest analiza naszych potrzeb i testowanie różnych narzędzi, aby znaleźć to idealne.

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O MNIE

Hej, jestem Ula i jestem pierwszym Trenerem Administracji w Polsce, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką. Już 15 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!