Dzięki rozmowom z innymi potrafimy często spojrzeć na nasze własne sytuacje w zupełnie inny sposób. Nie wiem, jak Ty, ale ja często mam takie zapalające się światełko w głowie, które wpada właśnie podczas rozmowy z kimś. Wzajemna wymiana informacji i doświadczeń jest wspaniałą możliwością do wspólnego zjednoczenia i podzielenia się dobrą energią. A także może być świetną okazją do samorozwoju. Ja osobiście w bardzo głęboko wierzę.

 

A właśnie dziś przedstawiam Ci rozmowę z Patrycją Zacharuk, Biurową Rewolucjonistką. Przepytałam (bo trochę tak moje początki pseudo dziennikarstwa trzeba tak nazwać!) Patrycję z jej doświadczeń, wrażeń i spostrzeżeń względem pracy asystentki. Dla mnie ta rozmowa wniosła bardzo wiele. Chciałabym, byś i Ty czytając ją, wzięła coś dla siebie. Docenienie dla swojej pracy. Zrozumienie, że nie jesteś sama. Wiarę, że możesz wiele. To myślę, najlepsze podsumowanie tej naszej rozmowy. Zrób sobie kawkę, usiądź w fotelu i zobacz sama. 

 

 

Mam jednak do Ciebie małą prośbę. Proszę zrób coś dla Patrycji: podziękuj jej w komentarzu za to, że odważyła się, podzieliła się i z taką odwagą mówi, jak jest. 

 

 

 

 

1. ULA:  Patrycjo, na początku naszej rozmowy, powiedz proszę kilka słów o sobie i jakie stanowisko w administracji zajmujesz. Chciałabym Cię lepiej poznać. 

PATRYCJA:  Jestem starszą asystentką biura w kancelarii prawnej. Jako sekretarka/asystentka pracuje od 6 lat. Właściwie od razu po liceum trafiłam na to stanowisko. W obecnej firmie jestem rok. Zajmuje się całym sekretariatem czyli: pocztą wychodzącą, przychodzącą, telefonami, spotkaniami z klientami, przyjmuję dostawy, nadzoruję kalendarz prawników, organizuję delegacje itp. Dodatkowo jako starsza asystentka pomagam również jednemu członkowi zarządu. Oznacza to, że mam pieczę nad koordynacją kalendarza, zakupem biletów, różnego rodzaju dokumentacją, archiwizacją i wieloma innymi rzeczami zleconymi przez szefową 🙂

 

2. ULA:  Jak to się stało, że pracujesz w biurze? Czy to bardziej kwestia przypadku czy z góry założony plan?

PATRYCJA:  Na początku był to przypadek. Od razu po liceum zaczęłam szukać pracy i trafiłam do dosyć dużej kancelarii, w której przeszłam przez różne szczeble kariery. Od zajmowania się aktami w archiwum do właśnie sekretarki. Z czasem oczywiście zmieniałam pracę i już świadomie szukałam stanowiska asystentki, jednak zawsze były to kancelarie prawne.

 

 

3. ULA:  Jeśli to kwestia przypadku to rozumiem, że dobrze czujesz się z tym, co robisz zawodowo?

PATRYCJA:  Oczywiście! Niektórzy mówią, że asystentka to stanowisko „na posyłki” szefa. Zupełnie się z tym nie zgadzam! Gdyby nie my, nie jedno biuro, by nie funkcjonowało jak trzeba. A tak, jak w przypadku mojej pracy – prawnicy pogubiliby się w całej korespondencji, którą dostają. Przede wszystkim jednak zginęliby w swoich kalendarzach.

 

4. ULA:  Patrycja, każda z asystentek mierzy się z wyzwaniami w tej pracy. Jakie są Twoje?

PATRYCJA:  Myślę, że każdy dzień jest wyzwaniem. Tak naprawdę mając „pod opieką” jednego członka zarządu, nigdy nie wiem, co szefowa wymyśli danego dnia. Czy będę musiała jechać do banku, czy do urzędu, czy może spędzę dzień w biurze, przygotowując kolejny raport lub poprawiając umowę.

 

5. ULA:  Zajmujesz się zarządzaniem biurem, które z codziennych obowiązków sprawia Ci najwięcej frajdy,        pozwala się realizować lub wzmacnia Twoje umiejętności.

PATRYCJA:  Lubię, kiedy dostaję od szefowej, jakieś zadanie i uda mi się to załatwić, przebrnąć np. przez jakiś urząd bądź zdobyć bilet na ostatnią chwilę, załatwić sprawę szybko i sprawnie, nie prosząc nikogo o pomoc. To daje takie poczucie „ WOW, udało się, jednak coś potrafię”.

 

6. ULA:  My asystentki, powinnyśmy codziennie sobie takie WOW zapisywać 😉 A teraz od drugiej strony, kiedy osoby spoza branży myślą o sekretariacie firmy pierwszym ze skojarzeń jest: niemiła babka siedząca za ladą i rzucająca krzywe spojrzenia na petenta. Co takiego robisz w swojej pracy, by zmieniać, walczyć lub po prostu przełamywać skojarzenia z fachową obsługą?

PATRYCJA:  Po prostu staram się taka nie być. Często sami mamy porównanie, jak idziemy na np. spotkanie rekrutacyjne i obsługuje nas jakaś „niemiła babka” to od razu powinna nam się zapalić lampka, że nie chcemy, aby u nas w biurze wyglądało to podobnie. Może wtrącę tu trochę prywaty.
Ostatnio załatwiałam zupełnie prywatną sprawę w ZUSie – sprawy pogrzebowe, więc bardzo nieprzyjemny i ciężki czas. Poszłam tam z bardzo złym nastawieniem, że na pewno coś jeszcze utrudnią, coś będzie dodatkowego do wypełnienia, nie powiedzieli o wszystkich dokumentach itp. Jakie było moje zdziwienie, gdy Pani przy stanowisku była naprawdę miła. Sama wypełniła brakujące formularze i podsunęła je tylko do podpisu. Myślę, że tu powinno wszystko się toczyć „wzajemnie”.

Wracając jednak do początku wypowiedzi i rozmowy rekrutacyjnej. Może też nie osądzajmy tej „niemiłej babki”, bo być może jest już godzina 17-18. Ta Pani siedzi w biurze od samego rana i jeszcze musi w nim zostać. Ma zatem prawo nie tryskać radością od wejścia i być trochę znużona. Wydaję mi się, że tu powinna nastąpić wymiana. Chodzi mi oto, że jeśli widzimy, że ktoś ma ciężki dzień nie osądzajmy od razu, że jest gburem. Jeśli my idziemy coś załatwić i ktoś widzi, że mamy ciężki dzień (tak jak w historii wyżej) powinien nam maksymalnie ułatwić sprawę i dać coś od siebie.

 

7. ULA:  Czy zdarzają Ci się gorsze dni w pracy: szefowa ma zły humor, natłok obowiązków, boląca głowa? Jeśli tak jak sobie z nimi radzisz? Czy mówisz o nich wprost?

PATRYCJA:  Trzy czynniki, o które pytasz najczęściej występują razem 🙂 Myślę, że trzeba nie dać się zwariować, po prostu. Zrobić sobie kawę! A jeśli szef co chwila nas woła i dokłada obowiązków to trzeba ustalić, co jest priorytetem. Niestety nie jesteśmy w stanie się rozdwoić. I tak, wydaje mi się, że trzeba mówić o tym wprost. Szef też człowiek 🙂

8. ULA:  Mówi się, że w naszej branży trzeba mieć oczy i uszy szeroko otwarte. Jak sobie radzisz na co dzień z ogarnianiem wszystkiego wokół i sterowaniem światem biurowym? Wymień proszę przynajmniej 3 rzeczy/nawyki lub sposoby, które wykorzystujesz. 

PATRYCJA:  Najważniejszy dla mnie jest kalendarz na dany dzień. Codziennie rano drukuje sobie kalendarz spotkań w kancelarii, aby zawsze był pod ręką. Dzięki temu wiem co, gdzie i w jakiej sali się odbywa, odznaczam spotkania, które się już zakończyły. Myślę, że też moim sposobem jest przychodzenie chwilę wcześniej do pracy. Zawsze staram się być 10-15 minut wcześniej, abym na spokojnie mogła otworzyć biuro, sprawdzić sale, ogarnąć czy ktoś mi poprzedniego dnia czegoś nie podrzucił. Zrobię sobie kawę i sprawdzę maile – spam usuwam od razu, a ważniejsze wiadomości mogę na spokojnie przeczytać.

Moim zdaniem najważniejszym nawykiem na tym stanowisku, jaki należy sobie wyrobić to nie odkładanie pracy na później. Jeśli mamy wolną chwilę, siedzimy i przeglądamy internet, ktoś przynosi nam z pozoru błahą rzecz, np. coś do zarchiwizowania to jestem zdania, że trzeba to zrobić od razu, ponieważ internet na nas zaczeka, a takich dokumentów zaraz może zrobić się stos i będzie ciężko się za to zabrać.

 

9. ULA:  Co najbardziej frustruje Cię w tej pracy?

PATRYCJA: Myślę, że po pierwsze to co wymieniłam wyżej, czyli nawyk odkładania pracy na ostatnią chwilę. Ja wolę zrobić wszystko od razu i mieć „z głowy”. Nie lubię, jak ktoś odkłada coś na później. Albo co gorsze – odkłada na później co z kolei zatrzymuje moją pracę. A najgorzej na świecie jest wtedy, gdy szefostwo ma spotkanie za kilka minut, a nagle słyszę „Pani Patrycjo, ale ja zapomniałam o dokumentach na to spotkanie, proszę szybko przygotować”  Wydaje mi się, że każda z nas to zna. 🙂

 

10. ULA:  W naszej pracy asertywność i delegowanie zadań są niezwykle ważne i ułatwiające zarządzanie. Większość dziewczyn, z którymi ja się spotykam ma z tym duży problem. Jak Ty sobie z tym radzisz?

PATRYCJA: Szczerze mówiąc to nie wiem, jak sobie z tym radzę. Naprawdę, nie mam takiego problemu. Wydaje mi się, że w natłoku obowiązków i często w nerwach, te umiejętności przychodzą same. Jak widzę kogoś, kto ewidentnie się nudzi, a ja mam dużo spraw, to bez większych trudności potrafię zareagować. Mówię wtedy: „zrób proszę, to i to, ja wezmę, to i tamto i będzie szybciej”. Zależy oczywiście też od firm. Często zdarza się, że jest jedna sekretarka/asystentka, która nie ma kogo prosić o pomoc i ze wszystkim musi radzić sobie sama. W moim przypadku mam zespół asystentek składa się z trzech osób, więc dzielimy się pracą.

 

11. ULA:  Gdybyś miała możliwość wybrania jednego magicznego narzędzia, które ułatwiłoby Ci pracę, rozwiązało Twoje problemy w zarządzaniu biurem – to co by to było? Albo inaczej, co chciałabyś?

PATRYCJA:  Myślę, że w ciężkie dni to kroplówka z kawą 🙂 A tak serio, przydałby się magiczny pilot, żeby wyłączyć czasem wszystkich, którzy coś od Ciebie chcą i zająć się najpilniejszymi rzeczami. W pilocie mogłaby być również funkcja: samo – rozpakowywanie się artykułów biurowych i spożywczych, samo – naprawiania się ekpressu, drukarki oraz samo – odbieranie i przełączanie połączeń. Czyli w miarę proste, biurowe rzeczy, które zajmują zawsze trochę czasu.

 

12. ULA:  Często analizujemy minione lata pracy i śmiejemy się do myśli, że w tej sytuacji zrobiłabym inaczej, wtedy postąpiłabym tak, a tak. Co dziś, z perspektywy czasu zrobiłabyś inaczej? 

PATRYCJA:  Myślę, że jest bardzo dużo takich sytuacji w których zachowałabym się inaczej. Na pewno są to rozmowy z szefostwem na temat podwyżek. Ostatnio nawet miałam sytuację, w której po prostu źle podeszłam do rozmowy. Mówiłam o tym, że ten ma tyle i tyle to czemu ja mam tyle i tyle i dlaczego tak. To była nauczka, że trzeba mówić tylko i wyłącznie o sobie i swoich potrzebach, mówić spokojnie i wszystko popierać przykładami. Po prostu mieć argumenty, a nie mówić chaotycznie i nerwowo. A przede wszystkim, że do takiej rozmowy należy się przygotować.

Na początku swojej pracy również bałam się kontaktu z klientem. Zawsze się stresowałam, że coś powiem nie tak, nie będę potrafiła odpowiedzieć na pytanie. Z czasem się tego nauczyłam i teraz każdej osobie bojącej się takiego kontaktu radziłabym, aby wrzuciła na luz. To nic strasznego, ani tym bardziej groźnego.

 

13. ULA:  Wiesz, że to już trzynaste pytanie? A z trzynastką bywa różnie, ale chcę zapytać. Czy jako Biurowa Rewolucjonistka masz pomysł co dalej z Twoją karierą w administracji? Wiesz, jaki będzie Twój następny ruch?

PATRYCJA:  Bardzo lubię to co robię, ale oczywiście chciałabym doskonalić się w tym i być najlepszą z asystentek! Chciałabym iść w kierunku doskonałej asystentki, która będzie dla swojego szefostwa wsparciem. Asystentki, która będzie potrafiła doradzić, będzie miała orientacje w biznesie, swoją sieć kontaktów. Taką, która ułatwi pracę, a zarazem będzie stanowcza, asertywna, potrafiąca się zachować na spotkaniach z ważnymi osobami. Mówiąc wprost będzie profesjonalna i efektywna. I nie ma innej drogi niż się po prostu szkolić, szkolić i jeszcze raz szkolić!

 

 

 

 

ULA:  Patrycja, chcę Ci ogromnie podziękować za czas, a przede wszystkim, że chciałaś się podzielić swoim biurowym życiem. Cieszę się bardzo, że miałam okazję wymienić się z Tobą myślami, spostrzeżeniami i odczuciami. Myślę, że każda z czytających ten wywiad weźmie coś dobrego dla siebie. Jestem bardzo podekscytowana tym cyklem rozmów z Wami i wspólnym szerzeniem ważności naszej pracy i wzajemnego wsparcia. Dziękuję Ci Biurowa Rewolucjonistko jeszcze raz! Do kolejnego spotkania!

 

PATRYCJA:  Polecam się na przyszłość 🙂

 

I jak wrażenia?

 

 

Hej, jestem Ula i już 13 lat organizuję Biurowe Rewolucje. Pomagam dziewczynom, takim jak ja: zarządzającym biurami. Wspieram je w organizacji pracy, dokumentów i tworzeniu ścieżki rozwoju w administracji. Ja też kiedyś zaczynałam i wiem, jak to jest: uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów. Dlatego swoją wiedzą i doświadczeniem, dziś dzielę z Tobą. Witaj w naszych Biurowych Rewolucjach!
Szkolenie Organizacja, optymalizacja pracy i pewność siebie